OA檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司OA檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在OA系統(tǒng)中形成的各類檔案的管理。（三）定義1.OA檔案：指通過公司OA系統(tǒng)產(chǎn)生、傳輸、存儲的各類電子文件、資料、記錄等，包括但不限于公文、合同、報表、會議紀要、工作計劃與總結等。2.檔案管理：對OA檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司OA檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：OA檔案應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：保證OA檔案的齊全、完整，涵蓋公司業(yè)務活動的各個方面，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的OA檔案進行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化OA檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工及時、準確地查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司OA檔案管理辦法及相關制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門OA檔案的收集、整理、分類、編號等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負責OA檔案的集中存儲和日常維護，保障檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。4.建立健全OA檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率，為公司員工提供檔案查閱服務。5.定期對OA檔案進行鑒定，根據(jù)檔案保存價值確定保管期限，對已到保管期限的檔案提出銷毀意見。6.組織開展OA檔案管理工作的培訓和宣傳，提高公司員工的檔案管理意識。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門OA檔案管理的第一責任人，負責組織本部門員工按照公司檔案管理要求，及時、準確地將業(yè)務活動中形成的各類文件資料上傳至OA系統(tǒng)，并進行分類整理。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負責協(xié)助檔案管理部門開展本部門OA檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、初步整理、移交等。3.督促本部門員工嚴格遵守公司OA檔案管理規(guī)定，確保檔案的真實、完整和安全。（三）員工職責1.嚴格按照公司OA系統(tǒng)操作規(guī)范，及時將本人在工作中形成的各類文件資料上傳至OA系統(tǒng)，并按照檔案管理要求進行分類標注。2.妥善保管個人賬號及密碼，防止他人冒用，確保個人上傳至OA系統(tǒng)的檔案信息安全。3.在工作中需要查閱OA檔案時，按照規(guī)定的流程進行申請和查閱，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司制發(fā)的各類公文，包括通知、通報、報告、請示、批復等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.公司組織召開的各類會議的會議紀要、決議、記錄等。4.公司各部門的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。5.公司員工的重要工作成果、業(yè)績報告、項目文檔等。6.其他與公司業(yè)務活動相關的重要文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責OA檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于紙質(zhì)文件，應在文件形成后及時掃描成電子文檔上傳至OA系統(tǒng)，并確保掃描文件清晰、完整。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行保存，確保文件的可讀性和可識別性。4.上傳至OA系統(tǒng)的檔案應注明文件名稱、文號、日期、來源、保管期限等必要信息。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于計算機管理和檢索，提高檔案查詢效率。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將OA檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人力資源管理類、黨群工作類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號：為每一份OA檔案賦予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號規(guī)則如下：編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示檔案順序號。例如：行政管理類檔案編號為XZGL001，業(yè)務管理類檔案編號為YWGL001等。3.編目：編制OA檔案目錄，目錄應包括檔案編號、文件名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息。通過OA系統(tǒng)的檔案管理模塊，錄入檔案目錄信息，建立電子目錄索引，方便檔案的檢索和查詢。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.公司OA檔案采用電子存儲方式，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上。2.建立完善的檔案存儲備份機制，定期對OA檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.服務器機房應具備良好的溫度、濕度、通風等環(huán)境條件，確保服務器設備的正常運行。2.存儲設備應定期進行檢查和維護，防止因硬件故障導致檔案數(shù)據(jù)丟失。3.加強對存儲設備的安全防護，設置訪問權限和密碼，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）保管期限1.OA檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.具體保管期限參照國家有關檔案保管期限規(guī)定及公司實際情況執(zhí)行。對于一些重要的、具有長期查考價值的檔案，應列為永久保管；對于一般性的業(yè)務文件和資料，可根據(jù)其保存價值確定為長期或短期保管。（四）檔案保管要求1.檔案管理部門應定期對OA檔案進行清查和核對，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與目錄一致。2.對已到保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止檔案的積壓和浪費。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，確保檔案的安全。五、檔案檢索與利用（一）檢索方式1.利用OA系統(tǒng)的檔案管理模塊，通過輸入檔案編號、文件名稱、關鍵詞等信息進行快速檢索。2.建立檔案索引數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索的準確性和效率。索引數(shù)據(jù)庫應定期更新，確保與實際檔案內(nèi)容一致。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱OA檔案時，應填寫《OA檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在OA系統(tǒng)中為申請人開通相應檔案的查閱權限，并記錄查閱情況。2.外部查閱：因工作需要向外部單位或個人提供OA檔案查閱服務時，應按照公司對外信息披露管理規(guī)定，履行審批手續(xù)。經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責提供查閱服務，并對查閱過程進行全程監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。3.借閱：如需借閱OA檔案，借閱人應填寫《OA檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）利用限制1.涉及公司機密的OA檔案，未經(jīng)公司保密管理部門批準，不得對外提供查閱、借閱服務。2.查閱、借閱OA檔案時，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.檔案利用過程中形成的復制件、摘錄件等，應注明出處，并按照檔案管理要求進行妥善保管。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立OA檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門兼職檔案管理人員及相關業(yè)務專家。鑒定工作小組負責對OA檔案的保管期限、保存價值等進行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已到保管期限的檔案，審查其是否仍具有查考利用價值，是否需要延長保管期限。3.對重復、無效或已失去保存意義的檔案，提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對OA檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交給鑒定工作小組，鑒定工作小組組織成員對檔案進行逐一鑒定，并填寫《OA檔案鑒定意見書》。3.根據(jù)鑒定工作小組的意見，對已到保管期限且無保存價值的檔案，編制《OA檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.《OA檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。2.銷毀OA檔案時，應采用安全可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復。對于電子檔案，可采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲設備等方式進行銷毀；對于紙質(zhì)檔案，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。3.銷毀過程應指定專人負責監(jiān)督，并在《OA檔案銷毀記錄》上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全OA檔案安全管理制度，加強對檔案存儲設備、服務器、網(wǎng)絡等設施的安全防護，防止因自然災害、硬件故障、網(wǎng)絡攻擊等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.定期對OA系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和惡意攻擊。3.對檔案管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時采取有效措施，減少損失。（二）保密管理1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等機密的OA檔案進行保密管理。2.明確OA檔案的密級劃分，對不同密級的檔案采取相應的保密措施。密級分為絕密、機密、秘密三級，絕密級檔案應嚴格限制知悉范圍，實行專人專管；機密級檔案應限定查閱、借閱人員范圍，并進行嚴格登記；秘密級檔案應在一定范圍內(nèi)進行