合同三單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同執(zhí)行過程中的訂單、送貨單、對賬單（以下簡稱“三單”）管理，確保合同履行的準確性、及時性和規(guī)范性，保障公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及合同簽訂及履行過程中三單管理的相關業(yè)務活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保三單管理活動合法有效。2.準確及時原則三單信息應準確無誤，并及時傳遞與處理，以保證合同執(zhí)行的順暢。3.責任明確原則明確各部門及人員在三單管理中的職責，做到責任清晰，獎懲分明。4.全程管控原則對合同從簽訂到履行完畢的全過程進行三單管理，實現(xiàn)閉環(huán)管理。二、訂單管理（一）訂單的生成1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同后，應根據合同條款及時生成訂單。訂單內容應包括但不限于合同編號、客戶名稱、產品或服務明細、規(guī)格型號、數量、單價、交貨日期、交貨地點等，確保與合同內容一致。2.訂單生成后，業(yè)務部門應進行審核，確保訂單信息的準確性和完整性。審核通過后的訂單方可進入下一流程。（二）訂單的下達與傳遞1.業(yè)務部門將審核通過的訂單及時下達給相關部門，如生產部門、采購部門等。下達方式可采用紙質文件、電子文檔等，但應確保訂單傳遞的及時性和準確性。2.訂單傳遞過程中，應明確交接責任，確保訂單不丟失、不延誤。接收部門應在規(guī)定時間內確認收到訂單，并對訂單內容進行核對。（三）訂單的變更管理1.如因客戶需求變更、生產計劃調整等原因需要對訂單進行變更，業(yè)務部門應及時與相關部門溝通協(xié)調，并填寫訂單變更申請表。申請表應注明變更原因、變更內容、變更后的交貨日期等信息。2.訂單變更申請表需經相關部門負責人審核批準后，方可進行變更操作。變更后的訂單應及時傳遞給相關部門，并確保各部門對變更內容知曉并執(zhí)行。（四）訂單的跟蹤與反饋1.業(yè)務部門應建立訂單跟蹤機制，定期對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤。跟蹤內容包括生產進度、采購進度、發(fā)貨情況等，及時掌握訂單執(zhí)行過程中的問題和風險。2.對于訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務部門應及時與相關部門溝通協(xié)調，共同制定解決方案，并跟蹤問題解決情況。同時，應將訂單執(zhí)行情況及時反饋給客戶，確保客戶滿意度。三、送貨單管理（一）送貨單的開具1.貨物發(fā)出前，倉庫部門應根據訂單內容開具送貨單。送貨單應包括但不限于訂單編號、客戶名稱、產品或服務明細、規(guī)格型號、數量、單價、金額、交貨日期、交貨地點、送貨單號等信息。2.送貨單開具后，倉庫部門應進行審核，確保送貨單信息與訂單一致。審核通過后的送貨單方可作為貨物交付的憑證。（二）送貨單的傳遞與簽收1.倉庫部門將開具好的送貨單及時傳遞給運輸部門或送貨人員。送貨人員應在規(guī)定時間內將貨物送達客戶指定地點，并要求客戶在送貨單上簽字確認。2.送貨人員應妥善保管送貨單，確保送貨單不丟失、不損壞。如因特殊原因導致送貨單丟失，應及時向倉庫部門說明情況，并采取相應的補救措施。（三）送貨單的存檔與管理1.送貨人員將客戶簽字確認后的送貨單及時交回倉庫部門。倉庫部門應按照規(guī)定的時間和方式對送貨單進行存檔，以便日后查詢和核對。2.倉庫部門應建立送貨單檔案管理制度，對送貨單的存檔、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，確保送貨單檔案的安全和完整。四、對賬單管理（一）對賬單的編制1.財務部門應定期（每月或每季度）根據訂單執(zhí)行情況和送貨單記錄編制對賬單。對賬單應包括但不限于客戶名稱、訂單編號、送貨單號、產品或服務明細、規(guī)格型號、數量、單價、金額、已收貨款、未收貨款等信息。2.對賬單編制完成后，財務部門應進行審核，確保對賬單信息的準確性和完整性。審核通過后的對賬單方可發(fā)送給客戶。（二）對賬單的發(fā)送與確認1.財務部門將審核通過的對賬單及時發(fā)送給客戶。發(fā)送方式可采用紙質文件、電子文檔等，但應確保對賬單傳遞的及時性和準確性。2.客戶收到對賬單后，應在規(guī)定時間內進行核對，并將核對結果反饋給財務部門。如客戶對對賬單內容有異議，應及時與財務部門溝通協(xié)調，說明異議原因及相關情況。（三）對賬單差異處理1.財務部門收到客戶反饋的對賬單差異后，應及時與業(yè)務部門、倉庫部門等相關部門溝通核實。如因業(yè)務操作失誤、數據錄入錯誤等原因導致對賬單差異，應及時進行調整，并重新編制對賬單發(fā)送給客戶。2.