合同建檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同建檔工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類合同的建檔管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同建檔管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的合法性、有效性和規(guī)范性。2.全面覆蓋原則：對公司所有合同進(jìn)行全面建檔管理，確保合同信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.分類管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、類別、重要程度等進(jìn)行分類管理，便于查詢、統(tǒng)計和分析。4.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保密工作，防止合同信息泄露，確保公司商業(yè)秘密和合法權(quán)益不受侵害。二、合同建檔管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同建檔管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔合同相關(guān)資料，建立合同檔案。4.負(fù)責(zé)合同檔案的保管、查閱、借閱、銷毀等管理工作。5.負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。6.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和協(xié)調(diào)工作，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督合同管理部門的合同建檔工作，確保合同檔案的規(guī)范管理。2.負(fù)責(zé)合同檔案的集中保管和維護(hù)，確保合同檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便合同檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，對合同檔案進(jìn)行定期整理、鑒定和銷毀。（三）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同相關(guān)資料提交給合同管理部門。2.協(xié)助合同管理部門做好合同檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.配合合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時反饋合同履行中存在的問題。三、合同建檔范圍（一）公司簽訂的各類合同，包括但不限于：1.買賣合同：公司與供應(yīng)商、客戶之間簽訂的貨物買賣、設(shè)備采購等合同。2.租賃合同：公司與出租方、承租方之間簽訂的房屋租賃、設(shè)備租賃等合同。3.服務(wù)合同：公司與服務(wù)提供商之間簽訂的技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、勞務(wù)服務(wù)等合同。4.技術(shù)合同：公司與科研機(jī)構(gòu)、高校等之間簽訂的技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等合同。5.借款合同：公司與金融機(jī)構(gòu)、其他單位或個人之間簽訂的借款合同。6.其他合同：公司簽訂的其他具有法律約束力的合同。（二）合同相關(guān)資料，包括但不限于：1.合同文本：合同的正式文本，包括合同的正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議等。2.合同審批文件：合同簽訂前的審批表、審批意見、會議紀(jì)要等。3.合同履行記錄：合同履行過程中的發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、對賬單、付款憑證等。4.合同變更記錄：合同變更的申請、審批文件、變更協(xié)議等。5.合同終止記錄：合同終止的申請、審批文件、終止協(xié)議等。6.其他相關(guān)資料：與合同有關(guān)的其他文件、資料、證明等。四、合同建檔流程（一）合同簽訂前1.合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并提交給合同管理部門進(jìn)行審核。2.合同管理部門對合同文本進(jìn)行法律審查和風(fēng)險評估，提出修改意見和建議。3.合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的意見和建議，對合同文本進(jìn)行修改完善，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同承辦部門負(fù)責(zé)簽訂合同，并將合同文本及相關(guān)資料提交給合同管理部門。（二）合同簽訂后1.合同管理部門負(fù)責(zé)對合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行整理、編號、登記，并建立合同檔案。2.合同管理部門將合同檔案移交檔案管理部門進(jìn)行集中保管。3.檔案管理部門對合同檔案進(jìn)行分類、存放，并建立合同檔案檢索系統(tǒng)。（三）合同履行過程中1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履行，并及時將合同履行情況反饋給合同管理部門。2.合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。3.合同履行過程中發(fā)生變更、終止等情況的，合同承辦部門負(fù)責(zé)及時辦理相關(guān)手續(xù)，并將變更、終止協(xié)議等資料提交給合同管理部門。4.合同管理部門對變更、終止協(xié)議等資料進(jìn)行整理、編號、登記，并更新合同檔案。（四）合同履行完畢后1.合同承辦部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，并將總結(jié)報告提交給合同管理部門。2.合同管理部門對合同履行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.合同履行完畢后，合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，并提交給合同管理部門。4.合同管理部門對合同檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，將合同檔案移交檔案管理部門進(jìn)行長期保管。五、合同檔案管理（一）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.合同檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查詢和利用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保合同檔案的安全和完整。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出檔案庫房。3.查閱合同檔案時，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如有需要復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的期限歸還。3.借閱合同檔案時，不得將合同檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求進(jìn)行鑒定和銷毀。2.合同檔案銷毀前，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.合同檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并將銷毀情況記錄在案。4.合同檔案銷毀后，應(yīng)將《合同檔案銷毀申請表》及銷毀記錄等資料整理歸檔，妥善保管。六、合同風(fēng)險防控（一）風(fēng)險識別1.合同管理部門應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險識別應(yīng)包括但不限于合同主體資格、合同條款、合同履行能力、合同變更、合同終止等方面。（二）風(fēng)險評估1.合同管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險評估應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，綜合考慮風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等因素。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.合同管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)包括但不限于加強(qiáng)合同審查、完善合同條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督、建立風(fēng)險預(yù)