《證照管理辦法》一、總則（一）目的為加強公司/組織證照管理，規(guī)范證照的申請、領取、使用、保管、年審、變更、注銷等行為，確保證照的合法性、有效性和安全性，保障公司/組織的正常運營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內所有涉及的各類證照，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質證書、許可證、認證證書、榮譽證書等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及相關政策規(guī)定，辦理和管理各類證照。2.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的證照管理部門或崗位，對所有證照實行統(tǒng)一歸口管理。3.安全保密原則：確保證照的安全存放，防止證照信息泄露，維護公司/組織的合法權益。4.及時有效原則：及時辦理證照的申請、變更、年審等手續(xù)，保證證照的有效性，避免因證照問題影響公司/組織業(yè)務開展。二、職責分工（一）證照管理部門/崗位職責1.負責制定和完善公司/組織證照管理制度和流程，并組織實施。2.統(tǒng)一辦理各類證照的申請、領取、變更、年審、注銷等手續(xù)。3.建立證照管理臺賬，詳細記錄證照的基本信息、辦理情況、使用記錄等。4.負責證照的保管和日常維護，確保證照的安全和完整。5.定期對證照管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。6.協(xié)調與政府相關部門及其他外部機構的溝通與聯(lián)系，處理證照管理中的相關事宜。（二）業(yè)務部門職責1.負責提供辦理證照所需的相關資料和信息，并確保資料的真實性、準確性和完整性。2.配合證照管理部門完成證照的申請、變更、年審等工作，按照要求提供必要的協(xié)助。3.在業(yè)務活動中正確使用證照，不得擅自涂改、出借、轉讓證照。4.及時向證照管理部門反饋證照使用過程中出現(xiàn)的問題或異常情況。（三）財務部門職責1.負責審核證照辦理過程中涉及的費用支出，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助證照管理部門做好證照年審費用等相關財務工作。（四）法務部門職責1.對證照管理過程中的法律問題提供咨詢和指導，確保公司/組織的證照管理行為符合法律法規(guī)要求。2.協(xié)助處理證照管理過程中涉及的法律糾紛和訴訟事項。三、證照申請與領取（一）申請流程1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要，確定需要辦理的證照類型，并填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、申請原因、所需資料等信息。2.《證照申請表》經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字后，提交至證照管理部門。3.證照管理部門收到申請表后，對申請事項進行初步審核，審核通過后安排專人負責辦理申請手續(xù)。（二）申請資料準備1.不同類型的證照申請所需資料不同，一般包括但不限于營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明、公司章程、資質證明文件、業(yè)績證明材料、申請書、申請表等。具體要求按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。2.證照管理部門應根據(jù)申請事項，一次性告知業(yè)務部門所需準備的全部資料清單，并指導業(yè)務部門正確填寫和整理資料。3.業(yè)務部門負責按照要求準備齊全、真實、有效的申請資料，并提交給證照管理部門。（三）領取證照1.證照管理部門在收到政府相關部門頒發(fā)的證照后，應及時通知業(yè)務部門領取。2.業(yè)務部門領取證照時，需在《證照領取登記表》上簽字確認。領取人應確保證照的安全和完整，如有遺失或損壞，應承擔相應責任。3.證照管理部門應將新領取的證照原件進行妥善保管，并在證照管理臺賬中詳細記錄證照的領取時間、有效期等信息。四、證照使用（一）使用范圍1.公司/組織內各部門在開展業(yè)務活動、參加招投標、簽訂合同等工作中，需要出示或提供相關證照的，可按照規(guī)定程序申請使用。2.嚴禁將證照用于與公司/組織業(yè)務無關的活動。（二）使用流程1.業(yè)務部門因業(yè)務需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、使用目的、使用時間、使用地點等信息。2.《證照使用申請表》經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字后，提交至證照管理部門。3.證照管理部門對申請事項進行審核，審核通過后，安排專人將證照原件交予業(yè)務部門指定人員，并在《證照使用登記表》上詳細記錄使用情況，包括使用時間、歸還時間、使用人等。