對于因客戶原因導致的對賬單差異，如客戶退貨、換貨等情況，業(yè)務部門應及時與客戶溝通協(xié)調，確認相關情況，并將處理結果反饋給財務部門。財務部門根據業(yè)務部門反饋的情況進行相應的賬務處理。（四）對賬單的存檔與管理1.財務部門應按照規(guī)定的時間和方式對對賬單及相關差異處理記錄進行存檔，以便日后查詢和核對。2.財務部門應建立對賬單檔案管理制度，對對賬單的存檔、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，確保對賬單檔案的安全和完整。五、部門職責（一）業(yè)務部門1.負責合同的簽訂與執(zhí)行，根據合同條款及時生成準確的訂單，并對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤與反饋。2.協(xié)調處理訂單變更事宜，與相關部門溝通協(xié)調，確保訂單變更得到有效執(zhí)行。3.負責與客戶溝通對賬單差異問題，及時反饋處理結果給財務部門。（二）倉庫部門1.根據訂單內容準確開具送貨單，并對送貨單信息進行審核。2.負責貨物的保管與發(fā)放，確保貨物按照訂單要求及時、準確發(fā)出。3.妥善保管送貨單存根聯(lián)，按照規(guī)定進行存檔與管理。（三）運輸部門或送貨人員1.根據倉庫部門傳遞的送貨單及時將貨物送達客戶指定地點，并要求客戶簽字確認。2.負責送貨過程中貨物的安全運輸，如因運輸原因導致貨物損壞或丟失，應承擔相應責任。3.及時將客戶簽字確認后的送貨單交回倉庫部門。（四）財務部門1.定期編制對賬單，確保對賬單信息準確無誤，并及時發(fā)送給客戶。2.負責對對賬單差異進行核實與處理，根據業(yè)務部門反饋的情況進行相應的賬務調整。3.建立健全三單管理財務檔案，對對賬單及相關差異處理記錄進行規(guī)范存檔與管理。六、流程與規(guī)范（一）訂單管理流程1.業(yè)務部門簽訂合同后，生成訂單并審核。2.訂單下達給相關部門，相關部門確認接收。3.訂單執(zhí)行過程中如需變更，業(yè)務部門填寫變更申請表，經審核批準后進行變更。4.業(yè)務部門跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時反饋問題并協(xié)調解決。（二）送貨單管理流程1.倉庫部門根據訂單開具送貨單并審核。2.送貨單傳遞給運輸部門或送貨人員，送貨人員將貨物送達客戶并取得簽字確認。3.送貨人員將簽字確認后的送貨單交回倉庫部門存檔。（三）對賬單管理流程1.財務部門定期編制對賬單并審核。2.對賬單發(fā)送給客戶，客戶核對后反饋差異。3.財務部門核實差異并與業(yè)務部門等溝通協(xié)調，進行差異處理。4.財務部門對對賬單及差異處理記錄進行存檔。（四）相關規(guī)范1.三單信息應清晰、準確、完整，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋相關部門或人員的印章確認。2.三單傳遞應及時、順暢，不得延誤。傳遞過程中應做好記錄，明確交接責任。3.各部門應建立健全三單管理臺賬，詳細記錄三單的生成、傳遞、處理等情況，以便隨時查詢和核對。七、風險防控（一）訂單風險防控1.加強訂單審核，確保訂單信息與合同一致，避免因訂單錯誤導致合同履行風險。2.建立訂單跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決訂單執(zhí)行過程中的問題，如生產延誤、采購困難等，降低訂單違約風險。3.對于訂單變更，應嚴格按照規(guī)定流程進行審批，確保變更后的訂單符合公司利益和客戶需求，避免因變更不當引發(fā)糾紛。（二）送貨單風險防控1.確保送貨單開具準確無誤，與訂單內容一致，避免因送貨單信息錯誤導致客戶拒收或糾紛。2.加強送貨人員管理，要求送貨人員嚴格按照規(guī)定流程送貨，并妥善保管送貨單，防止送貨單丟失或損壞。3.建立送貨簽收確認制度，確保客戶在送貨單上簽字確認，作為貨物交付的有效憑證，避免因交付爭議引發(fā)風險。（三）對賬單風險防控1.定期編制對賬單，及時與客戶核對賬目，確保雙方賬目清晰，避免因賬目不清引發(fā)糾紛。2.加強對賬單差異處理，及時核實差異原因并進行調整，確保財務數據準確無誤，避免因財務風險影響公司正常運營。3.建立對賬單存檔管理制度，妥善保管對賬單及相關差異處理記錄，以便日后查詢和核對，防范因檔案管理不善導致的風險。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的合同管理監(jiān)督小組，定期對合同三單管理情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應重點檢查三單信息的準確性、傳遞的及時性、流程執(zhí)行的規(guī)范性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改。（二）考核辦法1.建立合同三單管理考核指標體系，對業(yè)務部門、倉庫部門、財務部門等相關部門及人員進行考核?？己酥笜税ㄓ?/p>