印刷用品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印刷用品的管理，規(guī)范印刷用品的采購、使用、存儲等流程，確保印刷用品的合理使用，提高工作效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及印刷用品的部門和人員，包括但不限于行政部門、各業(yè)務(wù)部門、分支機構(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保印刷用品的采購、使用等活動合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)工作實際需求，合理規(guī)劃印刷用品的采購數(shù)量和種類，避免浪費。3.節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用印刷用品，降低公司運營成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在印刷用品管理中的職責(zé)，確保各項工作有序開展。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負責(zé)制定印刷用品年度采購計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.統(tǒng)一負責(zé)印刷用品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.建立印刷用品庫存管理制度，定期盤點庫存，確保賬物相符。4.對各部門印刷用品的使用情況進行監(jiān)督和檢查，提供必要的支持和服務(wù)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交印刷用品需求申請。2.負責(zé)本部門印刷用品的領(lǐng)用、使用和保管，合理控制使用數(shù)量，避免浪費。3.配合行政部門做好印刷用品的盤點工作，及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核印刷用品采購費用的報銷，確保費用支出符合公司財務(wù)制度。2.對印刷用品的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計劃制定1.行政部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、各部門工作任務(wù)等，綜合考慮歷史使用數(shù)據(jù)，制定印刷用品年度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確印刷用品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.年度采購計劃需經(jīng)各部門負責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集印刷用品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商。2.新供應(yīng)商的引入需經(jīng)過嚴格的考察和審批程序?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)文件，實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量控制體系等情況?？疾旌细窈?，填寫《新供應(yīng)商審批表》，經(jīng)行政部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可列入供應(yīng)商名錄。（三）采購合同簽訂1.行政部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括印刷用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門進行付款審核和賬務(wù)處理。（四）采購執(zhí)行1.行政部門根據(jù)采購合同和實際需求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的時間內(nèi)將印刷用品送達公司指定地點。行政部門負責(zé)對到貨的印刷用品進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。四、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的印刷用品倉庫，用于存放各類印刷用品。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保印刷用品的安全存儲。2.按照印刷用品的種類、規(guī)格、用途等進行分類存放，并建立清晰的標識，便于查找和管理。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對印刷用品庫存進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，應(yīng)確保賬物相符，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因并進行處理。2.盤點結(jié)束后，編制《印刷用品庫存盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。盤點表應(yīng)包括印刷用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬面數(shù)、實有數(shù)、盤盈盤虧情況及原因等內(nèi)容。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)印刷用品的歷史使用數(shù)據(jù)和采購周期，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標。當庫存數(shù)量低于預(yù)警指標時，及時發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員及時采購。2.庫存預(yù)警信息可通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送給行政部門負責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等相關(guān)人員。五、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.各業(yè)務(wù)部門因工作需要領(lǐng)用印刷用品時，應(yīng)填寫《印刷用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用印刷用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審批。2.對于批量較大或特殊用途的印刷用品領(lǐng)用申請，還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.行政部門根據(jù)審批后的《印刷用品領(lǐng)用申請表》，按照庫存情況進行發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)認真核對領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準確無誤。2.領(lǐng)用人應(yīng)在《印刷用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認，領(lǐng)取印刷用品后妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工樹立節(jié)約意識，合理使用印刷用品。提倡雙面印刷、按需印刷，減少不必要的印刷浪費。2.對于重要文件和資料的印刷，應(yīng)進行嚴格的審核和審批，確保印刷內(nèi)容準確無誤，避免因錯誤印刷造成浪費。（二）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門印刷用品的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印刷數(shù)量、使用用途、是否存在浪費現(xiàn)象等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于浪費印刷用品的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。七、廢舊印刷用品管理（一）回收處理1.各部門應(yīng)將廢舊印刷用品及時分類整理，交行政部門統(tǒng)一回收。行政部門對回收的廢舊印刷用品進行集中存放，并定期聯(lián)系有資質(zhì)的回收單位進行處理。2.廢舊印刷用品的回收處理應(yīng)做好記錄，包括回收時間、回收數(shù)量、處理單位等信息。（二）環(huán)保要求1.在廢舊印刷用品的回收處理過程中，應(yīng)嚴格遵守國家環(huán)保法律法規(guī)的要求，確保不對環(huán)境造成污染。2.對于含有有害物質(zhì)的廢舊印刷用品，如硒鼓、墨盒等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行專門處理，不得隨意丟棄。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門負責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本辦法如有未盡事宜或與國