發(fā)票收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司發(fā)票收集管理工作，規(guī)范發(fā)票收集、整理、歸檔及使用流程，確保公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性、合法性和完整性，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類發(fā)票的收集、管理等相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：各部門應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)地收集發(fā)票，保證發(fā)票信息的真實(shí)性和完整性，按時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在發(fā)票收集管理工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、發(fā)票收集職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，按照合同約定及相關(guān)規(guī)定，及時(shí)向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У陌l(fā)票。2.對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票開具信息準(zhǔn)確無誤。3.將審核后的發(fā)票及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，并做好交接記錄。（二）財(cái)務(wù)部門1.制定發(fā)票收集管理的具體流程和規(guī)范，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票進(jìn)行全面審核，包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性等。3.負(fù)責(zé)發(fā)票的整理、歸檔、保管及使用，按照稅務(wù)機(jī)關(guān)要求進(jìn)行發(fā)票的認(rèn)證、申報(bào)等工作。4.定期對(duì)發(fā)票收集管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，向公司管理層匯報(bào)相關(guān)情況，并提出改進(jìn)建議。（三）采購(gòu)部門1.在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)發(fā)票開具事宜，確保供應(yīng)商按時(shí)、準(zhǔn)確開具發(fā)票。2.對(duì)采購(gòu)發(fā)票的取得情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒供應(yīng)商開具發(fā)票，并將發(fā)票相關(guān)信息反饋給業(yè)務(wù)部門。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)公司日常辦公用品、設(shè)備采購(gòu)等業(yè)務(wù)中發(fā)票的收集工作，并按照規(guī)定流程提交給財(cái)務(wù)部門。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票的整理、歸檔等工作。三、發(fā)票收集要求（一）發(fā)票種類1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司作為一般納稅人購(gòu)買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)時(shí)取得的發(fā)票，可用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。2.增值稅普通發(fā)票：包括折疊票、卷票和電子普通發(fā)票等，用于公司發(fā)生的不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。3.其他發(fā)票：如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況按規(guī)定取得。（二）發(fā)票內(nèi)容1.發(fā)票應(yīng)具備的基本內(nèi)容包括：發(fā)票名稱、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、銷售方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)、備注等。2.發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。如發(fā)票內(nèi)容有誤，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系銷售方重新開具。（三）發(fā)票開具要求1.銷售方應(yīng)按照實(shí)際銷售情況如實(shí)開具發(fā)票，不得虛開發(fā)票。發(fā)票開具的貨物或服務(wù)名稱應(yīng)與實(shí)際交易相符，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得加蓋其他印章或財(cái)務(wù)專用章等替代發(fā)票專用章。（四）取得時(shí)間要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票。對(duì)于涉及預(yù)付款項(xiàng)的業(yè)務(wù)，應(yīng)在款項(xiàng)支付后及時(shí)催促對(duì)方開具發(fā)票；對(duì)于貨到付款的業(yè)務(wù)，應(yīng)在貨物驗(yàn)收合格后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票。2.對(duì)于跨年的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)在次年匯算清繳前取得相應(yīng)發(fā)票，否則不得在企業(yè)所得稅前扣除相關(guān)成本費(fèi)用。四、發(fā)票收集流程（一）業(yè)務(wù)發(fā)生業(yè)務(wù)部門在開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，與對(duì)方簽訂合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確發(fā)票開具的相關(guān)條款，包括發(fā)票類型、開具時(shí)間、內(nèi)容要求等。（二）發(fā)票索取1.業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。對(duì)于需要支付款項(xiàng)的業(yè)務(wù)，應(yīng)在付款前確保取得發(fā)票；對(duì)于先取得發(fā)票后付款的業(yè)務(wù)，應(yīng)在收到發(fā)票后按照合同約定及時(shí)付款。2.業(yè)務(wù)人員在索取發(fā)票時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ教峁?zhǔn)確的開票信息，包括公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等。（三）初步審核1.業(yè)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)安排專人對(duì)發(fā)票進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合法性以及與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相符性等。2.審核發(fā)票的真實(shí)性可通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等渠道進(jìn)行查驗(yàn)；審核發(fā)票的完整性主要檢查發(fā)票各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫齊全、清晰；審核發(fā)票的合法性主要查看發(fā)票是否為有效發(fā)票，是否存在過期、作廢等情況；審核發(fā)票與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相符性主要核對(duì)發(fā)票上的貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額等是否與實(shí)際業(yè)務(wù)一致。