合約臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合約管理，規(guī)范合約臺賬的建立、使用和維護，確保合約信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，有效防范合約風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門簽訂的各類合約，包括但不限于采購合約、銷售合約、服務(wù)合約、租賃合同等。（三）職責(zé)分工1.合約管理部門負責(zé)制定和完善合約臺賬管理制度；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合約臺賬的建立和維護；定期對合約臺賬進行檢查和分析；負責(zé)合約檔案的統(tǒng)一管理。2.各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門合約的簽訂、履行和臺賬的建立、更新；指定專人負責(zé)合約臺賬的日常管理工作；及時向合約管理部門報送合約履行情況等相關(guān)信息。3.財務(wù)部門負責(zé)根據(jù)合約臺賬信息進行財務(wù)核算和付款審核；協(xié)助合約管理部門對合約執(zhí)行情況進行監(jiān)督和分析。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則合約臺賬的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.準(zhǔn)確完整原則確保合約臺賬記錄的信息真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映合約的全貌和執(zhí)行情況。3.及時更新原則隨著合約的簽訂、履行、變更、終止等情況的發(fā)生，及時對合約臺賬進行更新，保證信息的時效性。4.保密原則對合約臺賬中涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、合約臺賬的建立（一）臺賬內(nèi)容1.合約基本信息包括合約編號、合約名稱、簽訂日期、簽訂雙方名稱、合約類型、合約期限、標(biāo)的內(nèi)容等。2.合約條款摘要簡要記錄合約的主要條款，如價格、付款方式、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。3.合約執(zhí)行情況記錄合約的履行進度，包括已完成的工作量、已付款金額、未付款金額、交付情況、驗收情況等。4.合約變更記錄詳細記錄合約在履行過程中發(fā)生的變更事項，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更日期等。5.合約終止記錄記錄合約終止的原因、終止日期、終止后的處理情況等。6.其他相關(guān)信息如合約的補充協(xié)議、爭議解決方式、重要往來函件等。（二）臺賬格式合約臺賬應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，可根據(jù)實際情況設(shè)計電子表格或使用專門的合約管理軟件進行記錄。臺賬格式應(yīng)便于信息的錄入、查詢、統(tǒng)計和分析。（三）建立流程1.合約簽訂后業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合約簽訂后的[X]個工作日內(nèi)，將合約的基本信息錄入合約臺賬，并確保信息準(zhǔn)確無誤。2.合約履行過程中業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期更新合約執(zhí)行情況，及時記錄合約的變更事項，并將相關(guān)信息報送合約管理部門。3.合約終止后業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合約終止后的[X]個工作日內(nèi)，將合約終止的相關(guān)信息錄入合約臺賬，并將合約檔案移交合約管理部門存檔。三、合約臺賬的使用（一）查詢與統(tǒng)計1.合約管理部門負責(zé)根據(jù)工作需要，對合約臺賬進行查詢和統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.各業(yè)務(wù)部門可根據(jù)本部門工作需要，查詢本部門簽訂的合約臺賬信息，但不得擅自修改或刪除臺賬數(shù)據(jù)。（二）風(fēng)險預(yù)警合約管理部門應(yīng)定期對合約臺賬進行分析，及時發(fā)現(xiàn)合約履行過程中的風(fēng)險點，并向相關(guān)部門發(fā)出風(fēng)險預(yù)警，督促其采取措施防范風(fēng)險。（三）決策支持合約臺賬信息可作為公司制定業(yè)務(wù)計劃、預(yù)算編制、績效考核等工作的重要依據(jù)，為公司決策提供參考。四、合約臺賬的維護（一）數(shù)據(jù)更新1.定期更新合約管理部門應(yīng)定期對合約臺賬進行檢查，確保臺賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行更正。2.實時更新隨著合約履行情況的變化，業(yè)務(wù)部門應(yīng)實時更新合約臺賬信息，確保信息的時效性。（二）數(shù)據(jù)備份合約管理部門應(yīng)定期對合約臺賬數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全1.訪問權(quán)限控制對合約臺賬數(shù)據(jù)的訪問應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)加密對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的合約臺賬數(shù)據(jù)，應(yīng)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。五、合約檔案管理（一）檔案收集合約簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合約正本及相關(guān)附件收集齊全，并移交合約管理部門存檔。（二）檔案整理合約管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合約檔案進行整理、分類、編號，確保檔案的規(guī)范性和完整性。（三）檔案保管合約檔案應(yīng)妥善保管，存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合約檔案的，應(yīng)填寫《合約檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到合約管理部門查閱。2.外部查閱因特殊原因需要向外部單位或個人提供合約檔案查閱的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查合約管理部門應(yīng)定期對各部門合約臺賬的建立、使用和維護情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價公司將合約臺賬管理工作納入各部門績效考核體系，對工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行通報批評，并追究相應(yīng)責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司合約管理部門負責(zé)解釋。（二）修訂與廢止本辦法將根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實際情況的變化適時進行修訂和完善。如有廢止情況，將