企劃物料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃物料的管理，規(guī)范企劃物料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等流程，確保企劃物料的合理利用，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及企劃物料管理的部門和人員，包括但不限于市場(chǎng)營(yíng)銷部門、品牌推廣部門、活動(dòng)策劃部門等。（三）定義1.企劃物料：指為實(shí)現(xiàn)公司企劃目標(biāo)而準(zhǔn)備的各類物品，包括但不限于宣傳資料、廣告道具、活動(dòng)禮品、展示器材等。2.采購(gòu)：指通過(guò)各種渠道獲取企劃物料的行為，包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、定點(diǎn)采購(gòu)等。3.使用：指將企劃物料應(yīng)用于公司各項(xiàng)企劃活動(dòng)、宣傳推廣等工作中的行為。4.存儲(chǔ)：指對(duì)采購(gòu)回來(lái)的企劃物料進(jìn)行妥善保管的過(guò)程，確保物料的質(zhì)量和安全。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：企劃物料的管理工作由公司指定的部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保物料管理的規(guī)范性和一致性。2.合理使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申請(qǐng)和使用企劃物料，避免浪費(fèi)。3.成本控制原則：在企劃物料的采購(gòu)、使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制成本，提高物料的使用效益。4.安全保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的企劃物料，應(yīng)加強(qiáng)安全保密管理，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）企劃物料管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企劃物料管理辦法及相關(guān)流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司企劃物料的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門需求進(jìn)行匯總和審核。3.建立企劃物料庫(kù)存管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)掌握物料的庫(kù)存數(shù)量、出入庫(kù)情況等。4.組織實(shí)施企劃物料的采購(gòu)工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。5.對(duì)采購(gòu)回來(lái)的企劃物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物料符合要求。6.定期對(duì)企劃物料的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。7.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的企劃物料管理工作。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)本部門的工作需要，提前向企劃物料管理部門提交企劃物料需求申請(qǐng)。2.詳細(xì)說(shuō)明需求物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。3.在使用企劃物料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行領(lǐng)用和使用，確保物料的合理使用。4.配合企劃物料管理部門做好物料的盤點(diǎn)和清查工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核企劃物料采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.對(duì)企劃物料采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度。3.監(jiān)督企劃物料管理部門的成本控制情況，提供財(cái)務(wù)分析和建議。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)企劃物料管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查物料采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并監(jiān)督整改落實(shí)情況。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月的企劃物料需求計(jì)劃提交給企劃物料管理部門。2.企劃物料管理部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，進(jìn)行匯總和審核，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.企劃物料管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品報(bào)價(jià)等資料。2.通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，選擇合格的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或更換。（三）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，企劃物料管理部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物料的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將物料送達(dá)指定地點(diǎn)。企劃物料管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收物料，并對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或與采購(gòu)訂單不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。如協(xié)商不成，可根據(jù)采購(gòu)合同的約定，采取相應(yīng)的法律措施。（四）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。2.審核通過(guò)后，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)，確保預(yù)付款項(xiàng)的安全。四、使用管理（一）需求申請(qǐng)1.各部門因工作需要使用企劃物料時(shí)，應(yīng)填寫《企劃物料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明需求物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.將《企劃物料需求申請(qǐng)表》提交給企劃物料管理部門。（二）領(lǐng)用審批1.企劃物料管理部門收到《企劃物料需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、庫(kù)存情況等。2.對(duì)于庫(kù)存充足的物料，經(jīng)審核通過(guò)后，企劃物料管理部門開具《企劃物料領(lǐng)用單》，通知需求部門到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。3.對(duì)于庫(kù)存不足或需要緊急采購(gòu)的物料，企劃物料管理部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，安排采購(gòu)事宜，并告知需求部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（三）領(lǐng)用與發(fā)放1.需求部門憑《企劃物料領(lǐng)用單》到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物料。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《企劃物料領(lǐng)用單》的內(nèi)容，核對(duì)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，無(wú)誤后發(fā)放物料。2.發(fā)放物料時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《企劃物料領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)，并登記物料的出入庫(kù)臺(tái)賬。3.需求部門領(lǐng)取物料后，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（四）使用監(jiān)督1.企劃物料管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的企劃物料使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保物料的合理使用。2.