信息保存管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的信息保存管理，確保各類(lèi)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，滿(mǎn)足法律法規(guī)要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門(mén)及員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生、收集、使用、存儲(chǔ)和傳遞的各類(lèi)信息，包括但不限于文件、數(shù)據(jù)、記錄、圖表、報(bào)告等。（三）基本原則1.合法性原則：信息保存管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司/組織的信息活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：應(yīng)全面、完整地保存各類(lèi)信息，避免信息缺失或遺漏，以滿(mǎn)足后續(xù)查詢(xún)、追溯和業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。3.準(zhǔn)確性原則：信息的記錄和保存應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，防止虛假或錯(cuò)誤信息的留存。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)、篡改、泄露或丟失，確保信息的保密性、完整性和可用性。5.可追溯性原則：信息保存應(yīng)具備良好的可追溯性，能夠清晰地記錄信息的來(lái)源、流轉(zhuǎn)過(guò)程和最終去向，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢(xún)和審計(jì)。二、信息分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）信息分類(lèi)1.行政類(lèi)信息：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政文件等。2.業(yè)務(wù)類(lèi)信息：與公司/組織核心業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)記錄等。3.財(cái)務(wù)類(lèi)信息：涉及財(cái)務(wù)核算、預(yù)算管理、資金流動(dòng)等方面的信息，如財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)記錄等。4.人事類(lèi)信息：關(guān)于員工個(gè)人信息、考勤記錄、績(jī)效考核、培訓(xùn)檔案等方面的信息。5.技術(shù)類(lèi)信息：公司/組織所擁有的技術(shù)資料、研發(fā)成果、技術(shù)方案、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）信息標(biāo)識(shí)為便于信息的識(shí)別和管理，對(duì)每類(lèi)信息進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)具有唯一性和可讀性，能夠清晰地反映信息的類(lèi)別、年份、編號(hào)等關(guān)鍵信息。例如：行政類(lèi)信息標(biāo)識(shí)格式：XZ[年份][編號(hào)]業(yè)務(wù)類(lèi)信息標(biāo)識(shí)格式：YW[業(yè)務(wù)領(lǐng)域][年份][編號(hào)]財(cái)務(wù)類(lèi)信息標(biāo)識(shí)格式：CW[年份][編號(hào)]人事類(lèi)信息標(biāo)識(shí)格式：RS[員工編號(hào)][年份][信息類(lèi)別代碼]技術(shù)類(lèi)信息標(biāo)識(shí)格式：JS[技術(shù)領(lǐng)域][年份][編號(hào)]三、信息生成與收集（一）信息生成1.各部門(mén)及員工應(yīng)按照工作職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地生成各類(lèi)信息。信息生成過(guò)程中應(yīng)遵循相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的質(zhì)量。2.在信息生成過(guò)程中，應(yīng)明確信息的責(zé)任人，確保信息的真實(shí)性和完整性。責(zé)任人應(yīng)對(duì)所生成的信息進(jìn)行初步審核，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或不完整的信息。（二）信息收集1.對(duì)于外部獲取的信息，如供應(yīng)商提供的資料、客戶(hù)反饋等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集，并進(jìn)行審核和驗(yàn)證，確保信息的可靠性。2.信息收集應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則，不得收集違反法律法規(guī)或侵犯他人權(quán)益的信息。3.建立信息收集渠道和機(jī)制，明確信息收集的流程和要求，確保信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到公司/組織內(nèi)部。四、信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)介質(zhì)選擇根據(jù)信息的性質(zhì)、重要程度和存儲(chǔ)期限等因素，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)。常見(jiàn)的存儲(chǔ)介質(zhì)包括紙質(zhì)檔案、硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。1.對(duì)于重要且長(zhǎng)期保存的信息，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)檔案等，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，并進(jìn)行異地備份，以防止信息丟失。2.對(duì)于日常辦公中頻繁使用的一般性信息，可主要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，但應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）存儲(chǔ)地點(diǎn)與環(huán)境1.信息存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)具備安全、穩(wěn)定、防火、防潮、防蟲(chóng)等條件，確保信息的物理安全。2.電子信息存儲(chǔ)應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行合理的分區(qū)和管理。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全的機(jī)房?jī)?nèi)，配備必要的監(jiān)控和防護(hù)設(shè)施。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，按照檔案類(lèi)別和年份進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案索引，便于查找和管理。（三）存儲(chǔ)期限規(guī)定根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際需要，明確各類(lèi)信息的存儲(chǔ)期限。1.行政類(lèi)信息一般保存[X]年，重要的行政文件可適當(dāng)延長(zhǎng)保存期限。2.業(yè)務(wù)類(lèi)信息中的合同協(xié)議等重要文件，保存期限應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般不少于[X]年；其他業(yè)務(wù)文檔可根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但至少保存[X]年。3.財(cái)務(wù)類(lèi)信息應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)的要求進(jìn)行保存，一般為[X]年。4.人事類(lèi)信息中的員工個(gè)人檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存；考勤記錄、績(jī)效考核等信息保存期限為[X]年。5.技術(shù)類(lèi)信息中的核心技術(shù)資料、研發(fā)成果等應(yīng)長(zhǎng)期保存；一般性技術(shù)文檔可根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但至少保存[X]年。（四）存儲(chǔ)安全管理1.對(duì)存儲(chǔ)的信息進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。及時(shí)清理過(guò)期或無(wú)用的信息，釋放存儲(chǔ)空間。3.建立存儲(chǔ)信息的訪(fǎng)問(wèn)控制機(jī)制，明確不同人員對(duì)信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)的信息，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和操作。五、信息使用與共享（一）信息使用1.員工在工作中需要使用信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)明確使用目的、信息內(nèi)容和使用期限等。2.