（四）傳遞交接1.經(jīng)初步審核無誤的發(fā)票，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞時(shí)應(yīng)填寫發(fā)票交接清單，注明發(fā)票的種類、號(hào)碼、開票日期、金額等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的發(fā)票后，應(yīng)再次進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求對(duì)方重新取得或補(bǔ)充相關(guān)資料。（五）整理歸檔1.財(cái)務(wù)部門對(duì)審核通過的發(fā)票進(jìn)行整理，按照發(fā)票類型、月份、年度等進(jìn)行分類，確保發(fā)票排列有序。2.將整理好的發(fā)票裝訂成冊(cè)，并制作發(fā)票目錄，注明發(fā)票的種類、號(hào)碼、開票日期、金額、所屬項(xiàng)目等信息，以便于查閱和管理。3.發(fā)票應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，保存期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（六）使用與核銷1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)核算及稅務(wù)申報(bào)的需要，按照規(guī)定使用發(fā)票。如增值稅專用發(fā)票用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額時(shí)，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，并在申報(bào)期內(nèi)申報(bào)抵扣。2.發(fā)票使用完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核銷。核銷時(shí)應(yīng)核對(duì)發(fā)票的使用情況與實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符，確保發(fā)票的開具和使用符合規(guī)定。五、發(fā)票審核要點(diǎn)（一）真實(shí)性審核1.通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等官方渠道，對(duì)發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)。輸入發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、開具金額等信息，核實(shí)發(fā)票是否為真發(fā)票。2.觀察發(fā)票的紙張質(zhì)地、水印、防偽標(biāo)識(shí)等，檢查發(fā)票是否存在偽造跡象。如增值稅專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)使用防偽彩纖紙，在自然光下觀察，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)的紙張中含有紅色和藍(lán)色的彩纖絲，在紫外線燈下，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)的紙張會(huì)顯示出“國(guó)家稅務(wù)總局監(jiān)制”的熒光字樣。（二）合法性審核1.檢查發(fā)票的開具是否符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。如發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否符合要求。2.核實(shí)發(fā)票的開具時(shí)間是否在規(guī)定的有效期限內(nèi)，發(fā)票是否存在過期、作廢等情況。（三）完整性審核1.檢查發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、銷售方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)、備注等。2.查看發(fā)票的備注欄是否按照規(guī)定填寫相關(guān)信息，如建筑服務(wù)發(fā)票應(yīng)在備注欄注明建筑服務(wù)發(fā)生地縣（市、區(qū)）名稱及項(xiàng)目名稱；銷售不動(dòng)產(chǎn)發(fā)票應(yīng)在備注欄注明不動(dòng)產(chǎn)的詳細(xì)地址等。（四）與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符性審核1.核對(duì)發(fā)票上的貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額等是否與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致。如發(fā)票上的貨物名稱與采購(gòu)合同、入庫單等相關(guān)資料上的名稱是否相符。2.檢查發(fā)票的開具內(nèi)容是否與公司的經(jīng)營(yíng)范圍相符，是否存在超經(jīng)營(yíng)范圍開具發(fā)票的情況。六、發(fā)票保管與保密（一）保管要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，確保發(fā)票安全存放。2.發(fā)票應(yīng)按照類別、年度、月份等進(jìn)行分類存放，并建立發(fā)票臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、開票日期、金額、領(lǐng)用情況、核銷情況等信息。3.定期對(duì)發(fā)票保管情況進(jìn)行檢查，確保發(fā)票無丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票保管存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。（二）保密措施1.涉及發(fā)票的相關(guān)信息屬于公司商業(yè)機(jī)密，財(cái)務(wù)人員及其他接觸發(fā)票信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露發(fā)票信息。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播發(fā)票相關(guān)資料。3.在發(fā)票傳遞、使用過程中，應(yīng)注意保護(hù)發(fā)票信息安全，防止信息泄露。如因工作需要對(duì)外提供發(fā)票相關(guān)信息，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批，并確保信息提供的安全性和合規(guī)性。七、發(fā)票違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.虛開發(fā)票：指為他人、為自己開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，介紹他人開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.取得不符合規(guī)定的發(fā)票：包括取得的發(fā)票內(nèi)容不真實(shí)、不完整、不合法，發(fā)票開具方與實(shí)際銷售方不一致等情況。3.未按規(guī)定開具發(fā)票：如發(fā)票開具內(nèi)容錯(cuò)誤、未加蓋發(fā)票專用章、開具時(shí)間不符合規(guī)定等。4.未按規(guī)定保管發(fā)票：如發(fā)票丟失、損壞、擅自銷毀發(fā)票等。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的發(fā)票違規(guī)行為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重采取相應(yīng)的處理措施。2.對(duì)于取得不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門重新取得合法有效的發(fā)票。如因特殊原因無法重新取得發(fā)票的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并在企業(yè)所得稅前不得扣除相關(guān)成本費(fèi)用。3.對(duì)于虛開發(fā)票等嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門報(bào)告。同時(shí)，公司將采取措施減少因發(fā)票違規(guī)行為給公司帶來的損失，如補(bǔ)繳稅款、