如發(fā)現(xiàn)物料使用過(guò)程中存在浪費(fèi)、挪用等違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并要求整改。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.企劃物料管理部門應(yīng)根據(jù)物料的種類、性質(zhì)、用途等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、發(fā)貨區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、消防器材等，確保物料的安全存儲(chǔ)。（二）入庫(kù)管理1.采購(gòu)回來(lái)的企劃物料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。2.驗(yàn)收合格的物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，將物料存放到指定的區(qū)域，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。3.驗(yàn)收不合格的物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。如需要退貨，應(yīng)辦理退貨手續(xù)；如需要換貨，應(yīng)等待供應(yīng)商換貨后重新驗(yàn)收入庫(kù)。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.企劃物料管理部門應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體周期]。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理物料、核對(duì)賬目等。3.盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物料的數(shù)量、規(guī)格等信息，并記錄在盤點(diǎn)表上。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)將盤點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。5.對(duì)于盤盈或盤虧的物料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。盤盈的物料應(yīng)及時(shí)入賬；盤虧的物料應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)加強(qiáng)安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、使用明火等。4.做好倉(cāng)庫(kù)的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保物料的質(zhì)量和安全。六、成本控制（一）預(yù)算編制1.企劃物料管理部門應(yīng)根據(jù)公司的年度企劃目標(biāo)和各部門的需求預(yù)測(cè)，編制年度企劃物料采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息，并詳細(xì)說(shuō)明預(yù)算的編制依據(jù)和計(jì)算方法。3.年度采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，作為全年企劃物料采購(gòu)的控制依據(jù)。（二）成本核算與分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立企劃物料成本核算體系，對(duì)企劃物料的采購(gòu)成本、使用成本等進(jìn)行核算。2.定期對(duì)企劃物料的成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。3.根據(jù)成本分析結(jié)果，提出成本控制的措施和建議，為公司決策提供參考。（三）成本控制措施1.在采購(gòu)環(huán)節(jié)，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。2.合理控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨，降低庫(kù)存成本。3.加強(qiáng)對(duì)企劃物料使用過(guò)程的管理，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，提高物料的使用效率。4.定期對(duì)企劃物料管理工作進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，不斷優(yōu)化管理流程，降低管理成本。七、報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.當(dāng)企劃物料因損壞、過(guò)期、不再使用等原因需要報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《企劃物料報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.將《企劃物料報(bào)廢申請(qǐng)表》提交給企劃物料管理部門。（二）報(bào)廢審批1.企劃物料管理部門收到《企劃物料報(bào)廢申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定和審核。審核內(nèi)容包括報(bào)廢原因的真實(shí)性、物料的實(shí)際狀況等。2.對(duì)于價(jià)值較高的物料報(bào)廢，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物料，由企劃物料管理部門負(fù)責(zé)組織處置。處置方式包括報(bào)廢變賣、捐贈(zèng)、銷毀等。2.對(duì)于報(bào)廢變賣的物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開拍賣或招標(biāo)處理，確保處置過(guò)程的公正、透明。3.對(duì)于捐贈(zèng)的物料，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。4.對(duì)于需要銷毀的物料，應(yīng)選擇合適的方式進(jìn)行銷毀，確保物料不會(huì)對(duì)環(huán)境和社會(huì)造成危害。（四）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢審批文件和處置記錄，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷相關(guān)資產(chǎn)。2.對(duì)報(bào)廢處置過(guò)程中產(chǎn)生的收入和支出，應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確的核算和記錄。八、信息化管理（一）建立管理系統(tǒng)1.企劃物料管理部門應(yīng)建立企劃物料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物料采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)、庫(kù)存盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便各部門和人員使用。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將物料的出入庫(kù)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.企劃物料管理部門應(yīng)定期對(duì)管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，清理無(wú)效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息共享與協(xié)同1.通過(guò)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息共享和協(xié)同工作。各部門可以實(shí)時(shí)查詢物料庫(kù)存情況、需求申請(qǐng)進(jìn)度等信息，提高工作效率。2.管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限，訪問和操作相應(yīng)的系統(tǒng)模塊，確保信息的安全和保密。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門定期對(duì)企劃物料管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查物料采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、庫(kù)存管理情況、成本控制情況等。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.企劃物料管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企劃物料管理工作的日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.日常檢查內(nèi)容包括物料的出入庫(kù)手續(xù)是否齊全、庫(kù)存管理是否規(guī)范、物料使用是否合理等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并做好記錄。（三）績(jī)效考核1.建立企劃物料管理績(jī)效考核制度，對(duì)各部門和相關(guān)人