專用電話管理辦法一、總則（一）目的為加強公司專用電話的管理，確保專用電話的正常使用和信息安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有專用電話的管理，包括但不限于辦公電話、客服熱線、應急指揮電話等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：專用電話由公司統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理，確保資源的合理利用。2.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保專用電話通信內容的安全保密。3.規(guī)范使用原則：明確專用電話的使用規(guī)范和流程，確保使用人員正確、規(guī)范地使用專用電話。4.維護保障原則：建立健全專用電話的維護保障機制，確保專用電話的正常運行。二、管理職責（一）行政部門1.負責專用電話的統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理，制定專用電話的管理制度和流程。2.負責專用電話的采購、安裝、調試和驗收工作。3.負責專用電話的日常維護和保養(yǎng)，及時處理電話故障和問題。4.負責專用電話的話費管理和結算工作。5.負責對專用電話使用情況進行監(jiān)督和檢查，對違規(guī)使用行為進行處理。（二）使用部門1.負責本部門專用電話的日常使用和管理，指定專人負責專用電話的接聽、轉接和記錄工作。2.教育本部門員工正確使用專用電話，遵守專用電話的使用規(guī)范和流程。3.配合行政部門做好專用電話的維護和保養(yǎng)工作，及時反饋電話使用過程中出現(xiàn)的問題。4.負責本部門專用電話的話費控制和管理，確保話費支出合理合規(guī)。（三）信息部門1.負責專用電話的網(wǎng)絡安全管理，確保專用電話通信網(wǎng)絡的安全穩(wěn)定運行。2.協(xié)助行政部門做好專用電話的技術支持和維護工作，提供必要的技術指導和培訓。3.負責專用電話相關信息系統(tǒng)的建設和維護，確保專用電話通信數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸。三、專用電話配置與使用（一）配置標準1.根據(jù)工作需要和崗位設置，合理配置專用電話。原則上每個辦公室、每個工作崗位至少配備一部專用電話。2.專用電話的型號和功能應根據(jù)工作需求進行選擇，確保滿足業(yè)務工作的要求。3.對于重要崗位和關鍵業(yè)務，可配備多部專用電話或設置專用電話線路，以確保通信暢通。（二）使用規(guī)范1.專用電話僅供公司內部工作使用，嚴禁用于私人事務。2.使用人員應保持電話暢通，及時接聽電話，不得拒接或故意不接聽。3.接聽電話時應使用禮貌用語，語言表達清晰、簡潔，準確傳達信息。4.轉接電話時應準確轉接至相關人員或部門，并告知對方轉接原因。5.不得利用專用電話撥打與工作無關的長途電話、聲訊電話或進行其他違規(guī)操作。6.如遇電話故障或無法正常使用，應及時向行政部門報告，并采取其他應急通信方式。（三）使用登記1.各部門應建立專用電話使用登記制度，指定專人負責記錄電話的使用情況，包括接聽時間、來電號碼、通話內容等。2.使用登記記錄應妥善保存，保存期限不少于[X]年，以備查詢和審計。3.行政部門應定期對各部門專用電話使用登記情況進行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。四、專用電話維護與保養(yǎng)（一）維護責任1.行政部門負責專用電話的日常維護和保養(yǎng)工作，定期對電話進行檢查、清潔和調試，確保電話正常運行。2.對于專業(yè)性較強的電話設備，行政部門可委托專業(yè)維修機構進行維護和保養(yǎng)，但應簽訂維護合同，明確雙方的權利和義務。3.使用部門應配合行政部門做好專用電話的維護和保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，不得擅自拆卸或維修電話設備。（二）維護計劃1.行政部門應制定專用電話維護計劃，明確維護內容、維護周期和維護責任人。2.維護計劃應根據(jù)電話設備的使用情況和性能狀況進行合理安排，確保維護工作的及時性和有效性。3.行政部門應定期對維護計劃的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整維護計劃，確保維護工作的質量和效果。（三）故障處理1.當專用電話出現(xiàn)故障時，使用人員應及時向行政部門報告，并詳細描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間。2.行政部門接到故障報告后，應立即組織技術人員進行故障排查和修復，確保電話盡快恢復正常使用。3.對于重大故障或緊急情況，行政部門應啟動應急預案，采取臨時應急措施，確保通信暢通，并及時向上級領導報告。4.故障處理完成后，行政部門應填寫故障處理記錄，詳細記錄故障原因、處理過程和處理結果，并將故障處理記錄歸檔保存。五、專用電話話費管理（一）話費標準1.行政部門應根據(jù)公司業(yè)務需求和實際情況，制定專用電話話費標準，明確各類電話的話費限額和計費方式。2.話費標準應定期進行評估和調整，確保與公司業(yè)務發(fā)展和市場價格變化相適應。3.使用部門應嚴格按照話費標準控制話費支出，不得超出限額。（二）話費結算1.行政部門負責專用電話話費的結算工作，每月定期與電信運營商核對話費賬單，確保話費數(shù)據(jù)的準確無誤。2.話費結算完成后，行政部門應及時將話費賬單和結算清單提交給財務部門進行審核和報銷。3.財務部門應按照公司財務制度和相關規(guī)定，對專用電話話費進行審核和報銷，確保話費支出合理合規(guī)。（三）話費控制1.各部門應加強對專用電話話費的控制和管理，定期對話費支出情況進行分析和評估，采取有效措施降低話費成本。2.對于話費支出較高的部門或崗位，行政部門應進行重點監(jiān)控和分析，查找原因并提出改進措施。3.公司鼓勵員工合理使用專用電話，對于節(jié)約話費的部門和個人，可給予適當?shù)莫剟?。六、專用電話安全管理（一）網(wǎng)絡安全1.信息部門應加強專用電話通信網(wǎng)絡的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g手段，確保網(wǎng)絡安全。2.定期對專用電話通信網(wǎng)絡進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.嚴禁在專用電話通信網(wǎng)絡上接入未經(jīng)授權的設備或網(wǎng)絡，防止網(wǎng)絡攻擊和信息泄露。（二）信息安全1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保專用電話通信內容的安全保密。2.對于涉及公司機密和敏感信息的專用電話，應采取加密存儲、加密傳輸?shù)却胧?，防止信息泄露?.使用人員應妥善保管專用電話，不得將電話轉借他人或帶出公司使用，防止電話丟失或被盜。4.如發(fā)生專用電話信息泄露事件，應立即采取應急措施，及時向上級領導報告，并配合相關部門進行調查和處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對專用電話的使用情況進行日常監(jiān)督和檢查，定期對各部門專用電話的使用登記、話費支出、維護保養(yǎng)等情況進行檢查和統(tǒng)計分析。2.公司設立專用電話監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受員工對專用電話違規(guī)使用行為的舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當?shù)莫剟睢?.行政部門應定期對專用電話監(jiān)督檢查情況進行總結和通報，對存在的問題及時提出整改要求，并跟蹤整改落實情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用專用電話的行為，行政部門應視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理措施。2.對于因違規(guī)使用專用電話給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，應依法追究相關人