后勤資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司后勤資料管理，確保后勤工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及后勤管理的各類資料，包括但不限于辦公用品采購與管理資料、固定資產(chǎn)管理資料、辦公區(qū)域維護(hù)與管理資料、車輛管理資料、食堂管理資料、宿舍管理資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：后勤資料應(yīng)如實(shí)反映公司后勤工作的實(shí)際情況，確保資料的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋后勤管理工作的各個(gè)方面，保證資料的全面性和完整性，避免遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、歸檔后勤資料，確保資料的時(shí)效性，以便為決策提供及時(shí)有效的支持。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的后勤資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）后勤管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善后勤資料管理制度，并組織實(shí)施。2.歸口管理各類后勤資料，負(fù)責(zé)資料的收集、整理、分類、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對(duì)后勤資料進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好后勤資料的管理工作。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門后勤相關(guān)資料的收集、整理，并及時(shí)移交后勤管理部門。2.配合后勤管理部門做好后勤資料的管理工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守公司后勤資料管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失資料。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)后勤資料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保資料歸檔符合檔案管理要求。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)后勤資料進(jìn)行妥善保管，提供安全的存儲(chǔ)環(huán)境。3.協(xié)助后勤管理部門做好資料的查閱和利用工作。三、資料收集與整理（一）辦公用品管理資料1.采購計(jì)劃：各部門根據(jù)工作需要，每月[具體日期]前提交下月辦公用品采購計(jì)劃，包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購訂單：后勤管理部門根據(jù)各部門采購計(jì)劃，匯總編制公司辦公用品采購訂單，記錄采購日期、供應(yīng)商名稱、采購物品明細(xì)、采購金額等。3.入庫單：辦公用品到貨后，倉庫管理人員按照采購訂單進(jìn)行驗(yàn)收，填寫入庫單，注明入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.領(lǐng)用記錄：各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫領(lǐng)用登記表，記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。5.庫存盤點(diǎn)表：每月末，倉庫管理人員對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，編制庫存盤點(diǎn)表，記錄實(shí)際庫存數(shù)量、賬面庫存數(shù)量、差異情況等。（二）固定資產(chǎn)管理資料1.固定資產(chǎn)清單：后勤管理部門定期對(duì)公司固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，編制固定資產(chǎn)清單，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、購置日期、購置金額、使用部門、存放地點(diǎn)等信息。2.固定資產(chǎn)卡片：為每項(xiàng)固定資產(chǎn)建立卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息、變動(dòng)情況（如維修、調(diào)撥、報(bào)廢等）。3.購置申請(qǐng)與審批文件：各部門購置固定資產(chǎn)時(shí)，填寫購置申請(qǐng)表，注明購置原因、資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為購置依據(jù)。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：固定資產(chǎn)到貨后，由使用部門、后勤管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，確認(rèn)資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。5.折舊計(jì)算表：財(cái)務(wù)部門按照公司固定資產(chǎn)折舊政策，定期編制折舊計(jì)算表，記錄各項(xiàng)固定資產(chǎn)的折舊金額、累計(jì)折舊等信息。6.處置記錄：固定資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢、出售、調(diào)撥等處置時(shí)，填寫處置申請(qǐng)表，附上相關(guān)審批文件，記錄處置日期、資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置收入等信息。（三）辦公區(qū)域維護(hù)與管理資料1.維修申請(qǐng)單：各部門發(fā)現(xiàn)辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，填寫維修申請(qǐng)單，注明故障或損壞情況、維修要求、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人等信息。2.維修記錄：后勤管理部門安排維修人員進(jìn)行維修后，填寫維修記錄，記錄維修日期、維修內(nèi)容、維修人員、維修費(fèi)用等信息。3.保養(yǎng)計(jì)劃與記錄：制定辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃，定期進(jìn)行保養(yǎng)，并記錄保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。4.環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄：后勤管理部門定期對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，填寫檢查記錄，記錄檢查日期、檢查區(qū)域、存在問題、整改情況等信息。5.安全檢查記錄：安全管理部門或后勤管理部門定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行安全檢查，填寫安全檢查記錄，記錄檢查日期、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)問題、整改措施及責(zé)任人等信息。（四）車輛管理資料1.車輛檔案：為每輛公司車輛建立檔案，記錄車輛基本信息（如車型、車牌號(hào)、購置日期、購置金額等）、行駛證、保險(xiǎn)單、維修保養(yǎng)記錄、事故記錄等。2.派車單：各部門因工作需要使用車輛時(shí)，填寫派車單，注明用車部門、用車時(shí)間、用車事由、目的地、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交車輛管理部門安排車輛。3.出車記錄：駕駛員每次出車后，填寫出車記錄，記錄出車時(shí)間、返回時(shí)間、行駛里程、油耗、用車情況等信息。4.維修保養(yǎng)記錄：車輛進(jìn)行維修保養(yǎng)時(shí)，維修保養(yǎng)單位填寫維修保養(yǎng)記錄，記錄維修保養(yǎng)日期、項(xiàng)目、費(fèi)用等信息。5.油耗記錄：定期統(tǒng)計(jì)車輛油耗情況，填寫油耗記錄表，記錄加油日期、加油量、行駛里程、百公里油耗等信息。