地名檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)地名檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用地名檔案資源，充分發(fā)揮地名檔案在國家行政管理、社會發(fā)展和人民生活中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《地名管理?xiàng)l例》及國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合地名工作實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級地名管理部門及相關(guān)單位在地名管理工作中形成的具有保存價值的各種載體的地名檔案的管理。（三）基本原則地名檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱地名檔案，是指在地名的命名、更名、注銷以及地名標(biāo)志的設(shè)置、管理等工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，包括文字、圖表、聲像等各種載體形式。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制地名檔案工作在國家檔案局統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)下，由各級地名管理部門分級負(fù)責(zé)管理。上級地名管理部門對下級地名管理部門的地名檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。（二）各級職責(zé)1.國家地名管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，制定全國地名檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督全國地名檔案工作，組織開展地名檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用反映全國性地名工作的重要檔案資料。2.省級地名管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家和上級地名管理部門有關(guān)地名檔案管理的規(guī)定，制定本地區(qū)地名檔案管理的實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督本地區(qū)地名檔案工作，組織開展地名檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查評比活動。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用反映本地區(qū)地名工作的重要檔案資料，并按規(guī)定向國家地名管理部門報送有關(guān)地名檔案。3.市（地）級地名管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家、省級地名管理部門有關(guān)地名檔案管理的規(guī)定，負(fù)責(zé)本地區(qū)地名檔案管理工作的組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督本地區(qū)所屬單位的地名檔案工作，組織開展地名檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用本地區(qū)地名檔案資料，并按規(guī)定向省級地名管理部門報送有關(guān)地名檔案。4.縣級地名管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家、省、市（地）級地名管理部門有關(guān)地名檔案管理的規(guī)定，負(fù)責(zé)本地區(qū)地名檔案的具體管理工作。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用本地區(qū)地名工作中形成的各類檔案資料，并按規(guī)定向市（地）級地名管理部門報送有關(guān)地名檔案。5.其他相關(guān)單位職責(zé)各相關(guān)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本單位地名檔案的收集、整理、保管和利用工作，并接受同級地名管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。按照國家有關(guān)規(guī)定，做好本單位地名檔案的歸檔工作，確保地名檔案的完整與安全。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.地名命名、更名的申報文件、審批文件、相關(guān)會議紀(jì)要、專家論證意見等。2.地名標(biāo)志設(shè)置計劃、方案、設(shè)計圖紙、安裝記錄、維護(hù)管理資料等。3.地名普查、調(diào)查、補(bǔ)查等工作中形成的各類文件、表格、數(shù)據(jù)、地圖、照片、音像資料等。4.地名標(biāo)準(zhǔn)化處理過程中形成的文件、資料，包括地名譯寫規(guī)則、譯名手冊等。5.地名信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)庫資料等。6.與地名管理工作相關(guān)的其他文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、往來信函、調(diào)研報告等。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡工整、圖像清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照形成時間或重要程度進(jìn)行系統(tǒng)整理，分類清晰，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.照片、音像資料等應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝者等信息，并進(jìn)行分類整理和編號。5.歸檔的文件材料應(yīng)一式兩份，一份由形成單位保管，一份按照規(guī)定向同級地名管理部門移交。四、整理與分類（一）整理原則地名檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法地名檔案可采用年度機(jī)構(gòu)問題分類法進(jìn)行分類，具體如下：1.年度分類按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別排列。2.機(jī)構(gòu)分類按照形成地名檔案的機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)或部門形成的文件集中排列。3.問題分類按照地名管理工作的不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和問題進(jìn)行分類，如地名命名、更名、地名標(biāo)志管理、地名普查等。（三）編號與編目1.編號對整理好的地名檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用全宗號目錄號案卷號件號的結(jié)構(gòu)，具體編號方法按照國家有關(guān)檔案編號的規(guī)定執(zhí)行。2.編目編制地名檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。五、保管與保護(hù)（一）保管場所各級地名管理部門應(yīng)設(shè)立專門的地名檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保地名檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，保證地名檔案的妥善存放。（三）保管期限地名檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的地名檔案是指具有重要?dú)v史價值、對國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的地名檔案是指在較長時間內(nèi)對地名管理工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的地名檔案是指在較短時間內(nèi)對地名管理工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。具體保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)地名檔案的實(shí)際情況，按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案鑒定定期對地名檔案進(jìn)行鑒定，由地名管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對保管期滿的地名檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)地名檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，提出存毀意見，報同級地名管理部門負(fù)責(zé)人審批。對確無保存價值的地名檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀地名檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（五）檔案保護(hù)措施1.對破損、褪色的地名檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.定期對地名檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.加強(qiáng)對地名檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生檔案安全事故。六、利用與服務(wù)（一）利用原則地名檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、有償?shù)脑瓌t，在確保地名檔案安全和保密的前提下，為社會各方面提供優(yōu)質(zhì)、高效的利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用設(shè)立地名檔案查閱室，配備必要的查閱設(shè)備，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者查閱地名檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)地名管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在查閱室內(nèi)查閱。查閱重要地名檔案或涉及國家機(jī)密的地名檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。2.借閱利用因工作需要借閱地名檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)地名管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管地名檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。3.出具證明根據(jù)利用者的需要，地名管理部門可依據(jù)地名檔案出具相關(guān)證明材料。證明材料應(yīng)加蓋地名管理部門公章，并注明出處和用途。（三）服務(wù)保障1.加強(qiáng)地名檔案信息化建設(shè)，建立地名檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)地名檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化查詢，提高地名檔案的利用效率。2.定期對地名檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確的服務(wù)。3.積極拓展地名檔案利用渠道，通過編印地名資料匯編、舉辦地名展覽等形式，充分發(fā)揮地名檔案的作用，為社會公眾提供更多的地名信息服務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級地名管理部門應(yīng)加強(qiáng)對本地區(qū)地名檔案工作的監(jiān)督檢查，定期對所屬單位的地名檔案管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。同時，接受上級地名管理部門和同級檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.地名檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.地名檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.地名檔案的安全保管情況，包括檔案庫房設(shè)施、設(shè)備的配備和使用情況，檔案保護(hù)措施的落實(shí)情況等。4.地名檔案信息化建設(shè)情況，