發(fā)票自助管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票使用流程，提高發(fā)票管理效率，確保公司財務(wù)工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及發(fā)票開具、取得、保管、使用及核銷等環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：發(fā)票信息的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目內(nèi)容、金額、稅率等，避免因信息錯誤導(dǎo)致發(fā)票無效或產(chǎn)生稅務(wù)風(fēng)險。3.安全性原則：加強(qiáng)發(fā)票保管，確保發(fā)票的安全存放，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。4.及時性原則：及時開具發(fā)票、取得發(fā)票，并按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)票的核銷和歸檔，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和完整性。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司與一般納稅人之間的銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)等交易，購買方可以憑此發(fā)票抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（二）增值稅普通發(fā)票1.紙質(zhì)發(fā)票：用于公司與小規(guī)模納稅人、個人消費(fèi)者等之間的交易，以及一些不能開具專用發(fā)票的業(yè)務(wù)場景。2.電子發(fā)票：與紙質(zhì)普通發(fā)票具有同等法律效力，具有開具便捷、存儲方便、查驗(yàn)及時等優(yōu)點(diǎn)，適用于電商銷售、電信服務(wù)、金融保險等行業(yè)，以及其他符合條件的業(yè)務(wù)。（三）其他發(fā)票如機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況使用。三、發(fā)票的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)部門在發(fā)生銷售業(yè)務(wù)并確認(rèn)收入后，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細(xì)注明客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，并加蓋部門公章。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到《發(fā)票開具申請表》后，對申請信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性、發(fā)票開具的合規(guī)性等。審核無誤后，在申請表上簽字確認(rèn)。3.發(fā)票開具：財務(wù)部門根據(jù)審核通過的申請表，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，字跡清楚，不得壓線、錯格，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票交付：發(fā)票開具后，財務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票交付給客戶。交付方式可以根據(jù)客戶要求選擇郵寄、上門送達(dá)或電子發(fā)票推送等方式。對于郵寄發(fā)票的，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號，以便查詢和跟蹤。（二）開具要求1.按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具：不得提前或滯后開具發(fā)票，不得跳號、虛開發(fā)票。2.項(xiàng)目齊全，與實(shí)際交易相符：發(fā)票上填寫的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)一致，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。3.字跡清楚，不得壓線、錯格：確保發(fā)票內(nèi)容清晰可讀，便于稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)和客戶使用。4.發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章：發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章。5.使用中文開具發(fā)票：民族自治地方可以同時使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。（三）特殊情況處理1.發(fā)票作廢：如果發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，且不符合發(fā)票作廢條件的，應(yīng)當(dāng)按照國家稅務(wù)總局的規(guī)定開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票時，應(yīng)先取得對方稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》，并按照信息表上注明的信息開具紅字發(fā)票。2.發(fā)票紅沖：對于跨月或跨年的發(fā)票，如發(fā)生上述特殊情況需要紅沖的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理紅沖手續(xù)。紅沖發(fā)票時，應(yīng)在備注欄注明“沖XXXX年XX月XX日XX號發(fā)票”字樣。四、發(fā)票的取得（一）取得原則1.真實(shí)性原則：取得的發(fā)票必須是真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所對應(yīng)的發(fā)票，不得取得虛假發(fā)票。2.合法性原則：取得的發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，發(fā)票來源合法、開具規(guī)范。3.完整性原則：發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等，不得遺漏或涂改。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在購買貨物、接受勞務(wù)或服務(wù)時，應(yīng)向銷售方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票傳遞給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交的發(fā)票后，對發(fā)票進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、有效性等。審核無誤后，在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已審核”章，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.不符合規(guī)定的發(fā)票處理：對于不符合規(guī)定的發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容不完整、字跡模糊、未加蓋發(fā)票專用章等，財務(wù)部門應(yīng)要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員及時與銷售方聯(lián)系，更換合規(guī)發(fā)票。如銷售方拒絕更換或無法更換的，該發(fā)票不得作為財務(wù)報銷憑證，相關(guān)費(fèi)用由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員自行承擔(dān)。（三）特殊情況處理1.取得增值稅專用發(fā)票未認(rèn)證：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得增值稅專用發(fā)票后，如因客觀原因未能及時認(rèn)證的，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)（自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)）進(jìn)行認(rèn)證。如因超過認(rèn)證期限導(dǎo)致無法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的，相關(guān)責(zé)任由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員承擔(dān)。2.取得發(fā)票丟失：如果發(fā)生發(fā)票丟失的情況，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)立即向銷售方取得發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章，同時由銷售方出具丟失發(fā)票的證明，注明發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將上述資料提交給財務(wù)部門，經(jīng)財務(wù)部門審核后，作為記賬憑證的附件。如丟失的是增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)按照規(guī)定辦理掛失手續(xù)。五、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任公司設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全。（二）保管要求1.