南寧檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)南寧地區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于南寧市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性檔案管理工作應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，全面反映單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌；保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不遺漏、不丟失重要文件；采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.便于利用檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案檢索效率，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案行政管理部門南寧市檔案局是本市檔案工作的主管部門，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)本市各級(jí)各類檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全社會(huì)的檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。5.組織開展檔案理論研究和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，制定本單位檔案工作的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利條件。4.按照規(guī)定向同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)檔案館移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.組織開展本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍各單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，確定檔案收集范圍，確保將本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全。收集范圍一般包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目、合同協(xié)議、科研成果、工程圖紙、聲像資料等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料等。4.本單位與其他單位之間的來往文件、信函、協(xié)議等。5.反映本單位歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對(duì)具有重要保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)實(shí)行超前控制，在文件材料形成過程中同步進(jìn)行收集和整理。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定執(zhí)行，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作一般包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。1.分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，按照一定的分類方法進(jìn)行分類。常見的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。各單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況選擇合適的分類方法，并保持分類方法的相對(duì)穩(wěn)定性。2.編號(hào)對(duì)分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保編號(hào)能夠準(zhǔn)確反映檔案的分類層次和排列順序。3.編目編制檔案目錄是檔案整理的重要環(huán)節(jié)，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，便于查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所各單位應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和保管要求，設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，并配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。檔案庫(kù)房應(yīng)符合安全、保密、防潮、防蟲、防火、防盜等要求，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。1.永久保管的檔案凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括：本單位制定的重要法規(guī)、規(guī)章、制度、政策等文件。本單位的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本單位的重要會(huì)議記錄、紀(jì)要等。本單位的財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。本單位的重大項(xiàng)目建設(shè)、科研成果等文件材料。本單位的機(jī)構(gòu)沿革、人員任免、獎(jiǎng)勵(lì)處分等文件材料。其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。2.定期保管的檔案凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。定期保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度等因素綜合考慮。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和防蟲處理，防止檔案受到污染和蟲害。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，在確保檔案安全的前提下，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。（三）利用方式1.檔案查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案復(fù)制利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、單位等信息，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（四）利用監(jiān)督檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案利用監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并依法追究其責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)專家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定小組應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的存毀。鑒定內(nèi)容主要包括：1.是否反映本單位的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.是否對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有查考利用價(jià)值。3.是否涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。4.是否符合國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存，以備查考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本單位保存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和檢索。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位實(shí)際情況的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查閱。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)建立本單位檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)、檔案信息資源、檔案查閱指南等內(nèi)容，為社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。檔案網(wǎng)站應(yīng)具備信息發(fā)布、在線查詢、下載等功能，確保網(wǎng)站安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）安全管理檔案信息化建設(shè)應(yīng)高度重視信息安全管理，采取有效措施保障檔案信息的安全。主要措施包括：1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全責(zé)任，規(guī)范檔