會議通知管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議通知的管理，確保會議信息準確、及時傳達，提高會議效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議的通知管理，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.準確性原則：會議通知應準確傳達會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等，避免信息錯誤或遺漏。2.及時性原則：會議通知應在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)出，確保參會人員有足夠的時間準備。緊急會議應優(yōu)先處理，及時通知相關人員。3.規(guī)范性原則：會議通知應按照統(tǒng)一的格式和要求編寫，確保內(nèi)容規(guī)范、清晰、易懂。4.可追溯性原則：會議通知的發(fā)出和接收應進行記錄，以便于查詢和追溯。二、會議通知的分類及要求（一）公司級會議通知1.適用范圍：涉及公司整體戰(zhàn)略、決策、重要工作部署等方面的會議。2.通知內(nèi)容：會議主題：明確會議討論的核心內(nèi)容。會議時間：具體到年、月、日、時、分，如有特殊要求需注明。會議地點：詳細的會議場所地址。參會人員：明確參會的公司領導、部門負責人、相關人員等，如有特殊要求需注明。會議議程：簡要列出會議的主要議程安排。會議要求：如提前準備的資料、發(fā)言要求等。3.通知方式：一般通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布，并在公司公告欄進行張貼。（二）部門會議通知1.適用范圍：各部門組織召開的內(nèi)部會議。2.通知內(nèi)容：會議主題：圍繞部門工作重點或?qū)ｍ椚蝿沾_定。會議時間：具體時間安排。會議地點：部門內(nèi)部會議室或指定地點。參會人員：本部門全體人員或相關崗位人員。會議議程：根據(jù)部門工作需要制定。會議要求：如攜帶相關文件、資料等。3.通知方式：由部門負責人通過部門內(nèi)部溝通群、郵件等方式通知本部門人員。（三）專項工作會議通知1.適用范圍：針對公司特定專項工作召開的會議。2.通知內(nèi)容：會議主題：專項工作的主題和目標。會議時間：專項工作推進過程中適時安排。會議地點：根據(jù)工作需要確定。參會人員：與專項工作相關的部門負責人、工作人員等。會議議程：圍繞專項工作的進展、問題及解決方案等制定。會議要求：如提交專項工作報告、工作方案等。3.通知方式：由專項工作牽頭部門通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式通知相關人員，并抄送公司領導及相關部門。三、會議通知的起草與審核（一）起草1.會議通知由會議組織部門或負責人負責起草。起草人員應根據(jù)會議的性質(zhì)、目的和要求，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編寫通知。2.通知內(nèi)容應簡潔明了、重點突出，避免冗長和復雜的表述。對于重要事項和要求，應明確強調(diào)，確保參會人員能夠準確理解。（二）審核1.會議通知起草完成后，應提交給會議組織部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括通知的準確性、完整性、規(guī)范性、及時性等方面。2.審核人員應仔細核對通知中的各項信息，確保無誤。對于涉及多個部門或人員的會議通知，應征求相關部門或人員的意見，避免出現(xiàn)信息不一致或遺漏的情況。3.審核通過后的會議通知，由會議組織部門負責人簽字確認，并按照規(guī)定的方式發(fā)布。四、會議通知的發(fā)布與傳達（一）發(fā)布渠道1.公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)：是發(fā)布會議通知的主要渠道，具有信息傳遞及時、覆蓋面廣、可追溯等優(yōu)點。2.電子郵件：適用于需要向特定人員發(fā)送會議通知的情況，如外部嘉賓、個別部門或人員等。3.公司公告欄：對于重要的公司級會議通知，應在公司公告欄進行張貼，以便全體員工及時了解。4.即時通訊工具：如企業(yè)微信、釘釘?shù)?，可用于部門內(nèi)部或緊急情況下的會議通知傳達，但應注意信息的準確性和完整性。（二）發(fā)布時間1.公司級會議通知：一般提前[X]個工作日發(fā)布，以便參會人員有足夠的時間安排工作和準備相關資料。2.部門會議通知：提前[X]個工作日發(fā)布，具體時間由部門負責人根據(jù)會議安排確定。3.專項工作會議通知：根據(jù)專項工作的緊急程度和需要，適時發(fā)布，但應確保參會人員有足夠的時間了解會議內(nèi)容和準備相關材料。（三）傳達方式1.對于重要會議通知，會議組織部門應通過多種方式進行傳達，確保所有參會人員都能收到通知。例如，在發(fā)布通知后，可通過電話、短信等方式提醒參會人員。2.對于涉及多個部門或人員的會議通知，應明確主送部門和抄送部門，確保相關人員都能及時了解會議信息。3.在傳達會議通知時，應向參會人員強調(diào)會議的重要性和嚴肅性，要求其按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應提前請假。五、會議通知的接收與反饋（一）接收1.參會人員應及時關注公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公司公告欄等渠道發(fā)布的會議通知，確保能夠按時收到通知。2.對于通過即時通訊工具發(fā)送的會議通知，參會人員應及時查看消息，確認會議信息。（二）反饋1.參會人員收到會議通知后，如確認能夠參加會議，應及時回復“收到，會按時參加”等確認信息。2.如因特殊情況不能參加會議，應提前[X]小時向會議組織部門或負責人請假，并說明原因。請假信息應明確請假人姓名、所在部門、請假時間及請假原因等。3.會議組織部門應及時統(tǒng)計參會人員的反饋情況，對于未按時回復或請假的人員，應進行再次提醒，確保會議的正常召開。六、會議通知的存檔與管理（一）存檔1.會議通知發(fā)布后，會議組織部門應及時將通知的電子版和紙質(zhì)版進行存檔。電子版應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行保存，紙質(zhì)版應分類整理，妥善保管。2.存檔內(nèi)容應包括會議通知的原件、審核記錄、發(fā)布記錄、參會人員反饋記錄等相關資料，以便于查詢和追溯。（二）管理1.公司行政部門負責對會議通知的存檔和管理工作進行定期檢查，確保存檔資料的完整性和準確性。2.對于涉及公司重要決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等方面的會議通知，應按照公司檔案管理規(guī)定進行長期保存；對于一般性會議通知，可根據(jù)實際情況確定保存期限，但一般不少于[X]年。3.在需要查閱會議通知相關資料時，應按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程進行申請和審批，確保資料的安全和保密。七、會議通知的變更與撤銷（一）變更1.會議通知發(fā)出后，如因特殊原因需要變更會議時間、地點、議程等信息，會議組織部門應及時發(fā)布變更通知。2.變更通知應明確變更的內(nèi)容、原因及新的會議安排等信息，并按照原會議通知的發(fā)布渠道和方式進行發(fā)布。3.會議組織部門應及時通知所有已收到原會議通知的參會人員，確保其了解會議變更情況。（二）撤銷1.會議通知發(fā)出后，如因會議取消或其他原因需要撤銷通知，會議組織部門應及時發(fā)布撤銷通知。2.撤銷通知應明確撤銷的原因及撤銷的會議通知