合同公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同公章的管理，規(guī)范合同公章的使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)在簽訂合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的法律文書(shū)時(shí)，對(duì)合同公章的使用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：合同公章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.審慎負(fù)責(zé)原則：使用合同公章應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保所簽文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，避免給公司帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。3.專(zhuān)人專(zhuān)管原則：合同公章由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，明確保管人的職責(zé)和權(quán)限，確保公章安全。二、合同公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司合同公章的刻制由行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照法定程序辦理刻章手續(xù)。2.刻制合同公章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，并提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等相關(guān)資料。3.新刻制的合同公章應(yīng)在公安部門(mén)備案，并留存印模。（二）啟用1.新合同公章刻制完成后，由行政管理部門(mén)填寫(xiě)《合同公章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后啟用。2.《合同公章啟用申請(qǐng)表》應(yīng)注明公章名稱(chēng)、編號(hào)、啟用日期、使用范圍等信息，并附公章印模。3.行政管理部門(mén)應(yīng)將合同公章啟用情況及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。（三）廢止1.合同公章因磨損、遺失、被盜或其他原因需要廢止的，由保管人填寫(xiě)《合同公章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因，并提交行政管理部門(mén)審核。2.經(jīng)行政管理部門(mén)審核后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)，辦理合同公章廢止手續(xù)。3.廢止的合同公章應(yīng)及時(shí)上繳行政管理部門(mén)，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一封存或銷(xiāo)毀，并做好記錄。三、合同公章的保管（一）保管人員1.合同公章由行政管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司合同公章管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如因工作需要調(diào)整保管人員，應(yīng)辦理交接手續(xù)。（二）保管要求1.合同公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等，確保公章安全。2.保管人員不得擅自將合同公章帶出公司，如因工作需要攜帶外出，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)合同公章進(jìn)行檢查，確保公章完好無(wú)損，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。四、合同公章的使用（一）使用范圍1.合同公章僅限于在公司簽訂合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的法律文書(shū)時(shí)使用。2.未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自使用合同公章對(duì)外簽訂合同或其他法律文件。（二）使用流程1.合同承辦部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、對(duì)方單位名稱(chēng)、合同內(nèi)容摘要、用印金額等信息，并提交相關(guān)合同文本及附件。2.《合同用印申請(qǐng)表》經(jīng)合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司法律事務(wù)部門(mén)或負(fù)責(zé)合同審核的部門(mén)進(jìn)行法律審核。3.法律事務(wù)部門(mén)或負(fù)責(zé)合同審核的部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行審核后，出具審核意見(jiàn)，并在《合同用印申請(qǐng)表》上簽字蓋章。4.《合同用印申請(qǐng)表》經(jīng)法律審核通過(guò)后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。5.公司法定代表人或其授權(quán)代表審批同意后，由保管人員在合同文本規(guī)定的用印位置加蓋合同公章，并做好用印登記。（三）用印登記1.保管人員應(yīng)建立合同公章使用登記簿，對(duì)每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括用印日期、合同名稱(chēng)、編號(hào)、對(duì)方單位名稱(chēng)、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。2.用印登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯(cuò)登。用印登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要先使用合同公章簽訂合同，但無(wú)法及時(shí)辦理審批手續(xù)的，合同承辦部門(mén)應(yīng)電話(huà)請(qǐng)示公司法定代表人或其授權(quán)代表同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，合同承辦部門(mén)應(yīng)提交《合同用印申請(qǐng)表》及相關(guān)合同文本、附件，并詳細(xì)說(shuō)明緊急情況的原因和經(jīng)過(guò)。五、合同公章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同公章的使用管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同公章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設(shè)施是否安全可靠等。2.合同公章的使用流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定進(jìn)行審核、審批和登記。3.合同公章的使用范圍是否符合規(guī)定，有無(wú)擅自擴(kuò)大使用范圍的情況。4.合同文本的簽訂是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，有無(wú)存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門(mén)每年至少對(duì)合同公章的使用管理情況進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：審計(jì)部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)合同公章的使用管理情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.審計(jì)部門(mén)在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并提出整改意見(jiàn)。2.相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照審計(jì)部門(mén)提出的整改意見(jiàn)，及時(shí)進(jìn)行整改，確保合同公章的使用管理符合規(guī)定。六、法律責(zé)任（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定，擅自使用合同公章簽訂合同或其他法律文件的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。（二）保管人員因保管不善，導(dǎo)致合同公章遺失、被盜或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如因故意或重大過(guò)失給公司造成損失的，依法追究其法律責(zé)任。（三）對(duì)在合