設(shè)立專用倉庫或?qū)９瘢喊l(fā)票應(yīng)存放在專門的倉庫或?qū)９裰?，?shí)行分類存放、專人管理。倉庫或?qū)９駪?yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保發(fā)票的安全存放。2.建立發(fā)票臺賬：發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量、核銷日期、核銷金額等信息。發(fā)票臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門的發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行核對，確保賬賬相符。3.定期盤點(diǎn)：發(fā)票保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。4.安全保密：發(fā)票保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露發(fā)票信息。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將發(fā)票借給他人或帶出公司。（三）發(fā)票銷毀1.銷毀條件：對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。對于未使用的空白發(fā)票，如因發(fā)票改版、換版、停止使用等原因需要銷毀的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程：發(fā)票保管人員填寫《發(fā)票銷毀申請表》，注明發(fā)票種類、號碼、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由發(fā)票保管人員會同財務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行發(fā)票銷毀，并填寫《發(fā)票銷毀清單》，注明銷毀發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、銷毀日期等信息，參與銷毀人員應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司經(jīng)營范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。（二）使用要求1.按照規(guī)定的用途使用發(fā)票：增值稅專用發(fā)票只能用于增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目，不得用于非增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目；增值稅普通發(fā)票應(yīng)按照實(shí)際業(yè)務(wù)情況如實(shí)開具，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.不得拆本使用發(fā)票：發(fā)票應(yīng)整本開具，不得拆本使用，確保發(fā)票號碼的連續(xù)性。3.不得擴(kuò)大發(fā)票使用范圍：不得超經(jīng)營范圍開具發(fā)票，不得開具與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票。（三）發(fā)票的繳銷1.繳銷原因：發(fā)票繳銷是指將已開具的發(fā)票或未使用的空白發(fā)票交回稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行核銷的行為。發(fā)票繳銷的原因包括發(fā)票改版、換版、停止使用、發(fā)票丟失被盜、發(fā)票損壞等。2.繳銷流程：發(fā)票保管人員填寫《發(fā)票繳銷申請表》，注明繳銷發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、繳銷原因等信息，并提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由發(fā)票保管人員將需要繳銷的發(fā)票交回稅務(wù)機(jī)關(guān)，并取得稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《發(fā)票繳銷證明》。七、發(fā)票的查驗(yàn)與認(rèn)證（一）發(fā)票查驗(yàn)1.查驗(yàn)方式：公司應(yīng)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（）對取得的增值稅發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)。對于其他發(fā)票，如機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，可通過當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)指定的查驗(yàn)渠道進(jìn)行查驗(yàn)。2.查驗(yàn)要求：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在取得發(fā)票后，應(yīng)及時進(jìn)行查驗(yàn)，并將查驗(yàn)結(jié)果告知財務(wù)部門。財務(wù)部門在審核發(fā)票時，應(yīng)再次進(jìn)行查驗(yàn)，確保發(fā)票的真實(shí)性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果異常，應(yīng)及時與銷售方聯(lián)系核實(shí)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）發(fā)票認(rèn)證1.認(rèn)證方式：對于取得的增值稅專用發(fā)票，公司應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)（自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)）通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進(jìn)行認(rèn)證。認(rèn)證方式包括手工認(rèn)證和自動認(rèn)證，公司可根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的認(rèn)證方式。2.認(rèn)證要求：財務(wù)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)發(fā)票認(rèn)證工作，確保發(fā)票認(rèn)證的及時性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)認(rèn)證結(jié)果異常，應(yīng)及時與稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系核實(shí)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門定期檢查：財務(wù)部門應(yīng)定期對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用、查驗(yàn)、認(rèn)證等環(huán)節(jié)。檢查方式可以采用實(shí)地檢查、抽查發(fā)票、查閱臺賬等方式。2.審計(jì)部門不定期審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)不定期對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審計(jì)發(fā)票管理的合規(guī)性、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時反饋給公司管理層，并提出改進(jìn)建議。（二）外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供發(fā)票管理資料，接受稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)公司存在發(fā)票管理違規(guī)行為，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門的要求及時進(jìn)行整改，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、責(zé)任追究（一）對違反發(fā)票管理規(guī)定行為的界定1.未按照規(guī)定開具發(fā)票：如未按照規(guī)定的時限、順序、欄目開具發(fā)票，未全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具發(fā)票，項(xiàng)目填寫不齊全，字跡模糊，未加蓋發(fā)票專用章等。2.未按照規(guī)定取得發(fā)票：如取得虛假發(fā)票，取得不符合規(guī)定的發(fā)票，未在規(guī)定期限內(nèi)取得發(fā)票等。3.未按照規(guī)定保管發(fā)票：如發(fā)票丟失、被盜、損毀，未按照規(guī)定建立發(fā)票臺賬，未定期盤點(diǎn)發(fā)票等。4.未按照規(guī)定使用發(fā)票：如轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，虛開發(fā)票，擴(kuò)大發(fā)票使用范圍等。5.未按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)與認(rèn)證：如未按照規(guī)定對發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)，未在規(guī)定期限內(nèi)對增值稅專用發(fā)票進(jìn)行認(rèn)證等。（二）責(zé)任追究措施1.批評教育：對于初次違反發(fā)票管理規(guī)定且情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對于違反發(fā)票管理規(guī)定給公司造成