印刷制品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷制品的管理，規(guī)范印刷制品的生產(chǎn)、采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)及銷毀等環(huán)節(jié)，確保印刷制品符合公司業(yè)務(wù)需求及相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及印刷制品的部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于各類文件、宣傳資料、票據(jù)、標(biāo)識(shí)等印刷品的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)印刷行業(yè)的法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)，確保印刷制品的生產(chǎn)、使用等活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量可控原則：建立健全質(zhì)量控制體系，對(duì)印刷制品的質(zhì)量進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控，保證印刷制品符合公司規(guī)定的質(zhì)量要求。3.成本效益原則：在保證印刷制品質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)印刷制品涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等的保護(hù)，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善印刷制品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司印刷制品的整體管理工作，審核年度印刷制品預(yù)算。3.對(duì)印刷制品供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核和管理。4.負(fù)責(zé)公司重要文件、宣傳資料等印刷制品的設(shè)計(jì)方案審核。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出印刷制品的申請(qǐng)，明確印刷內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、用途等要求。2.配合行政管理部門(mén)對(duì)印刷制品的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)印刷制品的使用、保管及核銷工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核印刷制品的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用核算準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)印刷制品的采購(gòu)合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，監(jiān)督合同執(zhí)行情況。（四）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)批準(zhǔn)的印刷制品采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。3.負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（五）質(zhì)量控制部門(mén)（如有）1.制定印刷制品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對(duì)印刷制品進(jìn)行抽檢或全檢，確保印刷質(zhì)量符合要求。3.對(duì)不合格印刷制品提出處理意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（六）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)印刷制品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.建立印刷制品庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定對(duì)庫(kù)存印刷制品進(jìn)行妥善保管，防止損壞、丟失和變質(zhì)。三、印刷制品的設(shè)計(jì)與審批（一）設(shè)計(jì)要求1.印刷制品的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司的品牌形象和業(yè)務(wù)需求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。2.涉及公司標(biāo)識(shí)、商標(biāo)、版權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的印刷制品，設(shè)計(jì)方案應(yīng)獲得相關(guān)部門(mén)的授權(quán)。3.設(shè)計(jì)稿應(yīng)提供多種格式備份，如PDF、AI、PSD等，以便后續(xù)修改和印刷。（二）審批流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)提出印刷制品設(shè)計(jì)需求時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印刷制品設(shè)計(jì)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)計(jì)內(nèi)容、規(guī)格、用途、預(yù)計(jì)印刷數(shù)量等信息，并附上設(shè)計(jì)初稿或設(shè)計(jì)思路說(shuō)明。2.《印刷制品設(shè)計(jì)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政管理部門(mén)。3.行政管理部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)審核是否符合公司品牌形象、是否涉及敏感信息、是否符合法律法規(guī)要求等。對(duì)于重要文件或宣傳資料的設(shè)計(jì)稿，行政管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審核。4.審核通過(guò)的設(shè)計(jì)稿，由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。四、印刷制品的采購(gòu)（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立印刷制品供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，具備良好的信譽(yù)和生產(chǎn)能力，能夠提供質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的印刷制品。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.對(duì)于新合作的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、印刷經(jīng)營(yíng)許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，確保其符合要求。（二）采購(gòu)計(jì)劃1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，提前制定印刷制品采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)《印刷制品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出印刷制品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)交貨日期等信息。2.《印刷制品采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政管理部門(mén)。3.行政管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的合理性、是否符合預(yù)算安排等。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。（三）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確印刷制品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給行政管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保印刷制品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。2.在印刷制品交付前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知業(yè)務(wù)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。五、印刷制品的驗(yàn)收（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.印刷制品的驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)設(shè)計(jì)要求、合同約定及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷內(nèi)容、規(guī)格尺寸、顏色、清晰度、裝訂質(zhì)量、包裝等方面。2.對(duì)于有特殊質(zhì)量要求的印刷制品，如防偽印刷、環(huán)保印刷等，應(yīng)按照相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收流程1.印刷制品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)和質(zhì)量控制部門(mén)（如有）進(jìn)行驗(yàn)收。2.業(yè)務(wù)部門(mén)和質(zhì)量控制部門(mén)（如有）按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)印刷制品進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《印刷制品驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收合格數(shù)量、不合格數(shù)量及不合格原因等。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《印刷制品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商限期整改或重新印刷，直至驗(yàn)收合格。4.對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的退貨或換貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，辦理相關(guān)手續(xù)，并跟蹤處理結(jié)果。六、印刷制品的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的印刷制品存儲(chǔ)區(qū)域，確保存儲(chǔ)環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜。2.印刷制品應(yīng)分類存放，按照不同的類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立印刷制品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印刷制品的入庫(kù)時(shí)間、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)于庫(kù)存印刷制品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)、過(guò)期等情況，應(yīng)及時(shí)清理并記錄相關(guān)情況，報(bào)行政管理部門(mén)審批后進(jìn)行處理。3.庫(kù)存印刷制品應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，避免積壓過(guò)期。七、印刷制品的使用與發(fā)放（一）使用規(guī)定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的用途使用印刷制品，不得擅自更改印刷內(nèi)容或挪作他用。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的印刷制品，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。3.使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)印刷制品存在質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)反饋給行政管理部門(mén)或采購(gòu)部門(mén)。（二）發(fā)放流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要領(lǐng)取印刷制品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印刷制品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用印刷制品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《印刷制品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在《印刷制品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)印刷制品的發(fā)放情況，并將相關(guān)數(shù)據(jù)反饋給行政管理部門(mén)。八、印刷制品的銷毀（一）銷毀范圍1.已使用完畢且無(wú)需留存的印刷制品。2.因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因無(wú)法使用的印刷制品。3.涉及公司機(jī)密信息且已過(guò)保密期限或不再需要保密的印刷制品。（二）銷毀流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)提出印刷制品銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《印刷制品銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀印刷制品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需銷毀印刷制品的清單。2.《印刷制品銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政管理部門(mén)。3.行政管理部門(mén)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核銷毀原因是否合理、是否涉及敏感信息等。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的銷毀申請(qǐng)，由行政管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保印刷制品的信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印刷制品銷毀記錄單》上簽字確認(rèn)。6.《印刷制品銷毀記錄單》應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司印刷制品的管理情況進(jìn)行檢查，包括印刷制品的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.各部門(mén)應(yīng)配合行政管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印刷制品的費(fèi)用支出進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用的合理性、合規(guī)性