會展工作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會展工作的規(guī)范化管理，提高會展活動的質(zhì)量和效果，提升公司品牌形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織、參與的各類會展活動，包括但不限于展會、研討會、論壇、發(fā)布會等。（三）基本原則1.合法性原則：會展活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保會展活動的有序開展。3.效益性原則：注重會展活動的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，力求實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.創(chuàng)新性原則：鼓勵在會展活動形式、內(nèi)容等方面進(jìn)行創(chuàng)新，提高活動的吸引力和影響力。二、會展活動策劃（一）需求調(diào)研1.市場部門應(yīng)定期開展市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)、競爭對手會展活動情況以及客戶需求。2.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)，提出會展活動策劃需求。（二）策劃方案制定1.成立會展活動策劃小組，成員包括市場、銷售、設(shè)計(jì)、運(yùn)營等相關(guān)部門人員。2.策劃小組根據(jù)需求制定詳細(xì)的會展活動策劃方案，內(nèi)容包括活動主題、目的、時間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容安排、宣傳推廣計(jì)劃、預(yù)算等。3.策劃方案應(yīng)進(jìn)行多輪討論和論證，確保方案的可行性和有效性。（三）審批流程1.策劃方案完成后，提交至公司管理層進(jìn)行審批。2.管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、資源狀況等對策劃方案進(jìn)行審核，提出修改意見或批準(zhǔn)實(shí)施。三、會展活動籌備（一）場地及設(shè)施租賃1.根據(jù)策劃方案確定的活動地點(diǎn)，提前進(jìn)行場地及相關(guān)設(shè)施的租賃洽談。2.簽訂租賃合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保租賃方具備合法資質(zhì)，合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（二）展品及資料準(zhǔn)備1.市場部門負(fù)責(zé)組織展品的收集、整理和運(yùn)輸安排。2.設(shè)計(jì)部門根據(jù)活動主題和風(fēng)格，設(shè)計(jì)制作宣傳資料、展品展示道具等。3.確保展品和資料的質(zhì)量和數(shù)量符合策劃方案要求，提前做好備份，防止丟失或損壞。（三）人員安排1.根據(jù)會展活動的規(guī)模和內(nèi)容，確定所需的工作人員，包括接待人員、講解人員、安保人員等。2.對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉活動流程、產(chǎn)品知識、服務(wù)規(guī)范等，明確各自職責(zé)。（四）宣傳推廣1.制定宣傳推廣計(jì)劃，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容和時間節(jié)點(diǎn)。2.通過多種渠道進(jìn)行宣傳，如公司官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、郵件營銷等，提高活動的知名度和關(guān)注度。3.制作宣傳海報、視頻等宣傳資料，在目標(biāo)受眾群體中進(jìn)行廣泛傳播。四、會展活動現(xiàn)場管理（一）簽到與接待1.在活動現(xiàn)場設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，收集參會人員信息。2.接待人員熱情迎接參會人員，引導(dǎo)其就座，并提供必要的服務(wù)。（二）展品展示與講解1.按照策劃方案進(jìn)行展品的布置和展示，確保展示效果良好。2.安排專業(yè)的講解人員為參會人員進(jìn)行展品講解，解答疑問，突出產(chǎn)品優(yōu)勢和公司特色。（三）活動流程執(zhí)行1.嚴(yán)格按照策劃方案確定的活動流程進(jìn)行各項(xiàng)活動的組織和實(shí)施，確保活動順利進(jìn)行。2.活動過程中，及時處理突發(fā)情況，保證活動秩序和安全。（四）現(xiàn)場秩序維護(hù)1.安排安保人員負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的秩序維護(hù)，防止出現(xiàn)擁擠、混亂等情況。2.加強(qiáng)對活動現(xiàn)場的安全檢查，確保消防、電氣等設(shè)施設(shè)備安全，消除安全隱患。（五）客戶溝通與反饋收集1.安排專人與參會客戶進(jìn)行溝通交流，了解客戶需求和意見，收集客戶反饋。2.對客戶提出的問題及時進(jìn)行解答和處理，對于客戶的建議進(jìn)行記錄和整理，為后續(xù)活動改進(jìn)提供參考。五、會展活動后續(xù)工作（一）資料整理與歸檔1.活動結(jié)束后，及時對活動資料進(jìn)行整理，包括簽到表、宣傳資料、照片、視頻等。2.將整理好的資料進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（二）效果評估1.市場部門負(fù)責(zé)組織對會展活動的效果進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括參會人數(shù)、客戶滿意度、品牌知名度提升、業(yè)務(wù)合作意向等。2.通過問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集評估信息，撰寫評估報告。（三）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與改進(jìn)1.根據(jù)效果評估報告，總結(jié)會展活動的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處。2.針對存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的會展活動提供參考。六、會展活動預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.在會展活動策劃階段，由財(cái)務(wù)部門牽頭，會同相關(guān)部門編制活動預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容包括場地租賃、展品及資料制作、宣傳推廣、人員費(fèi)用、餐飲住宿、設(shè)備租賃等各項(xiàng)費(fèi)用。3.預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、準(zhǔn)確、節(jié)約的原則，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出有依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行會展活動各項(xiàng)費(fèi)用支出，不得隨意超支。2.財(cái)務(wù)部門對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期向管理層匯報預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。（三）預(yù)算調(diào)整1.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前提出申請，說明調(diào)整原因和金額。2.經(jīng)公司管理層審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。七、會展活動風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.對會展活動可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行全面識別，包括市場風(fēng)險、法律風(fēng)險、安全風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險等級分為高、中、低三級，以便采取不同的應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。2.對于高風(fēng)險事件，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保在風(fēng)險發(fā)生時能夠及時、有效地進(jìn)行應(yīng)對。八、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法