合同印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同印鑒的管理，規(guī)范合同印鑒的使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的書面材料時(shí)，對合同印鑒的管理。（三）定義1.合同印鑒：指公司用于簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力文件的印章，包括公司公章、合同專用章等。2.印鑒保管人：指負(fù)責(zé)保管合同印鑒的人員。3.用印申請人：指因工作需要申請使用合同印鑒的人員。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：合同印鑒的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印行為合法、合規(guī)、合理。2.專人保管原則：合同印鑒應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得擅自交予他人代管。3.登記備案原則：對合同印鑒的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯。4.安全保密原則：加強(qiáng)合同印鑒的安全保密工作，防止印鑒被盜用、冒用或?yàn)E用。二、印鑒的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。主要用于簽訂各類合同、協(xié)議、文件等，證明公司的身份和意愿。（二）合同專用章合同專用章專門用于簽訂合同，表明公司簽訂合同的特定用途。使用合同專用章簽訂的合同，具有明確的合同主體和合同事項(xiàng)，便于合同的管理和履行。三、印鑒的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司公章、合同專用章的刻制必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，由公司指定的部門統(tǒng)一辦理。2.刻制印鑒時(shí)，應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，并與其簽訂保密協(xié)議，確保印鑒的質(zhì)量和安全性。3.新刻制的印鑒應(yīng)在公安部門備案，并留存印模。（二）啟用1.新印鑒刻制完成后，由公司指定的部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員，并辦理啟用手續(xù)。2.啟用印鑒時(shí)，應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，注明印鑒名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可正式啟用。3.新印鑒啟用后，原印鑒同時(shí)廢止。（三）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要廢止印鑒的，由公司指定的部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理廢止手續(xù)。2.廢止印鑒時(shí)，應(yīng)將印鑒交回公司指定的部門，并在公安部門辦理注銷備案手續(xù)。3.廢止的印鑒應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀，以備日后查詢和核對。四、印鑒的保管（一）保管人員的職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同印鑒的日常保管，確保印鑒安全存放，防止丟失、被盜用或冒用。2.按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限，辦理印鑒的使用手續(xù)，對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期檢查印鑒的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印鑒損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。4.不得擅自將印鑒交予他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋印鑒。（二）保管方式1.合同印鑒應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙，確保只有保管人員能夠接觸到印鑒。2.保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱應(yīng)放置在安全可靠的地點(diǎn)，如公司辦公室的保險(xiǎn)柜房間或財(cái)務(wù)部門的專用保管室。3.印鑒保管人員應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱的鑰匙和密碼，不得隨意透露給他人。（三）保管地點(diǎn)的變更1.因工作需要變更印鑒保管地點(diǎn)的，應(yīng)填寫《印鑒保管地點(diǎn)變更申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理變更手續(xù)。2.變更印鑒保管地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保印鑒在轉(zhuǎn)移過程中的安全，由公司指定的人員負(fù)責(zé)監(jiān)督和護(hù)送。3.印鑒保管地點(diǎn)變更后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保用印工作的正常進(jìn)行。五、印鑒的使用（一）使用流程1.用印申請人填寫《合同印鑒使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《合同印鑒使用申請表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行認(rèn)真審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將《合同印鑒使用申請表》提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行嚴(yán)格審批，并簽署意見。4.用印申請人持經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的《合同印鑒使用申請表》，到印鑒保管人處辦理用印手續(xù)。印鑒保管人應(yīng)認(rèn)真核對《合同印鑒使用申請表》上的各項(xiàng)信息，與用印文件進(jìn)行仔細(xì)比對，確認(rèn)無誤后，方可在規(guī)定的位置加蓋印鑒。5.用印完成后，印鑒保管人應(yīng)在《合同印鑒使用申請表》上填寫實(shí)際用印日期，并簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)對用印文件進(jìn)行編號、登記，記錄用印文件的名稱、份數(shù)、用印日期、用印申請人等信息。（二）審批權(quán)限1.一般合同的用印，由部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要合同、涉及金額較大的合同或?qū)居兄卮笥绊懙暮贤挠糜?，由部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.緊急情況下需要使用印鑒的，可先電話請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人同意后，先行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）使用范圍1.合同印鑒只能用于簽訂公司與外部單位或個(gè)人的合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的書面材料，不得用于其他用途。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、介紹信等文件上加蓋合同印鑒。如因工作需要必須在空白文件上加蓋印鑒的，應(yīng)在文件上注明具體內(nèi)容和使用范圍，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）使用限制1.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用合同印鑒。2.印鑒保管人不得擅自將印鑒交予他人使用，不得在非工作時(shí)間或非規(guī)定地點(diǎn)使用印鑒。3.用印申請人應(yīng)確保用印文件的真實(shí)性、合法性和完整性，不得使用印鑒簽訂虛假合同或進(jìn)行其他違法違規(guī)行為。六、印鑒的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.公司應(yīng)定期對合同印鑒的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印鑒的安全和規(guī)范使用。2.定期檢查的內(nèi)容包括印鑒的保管情況、使用流程的執(zhí)行情況、用印文件的登記備案情況等。3.檢查人員應(yīng)填寫《合同印鑒檢查記錄表》，對檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出改進(jìn)意見和建議。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對合同印鑒的保管和使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.不定期抽查的內(nèi)容和方式與定期檢查相同，但更加注重對重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位的檢查。3.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立合同印鑒管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對合同印鑒的管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)、法務(wù)、紀(jì)檢等部門的人員組成，定期對合同印鑒的管理情況進(jìn)行檢查和評估。3.任何部門和個(gè)人發(fā)現(xiàn)合同印鑒管理過程中存在的問題，均可向監(jiān)督小組舉報(bào)。監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。七、法律責(zé)任（一）違規(guī)責(zé)任1.對違反本辦法規(guī)定，擅自使用合同印鑒或因保管不善導(dǎo)致印鑒丟失、被盜用、冒用的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用合同印鑒給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.因印鑒保管人保管不善導(dǎo)致印鑒丟失、被盜用、冒用，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，印鑒保管人應(yīng)按照損失金額的一定比例承擔(dān)賠償責(zé)任。2.因用印申請人提供虛假信息或未經(jīng)授權(quán)使用印鑒，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，用印申請