上海物資管理辦法一、總則（一）目的為加強上海地區(qū)公司/組織的物資管理，規(guī)范物資采購、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)，提高物資使用效率，降低運營成本，確保公司/組織各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于上海地區(qū)公司/組織內(nèi)所有涉及物資管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、各使用部門等。（三）基本原則1.合法性原則：物資管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及上海市相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：以提高物資使用效益為核心，優(yōu)化物資配置，降低物資損耗和浪費。3.規(guī)范透明原則：建立健全規(guī)范的物資管理流程，確保物資管理過程公開、公平、公正、透明。4.責任明確原則：明確各部門和人員在物資管理中的職責，做到責任到人，獎懲分明。二、物資分類與編碼（一）物資分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和物資特性，將物資分為以下幾類：1.辦公用品：如辦公桌椅、電腦、打印機、文具等。2.設(shè)備及耗材：包括生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備及其配套耗材，如機器零部件、墨盒、硒鼓等。3.原材料及零部件：用于生產(chǎn)制造的各類原材料、半成品及零部件。4.勞保用品：為保障員工工作安全和健康而配備的各類防護用品，如安全帽、工作服、手套等。5.其他物資：不屬于上述分類的其他各類物資。（二）物資編碼為便于物資的識別、管理和信息化操作，對每類物資進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結(jié)構(gòu)：采用[X]位數(shù)字編碼，前[X]位代表物資類別，中間[X]位為順序碼，后[X]位為校驗碼。2.編碼示例：以辦公用品中的電腦為例，編碼為[具體編碼數(shù)字]，其中前[X]位[編碼數(shù)字]代表辦公用品類別，中間[X]位[編碼數(shù)字]為該類別下電腦的順序編號，后[X]位[編碼數(shù)字]為校驗碼。3.編碼維護：物資編碼一經(jīng)確定，不得隨意更改。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要新增物資類別或調(diào)整編碼規(guī)則，須經(jīng)物資管理部門審核并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。三、物資采購管理（一）采購計劃1.需求預(yù)測：各使用部門應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，定期對物資需求進行預(yù)測，提前向物資管理部門提交物資需求計劃。需求計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。2.計劃審核：物資管理部門收到需求計劃后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、準確性以及庫存情況等。對于不符合要求的需求計劃，物資管理部門應(yīng)及時與使用部門溝通并提出修改意見。3.采購計劃制定：物資管理部門根據(jù)審核后的需求計劃，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)確保物資供應(yīng)的及時性和準確性，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（二）采購方式1.集中采購：對于通用性強、采購量大的物資，采用集中采購方式。由物資管理部門統(tǒng)一組織招標或詢價，確定供應(yīng)商和采購價格，并簽訂采購合同。2.分散采購：對于零星采購、特殊規(guī)格或有特定要求的物資，采用分散采購方式。由各使用部門自行組織采購，但需按照公司/組織的采購流程進行操作，并報物資管理部門備案。3.緊急采購：因突發(fā)情況急需物資時，可采用緊急采購方式。使用部門應(yīng)填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)物資管理部門負責人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，由使用部門或物資管理部門盡快采購。（三）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇：建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商作為合作伙伴。2.供應(yīng)商考核：定期對供應(yīng)商進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。3.供應(yīng)商檔案管理：建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準確性和完整性。（四）采購合同管理1.合同簽訂：采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司/組織的利益。2.合同執(zhí)行：采購部門應(yīng)按照合同約定，及時跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如供應(yīng)商未能履行合同約定，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其承擔違約責任。3.合同變更與解除：如因不可抗力或其他原因需要變更或解除采購合同，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定的程序進行操作。變更或解除合同的通知應(yīng)及時送達對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同歸檔：采購合同簽訂后，應(yīng)及時歸檔保存。合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)審批文件、往來信函等資料，以備查閱。四、物資存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫布局：根據(jù)物資的類別、特性和存儲要求，合理規(guī)劃倉庫布局。將物資分為不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、設(shè)備及耗材區(qū)、原材料及零部件區(qū)、勞保用品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識牌。2.存儲條件：針對不同物資的存儲要求，提供相應(yīng)的存儲條件。如對易燃易爆物資應(yīng)設(shè)置專門的危險化學(xué)品倉庫，采取防火、防爆、防潮、防蟲等措施；對精密設(shè)備和儀器應(yīng)設(shè)置恒溫恒濕倉庫，確保其性能不受影響。（二）庫存管理1.物資入庫：物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等方面。驗收合格的物資應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將物資按照規(guī)定的存儲區(qū)域存放。