使用信息過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守信息的保密規(guī)定，不得擅自泄露或傳播信息。如因工作需要對(duì)信息進(jìn)行修改或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人的批準(zhǔn)，并做好記錄。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要信息的使用，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的安全措施，確保信息的安全性。（二）信息共享1.信息共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保共享信息的安全性和保密性。共享信息前，應(yīng)明確共享的范圍、目的和雙方的權(quán)利義務(wù)，并簽訂信息共享協(xié)議。2.內(nèi)部信息共享應(yīng)通過(guò)公司/組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)或指定的共享平臺(tái)進(jìn)行，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于需要跨部門(mén)共享的重要信息，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的審批。3.與外部機(jī)構(gòu)或合作伙伴進(jìn)行信息共享時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格評(píng)估對(duì)方的信息安全管理能力，并要求對(duì)方簽訂保密協(xié)議。在共享信息過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保信息的安全傳輸和存儲(chǔ)。六、信息維護(hù)與更新（一）信息維護(hù)1.定期對(duì)存儲(chǔ)的信息進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息存在錯(cuò)誤或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。2.對(duì)信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立信息維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄信息維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、操作人員等信息，以便追溯和查詢(xún)。（二）信息更新1.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際情況的變化，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更新。信息更新應(yīng)遵循相關(guān)的流程和審批程序，確保更新后的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)流程、政策法規(guī)等方面的信息更新，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，確保信息的一致性和有效性。3.在信息更新過(guò)程中，應(yīng)妥善保存原信息，以便進(jìn)行對(duì)比和追溯。同時(shí)，應(yīng)對(duì)更新后的信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。七、信息安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責(zé)和流程。定期對(duì)員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。2.加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，定期進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。對(duì)重要信息的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行審計(jì)和記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）保密措施1.明確公司/組織內(nèi)各類(lèi)信息的保密級(jí)別，如絕密、機(jī)密、秘密等。針對(duì)不同保密級(jí)別的信息，制定相應(yīng)的保密措施和管理要求。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要信息的員工，進(jìn)行定期的保密審查。3.在信息存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中，采取加密、訪(fǎng)問(wèn)控制、水印等技術(shù)手段，確保信息的保密性。對(duì)涉及保密信息的載體，如文件、存儲(chǔ)設(shè)備等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)識(shí)和管理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反信息安全和保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因員工違規(guī)行為導(dǎo)致公司/組織信息泄露、丟失或遭受其他損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司/組織因此遭受的全部損失。3.建立信息安全事件應(yīng)急處理機(jī)制，一旦發(fā)生信息安全事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。八、信息檢索與查詢(xún)（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的信息檢索系統(tǒng)，方便員工快速、準(zhǔn)確地查找所需信息。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類(lèi)別、時(shí)間等進(jìn)行檢索。2.對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)索引和標(biāo)注，提高檢索系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和效率。定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保索引信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）查詢(xún)流程1.員工需要查詢(xún)信息時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)信息查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)目的、信息類(lèi)別和查詢(xún)范圍等。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至信息管理部門(mén)。2.信息管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表的要求，在檢索系統(tǒng)中進(jìn)行查詢(xún)，并將查詢(xún)結(jié)果反饋給申請(qǐng)人。對(duì)于涉及保密信息的查詢(xún)，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和操作。3.如申請(qǐng)人對(duì)查詢(xún)結(jié)果有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步獲取相關(guān)信息，信息管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助進(jìn)行核實(shí)和補(bǔ)充。九、信息銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀原則1.信息銷(xiāo)毀應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)于超過(guò)存儲(chǔ)期限或已不再需要的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，避免信息的冗余存儲(chǔ)和潛在風(fēng)險(xiǎn)。（二）銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)信息的銷(xiāo)毀可采用粉碎、焚燒等方式。粉碎后的紙張應(yīng)確保無(wú)法恢復(fù)信息內(nèi)容；焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的場(chǎng)所進(jìn)行，并做好記錄。2.電子信息的銷(xiāo)毀可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理銷(xiāo)毀存儲(chǔ)設(shè)備等方式。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)；格式化后的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行多次覆蓋寫(xiě)入操作，以徹底清除數(shù)據(jù)；物理銷(xiāo)毀存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)確保設(shè)備無(wú)法正常使用，如拆除硬盤(pán)、損壞存儲(chǔ)芯片等。（三）銷(xiāo)毀記錄1.建立信息銷(xiāo)毀記錄制度