保理合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保理合同管理，規(guī)范保理業(yè)務(wù)操作流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司開展的各類保理業(yè)務(wù)所涉及的合同管理活動(dòng)，包括但不限于國內(nèi)保理合同、國際保理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則保理合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求，確保合同合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則建立健全保理合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控機(jī)制，對(duì)合同簽訂前、履行過程中及終止后的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面監(jiān)控和管理，有效防范各類風(fēng)險(xiǎn)。3.審慎操作原則在保理業(yè)務(wù)操作過程中，應(yīng)保持審慎態(tài)度，嚴(yán)格按照合同條款和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性和穩(wěn)健性。4.全面管理原則對(duì)保理合同實(shí)行全過程管理，涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。二、合同起草與審核（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)具體保理業(yè)務(wù)情況起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的基本信息、保理業(yè)務(wù)范圍、應(yīng)收賬款信息、融資金額、融資期限、利率及費(fèi)用、還款方式、擔(dān)保條款、違約責(zé)任等主要條款。2.在起草合同文本時(shí)，應(yīng)參考公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，并結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行必要的修改和完善，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。（二）合同審核1.合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行審核。風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)從法律合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防控等角度對(duì)合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施是否合理有效。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門審核通過后，合同文本應(yīng)提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律專業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行審查，確保合同條款合法有效、權(quán)利義務(wù)明確、違約責(zé)任清晰，并對(duì)合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)提出專業(yè)意見和建議。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門的審核意見，業(yè)務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善。修改后的合同文本再次提交給風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至審核通過。三、合同簽訂（一）簽約主體資格審查1.在簽訂保理合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格進(jìn)行審查，確保對(duì)方具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和簽約能力。2.審查內(nèi)容包括但不限于對(duì)方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書等相關(guān)文件，并核實(shí)其真實(shí)性、有效性和合法性。（二）合同簽署1.經(jīng)審核通過的保理合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行簽署。簽署過程中，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，合同條款符合雙方真實(shí)意思表示。2.合同簽署應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的印章，并按照公司印章管理制度進(jìn)行操作。印章使用前，應(yīng)進(jìn)行登記備案，確保印章使用的安全性和可追溯性。3.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，并留存合同副本供業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門使用。四、合同履行（一）履行職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)保理合同的具體履行工作，包括但不限于按照合同約定向客戶提供融資服務(wù)、對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理和催收、及時(shí)了解客戶經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況等。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)保理合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提示潛在風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定進(jìn)行融資款項(xiàng)的發(fā)放、回收及賬務(wù)處理，確保資金的安全和準(zhǔn)確核算。（二）應(yīng)收賬款管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全應(yīng)收賬款管理制度，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)掌握應(yīng)收賬款的到期情況、回收情況等信息。2.在應(yīng)收賬款到期前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定向客戶發(fā)送應(yīng)收賬款到期通知書，提醒客戶按時(shí)履行還款義務(wù)。3.對(duì)于逾期應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加大催收力度，采取多種催收方式，如電話催收、上門催收、發(fā)函催收等，確保應(yīng)收賬款及時(shí)回收。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)將逾期應(yīng)收賬款情況反饋給風(fēng)險(xiǎn)管理部門，共同制定催收策略和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）融資款項(xiàng)管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)、足額地向客戶發(fā)放融資款項(xiàng)，并做好資金發(fā)放記錄和賬務(wù)處理。2.在融資期限內(nèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)融資款項(xiàng)的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保客戶按照合同約定使用融資款項(xiàng)，不得挪作他用。3.融資期限屆滿前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提前與業(yè)務(wù)部門溝通，了解客戶還款計(jì)劃和資金準(zhǔn)備情況，確保融資款項(xiàng)按時(shí)足額回收。如客戶出現(xiàn)還款困難或逾期還款情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施，如暫停發(fā)放后續(xù)融資款項(xiàng)、加收逾期利息等，并將情況反饋給風(fēng)險(xiǎn)管理部門和業(yè)務(wù)部門。五、合同變更與終止（一）合同變更1.在保理合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，并填寫合同變更申請(qǐng)表。2.合同變更申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響等情況，并提交給風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門應(yīng)按照合同審核流程對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，業(yè)務(wù)部門方可與合同對(duì)方當(dāng)事人就合同變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。4.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。（二）合同終止1.保理合同在以下情況下可以終止：合同約定的履行期限屆滿，雙方當(dāng)事人按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)；合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，同意提前終止合同；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行；一方當(dāng)事人嚴(yán)重違反合同約定，另一方當(dāng)事人依法解除合同。2.合同終止前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定對(duì)合同履行情況進(jìn)行全面清理和結(jié)算，確保雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)得到妥善處理。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同終止情況通知相關(guān)部門，并將合同原件及相關(guān)資料交至公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。同時(shí)，應(yīng)對(duì)合同終止后的后續(xù)事項(xiàng)進(jìn)行妥善安排，如應(yīng)收賬款的后續(xù)管理、融資款項(xiàng)的回收等。六、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理和分類，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案資料。（三）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。2.檔案銷毀申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限及銷毀原因等情況，并提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和方式對(duì)合同檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)保理合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的落實(shí)情況等。2.內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反合同管理制度或給公司造成損失的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究