4.業(yè)務部門使用完畢后，應及時將證照原件歸還至證照管理部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認歸還情況。（三）使用要求1.業(yè)務部門在使用證照時，應嚴格按照規(guī)定的使用范圍和用途使用，不得擅自更改證照內容或用于其他非法目的。2.不得將證照外借、出租給其他單位或個人使用。如因特殊情況確需外借的，須經(jīng)公司/組織主要領導批準，并辦理相關借用手續(xù)。3.使用證照過程中，如發(fā)現(xiàn)證照存在問題或異常情況，應及時向證照管理部門報告。五、證照保管（一）保管方式1.公司/組織應設立專門的證照保管室或保險柜，用于存放各類證照原件。保管室應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保證照的安全存放。2.證照管理部門應指定專人負責證照的保管工作，保管人員應具備責任心強、保密意識高的素質。3.對于重要的證照或原件數(shù)量較多的證照，可采用電子掃描備份的方式進行保管，但電子備份應與原件分開存放，并定期進行數(shù)據(jù)備份和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（二）保管要求1.保管人員應建立證照保管臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)機關、頒發(fā)時間、有效期、保管位置等信息，并定期進行核對和更新，確保賬實相符。2.證照應分類存放，按照證照的類型、有效期等進行有序排列，便于查找和管理。3.嚴禁在證照保管室內存放易燃、易爆、腐蝕性等危險物品，以及與證照無關的雜物。4.保管人員應嚴格遵守保密制度，不得向無關人員透露證照的保管情況和相關信息。（三）證照盤點1.證照管理部門應定期對證照進行盤點，盤點周期一般為每年一次，特殊情況可根據(jù)需要增加盤點次數(shù)。2.盤點時，保管人員應按照證照保管臺賬逐一核對證照原件，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符或證照存在遺失、損壞等情況，應及時查明原因，并報告上級領導。3.對于盤盈、盤虧的證照，應按照規(guī)定程序進行處理，并調整證照保管臺賬。六、證照年審（一）年審要求1.證照管理部門應提前了解各類證照的年審時間、要求和流程，制定年審計劃，并及時通知相關業(yè)務部門。2.業(yè)務部門應按照年審要求，在規(guī)定時間內準備好年審所需的資料，并提交給證照管理部門。3.證照管理部門負責組織完成證照的年審工作，確保在規(guī)定時間內完成年審手續(xù)，避免因年審不及時導致證照失效。（二）年審流程1.證照管理部門收到業(yè)務部門提交的年審資料后，進行初步審核，審核通過后提交給政府相關部門進行年審。2.政府相關部門對提交的年審資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題或需要補充資料的，證照管理部門應及時通知業(yè)務部門進行整改和補充。3.年審通過后，證照管理部門及時領取年審后的證照，并更新證照管理臺賬中的相關信息。如年審未通過，應按照政府相關部門的要求進行整改，直至年審通過。七、證照變更與注銷（一）變更1.公司/組織因名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、地址等信息發(fā)生變更，需要對相關證照進行變更的，應按照規(guī)定程序辦理。2.業(yè)務部門根據(jù)變更事項，填寫《證照變更申請表》，并提交相關證明材料。3.證照管理部門對申請事項進行審核，審核通過后安排專人負責辦理證照變更手續(xù)。4.證照變更完成后，證照管理部門應及時更新證照管理臺賬中的相關信息，并將變更后的證照原件妥善保管。（二）注銷1.公司/組織因歇業(yè)、破產、解散等原因需要注銷相關證照的，應按照規(guī)定程序辦理。2.業(yè)務部門填寫《證照注銷申請表》，并提交相關證明材料。3.證照管理部門對申請事項進行審核，審核通過后將申請資料提交給政府相關部門進行注銷。4.證照注銷完成后，證照管理部門應在證照管理臺賬中注明注銷情況，并將注銷后的證照原件進行妥善處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門定期對證照管理情況進行審計監(jiān)督，檢查證照管理制度的執(zhí)行情況、證照的申請、領取、使用、保管等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.證照管理部門應定期對證照的保管情況進行檢查，確保證照的安全存放。2.業(yè)務部門在使用證照過程中，應接受證照管理部門的監(jiān)督檢查，確保按照規(guī)定使用證照。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自涂改、出借、轉讓證