辦公用紙管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用紙的管理，規(guī)范辦公用紙的使用行為，節(jié)約資源，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工樹立節(jié)約意識，合理使用辦公用紙，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范原則：明確辦公用紙的采購、使用、回收等流程，確保管理工作規(guī)范有序。3.環(huán)保原則：優(yōu)先選用環(huán)保型辦公用紙，減少對環(huán)境的污染。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)辦公用紙采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行，選擇合格的供應(yīng)商，確保辦公用紙的質(zhì)量和供應(yīng)。2.負(fù)責(zé)辦公用紙的庫存管理，定期盤點(diǎn)，保證庫存數(shù)量準(zhǔn)確。3.監(jiān)督各部門辦公用紙的使用情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。4.組織開展辦公用紙節(jié)約宣傳活動，提高員工的節(jié)約意識。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用紙的領(lǐng)用、使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作。2.教育引導(dǎo)本部門員工樹立節(jié)約意識，合理使用辦公用紙，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.定期統(tǒng)計(jì)本部門辦公用紙的使用情況，并上報(bào)行政部門。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用紙采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對辦公用紙的成本進(jìn)行核算和分析，為節(jié)約用紙措施的制定提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司辦公用紙的使用情況，結(jié)合庫存數(shù)量，每月制定辦公用紙采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的紙張種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購計(jì)劃需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為辦公用紙的采購渠道。2.對新的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，并索取相關(guān)資質(zhì)證明文件。3.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行評估，對不合格的供應(yīng)商及時進(jìn)行更換。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確紙張的種類、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.行政部門負(fù)責(zé)對采購的辦公用紙進(jìn)行驗(yàn)收，檢查紙張的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等是否符合采購訂單的要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。4.驗(yàn)收合格后，行政部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將采購發(fā)票提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。四、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.各部門需指定專人負(fù)責(zé)辦公用紙的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人應(yīng)填寫《辦公用紙領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用紙張的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政部門根據(jù)《辦公用紙領(lǐng)用申請表》的內(nèi)容，核實(shí)庫存情況后，為領(lǐng)用人辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用人應(yīng)在《辦公用紙領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.辦公用紙?jiān)瓌t上實(shí)行限量領(lǐng)用制度。行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和實(shí)際需求，合理確定每月的領(lǐng)用限額。各部門應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，不得超限額領(lǐng)用。（二）使用要求1.員工應(yīng)充分利用電子文檔進(jìn)行文件的起草、編輯、存儲和傳輸，減少紙質(zhì)文件的使用。2.打印文件時，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的紙張規(guī)格和打印方式，盡量雙面打印，以節(jié)約紙張。3.復(fù)印文件時，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)，避免不必要的復(fù)印。對于可共享的文件，應(yīng)盡量通過電子方式進(jìn)行共享，減少紙質(zhì)復(fù)印件的發(fā)放。4.禁止使用辦公用紙進(jìn)行私人用途，如打印、復(fù)印個人資料等。（三）文件管理1.各部門應(yīng)建立健全文件管理制度，對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、編號、歸檔和保管。重要文件應(yīng)妥善保存，防止丟失、損壞或泄露。2.對于已完成使用且不再需要的紙質(zhì)文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或妥善處理，不得隨意丟棄。五、回收管理（一）回收范圍1.各部門應(yīng)將已使用過的單面廢紙、廢舊信封、文件袋等辦公用紙進(jìn)行回收。2.對于可雙面使用的廢紙，應(yīng)鼓勵員工繼續(xù)使用。（二）回收流程1.各部門應(yīng)設(shè)置專門的廢紙回收箱，用于收集已使用過的辦公用紙。廢紙回收箱應(yīng)定期清理，保持整潔。2.員工應(yīng)將已使用過的辦公用紙分類放入廢紙回收箱內(nèi)，不得隨意丟棄。3.行政部門定期組織對各部門的廢紙回收箱進(jìn)行清理，將回收的廢紙統(tǒng)一收集整理。4.行政部門應(yīng)聯(lián)系有資質(zhì)的廢紙回收企業(yè)，將回收的廢紙出售給回收企業(yè)，所得款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門辦公用紙的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄、使用情況、回收情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。對發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.公司將辦公用紙的節(jié)約情況納入各部門績效考核體系，對節(jié)約用紙成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.