2.庫存盤點：定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析，并提出處理意見。3.庫存控制：根據(jù)物資的使用頻率、采購周期等因素，合理控制庫存水平。設(shè)定物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存標準，當庫存低于最低庫存時，及時發(fā)出補貨通知；當庫存高于最高庫存時，采取促銷、調(diào)劑等措施，降低庫存積壓。（三）倉庫安全管理1.安全制度：建立健全倉庫安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責，加強安全教育培訓(xùn)，提高安全意識。2.安全設(shè)施：配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、通風設(shè)備、防盜報警裝置等，并確保其正常運行。3.安全檢查：定期對倉庫進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對存在安全隱患的區(qū)域，應(yīng)立即采取措施進行整改，確保倉庫安全。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.領(lǐng)用流程：各使用部門根據(jù)工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，并填寫出庫單。2.領(lǐng)用限額：根據(jù)工作實際情況，設(shè)定各類物資的領(lǐng)用限額。領(lǐng)用限額應(yīng)合理確定，既滿足工作需要，又避免浪費。如因特殊原因需要超限額領(lǐng)用物資，須經(jīng)物資管理部門負責人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）使用監(jiān)督1.定期檢查：物資管理部門定期對各使用部門的物資使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括物資的使用狀況、是否存在浪費現(xiàn)象等。2.使用培訓(xùn)：為提高物資使用效率，減少浪費，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)的使用培訓(xùn)，向使用人員傳授物資的正確使用方法、維護保養(yǎng)知識等。（三）廢舊物資管理1.廢舊物資回收：各使用部門應(yīng)及時清理廢舊物資，并將其交回倉庫。倉庫管理人員對廢舊物資進行驗收后，辦理回收手續(xù)，并按照規(guī)定進行存放。2.廢舊物資處置：定期對廢舊物資進行處置，處置方式包括報廢、變賣、捐贈等。廢舊物資處置應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行審批，確保處置過程合法合規(guī)。處置收入應(yīng)及時入賬，納入公司/組織財務(wù)管理。六、物資處置管理（一）處置原則物資處置應(yīng)遵循以下原則：1.合規(guī)性原則：嚴格按照國家法律法規(guī)和上海市相關(guān)政策規(guī)定進行物資處置。2.效益原則：在確保合規(guī)的前提下，盡量提高物資處置的經(jīng)濟效益。3.環(huán)保原則：對于涉及環(huán)保要求的物資，應(yīng)按照環(huán)保規(guī)定進行處置，避免對環(huán)境造成污染。（二）處置方式1.報廢：對于已損壞、無法使用或超過使用期限的物資，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后，辦理報廢手續(xù)。報廢物資應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀或處理，確保其不再流入市場。2.變賣：對于仍有使用價值的廢舊物資，可通過公開拍賣、招標等方式進行變賣。變賣收入應(yīng)及時入賬，納入公司/組織財務(wù)管理。3.捐贈：對于符合捐贈條件的物資，可向社會公益組織或其他需要的單位進行捐贈。捐贈物資應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。（三）處置審批物資處置應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行，審批流程如下：1.使用部門提出申請：使用部門填寫物資處置申請表，說明物資處置的原因、方式、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.物資管理部門審核：物資管理部門對使用部門提交的申請進行審核，審核內(nèi)容包括物資的現(xiàn)狀、處置方式的合理性、處置價格的公正性等。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對物資處置的財務(wù)事項進行審核，包括處置收入的入賬情況、相關(guān)費用的支出等。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)物資管理部門和財務(wù)部門審核通過后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況做出審批決定。（四）處置記錄物資處置過程應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置價格、審批情況等。處置記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)建立物資管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息管理、采購管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、報表統(tǒng)計等功能模塊，提高物資管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)維護與更新定期對物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。物資管理部門應(yīng)及時錄入新采購物資的信息、庫存變動情況、領(lǐng)用情況等數(shù)據(jù)，同時對已處置物資的信息進行刪除或標記，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致。（三）信息安全管理加強物資管理信息化系統(tǒng)的信息安全管理，采取必要的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復(fù)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計部門定期對物資管理工作進行審計監(jiān)督，檢查物資管理流程的執(zhí)行情況、物資采購合同的履行情況、庫存管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門對物資管理工作中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處貪污受賄、以權(quán)謀私等違法違紀行為，維護公司/組織的利益。（二）考核制度1.考核指標：制定物資管理考核指標體系，包括物資采購成本控制、庫存周轉(zhuǎn)率、物資使用效率、廢舊物資處置效益等方面的指標。2.考核方式：定期對各部門的物資管理工作進行考核評價，考核方式可采用自評、互評和上級評價相結(jié)合的方式。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部