6.保險(xiǎn)記錄：記錄車輛保險(xiǎn)購買、續(xù)保、理賠等情況，包括保險(xiǎn)單號(hào)、保險(xiǎn)期限、保費(fèi)金額、理賠金額等信息。（五）食堂管理資料1.食材采購計(jì)劃：食堂管理部門根據(jù)就餐人數(shù)和菜品需求，每周[具體日期]前制定下周食材采購計(jì)劃，注明食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等信息。2.采購訂單與發(fā)票：按照采購計(jì)劃向供應(yīng)商采購食材，保存采購訂單和發(fā)票，記錄采購日期、供應(yīng)商名稱、采購物品明細(xì)、采購金額等信息。3.入庫單：食材到貨后，倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收，填寫入庫單，注明入庫日期、食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.菜單與食譜：制定每周菜單和食譜，記錄菜品名稱、食材用量、制作方法等信息，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整并保存相關(guān)記錄。5.就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)：每天統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)，填寫就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)表，分析就餐人數(shù)變化情況，為食材采購和食堂運(yùn)營(yíng)提供參考。6.衛(wèi)生檢查記錄：食品衛(wèi)生監(jiān)管部門或公司內(nèi)部定期對(duì)食堂進(jìn)行衛(wèi)生檢查，填寫衛(wèi)生檢查記錄，記錄檢查日期、檢查項(xiàng)目、存在問題、整改情況等信息。（六）宿舍管理資料1.宿舍人員入住與退房記錄：記錄員工入住和退房宿舍的日期、姓名、部門、房間號(hào)等信息。2.宿舍設(shè)施設(shè)備清單：對(duì)宿舍內(nèi)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行清查，編制清單，記錄設(shè)施設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、購置日期等信息。3.維修申請(qǐng)與記錄：宿舍人員發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障或損壞時(shí)，填寫維修申請(qǐng)單，后勤管理部門安排維修后，記錄維修日期、維修內(nèi)容、維修人員、維修費(fèi)用等信息。4.衛(wèi)生檢查記錄：定期對(duì)宿舍衛(wèi)生進(jìn)行檢查，填寫衛(wèi)生檢查記錄，記錄檢查日期、檢查房間、存在問題、整改情況等信息。5.安全檢查記錄：對(duì)宿舍安全情況進(jìn)行檢查，填寫安全檢查記錄，記錄檢查日期、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)問題、整改措施及責(zé)任人等信息。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.后勤管理部門應(yīng)定期對(duì)收集整理的資料進(jìn)行歸檔，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔資料應(yīng)分類清晰、編號(hào)規(guī)范，便于查找和管理。3.紙質(zhì)資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制目錄，電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，同時(shí)建立電子文檔索引。（二）保管期限1.辦公用品采購與管理資料、辦公區(qū)域維護(hù)與管理資料、車輛管理資料、食堂管理資料、宿舍管理資料等，保管期限為[X]年。2.固定資產(chǎn)管理資料中，固定資產(chǎn)清單、卡片、購置申請(qǐng)與審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、折舊計(jì)算表等長(zhǎng)期保管；處置記錄等保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子資料應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的安全和完整。五、資料查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱后勤資料時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱資料名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到后勤管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的后勤資料，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司保密管理部門審批。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司后勤資料時(shí)，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由后勤管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得摘抄、復(fù)制或泄露資料內(nèi)容。（二）查閱登記后勤管理部門應(yīng)對(duì)資料查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱資料名稱、查閱用途等信息。（三）資料利用1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.如需復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)后勤管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制操作，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤后妥善保管。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還所查閱的資料，如因特殊情況需要延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、資料清理與銷毀（一）清理1.后勤管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的后勤資料進(jìn)行清理，根據(jù)資料的保管期限和實(shí)際使用情況，確定需要清理的資料清單。2.對(duì)已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的資料，進(jìn)行初步篩選和整理。（二）鑒定1.成立資料鑒定小組，由后勤管理部門、檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組對(duì)初步篩選的資料進(jìn)行鑒定，根據(jù)資料的重要性、真實(shí)性、完整性等因素，確定是否可以銷毀。（三）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的資料，填寫資料銷毀申請(qǐng)表，附上鑒定小組意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由后勤管理部門會(huì)同檔案管理部門等相關(guān)人員，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀，確保資料信息無法恢復(fù)。3.資料銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀資料名稱、數(shù)量、銷毀方式、參與人員等信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)后勤資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、清理與銷毀等環(huán)節(jié)。2.后勤管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門后勤資料管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核