產(chǎn)品檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品檔案的科學(xué)管理，確保產(chǎn)品檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等各環(huán)節(jié)的查詢和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有產(chǎn)品檔案的管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、用戶反饋記錄等與產(chǎn)品相關(guān)的各類資料。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善產(chǎn)品檔案管理制度；負(fù)責(zé)產(chǎn)品檔案的收集、整理、歸檔、保管和提供利用服務(wù)；對(duì)各部門產(chǎn)品檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的各類檔案資料的整理和移交；配合檔案管理部門做好產(chǎn)品檔案的審核和歸檔工作。3.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的各類檔案資料的整理和移交；按照檔案管理要求，規(guī)范產(chǎn)品生產(chǎn)記錄的填寫和保存。4.銷售部門負(fù)責(zé)收集和整理產(chǎn)品銷售過(guò)程中的相關(guān)資料，如銷售合同、客戶信息等，并及時(shí)移交檔案管理部門；協(xié)助檔案管理部門做好產(chǎn)品售后檔案的收集工作。5.售后部門負(fù)責(zé)收集和整理產(chǎn)品售后維修、保養(yǎng)、客戶投訴等方面的檔案資料，并及時(shí)移交檔案管理部門；對(duì)產(chǎn)品售后檔案進(jìn)行分析，為產(chǎn)品改進(jìn)提供依據(jù)。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。產(chǎn)品檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。產(chǎn)品檔案應(yīng)如實(shí)反映產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和售后等全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則。產(chǎn)品檔案應(yīng)涵蓋產(chǎn)品從立項(xiàng)到報(bào)廢的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案資料的全面性。4.準(zhǔn)確性原則。產(chǎn)品檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范。5.保密性原則。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的產(chǎn)品檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、產(chǎn)品檔案的收集（一）收集范圍1.產(chǎn)品研發(fā)階段產(chǎn)品立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告。產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更記錄。技術(shù)文件，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)總結(jié)等。產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試記錄。2.產(chǎn)品生產(chǎn)階段生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)任務(wù)單。原材料采購(gòu)合同、檢驗(yàn)報(bào)告。生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄。生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備運(yùn)行日志。3.產(chǎn)品銷售階段銷售合同、訂單。客戶信息資料。市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售數(shù)據(jù)分析報(bào)告。4.產(chǎn)品售后階段產(chǎn)品維修記錄、保養(yǎng)記錄?？蛻敉对V處理記錄、客戶反饋意見。產(chǎn)品召回記錄、售后服務(wù)報(bào)告。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)產(chǎn)品檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的產(chǎn)品檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件形式的產(chǎn)品檔案，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）收集時(shí)間1.產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后，研發(fā)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案資料整理完畢并移交檔案管理部門。2.產(chǎn)品生產(chǎn)批次結(jié)束后，生產(chǎn)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將生產(chǎn)檔案資料整理完畢并移交檔案管理部門。3.產(chǎn)品銷售合同簽訂后，銷售部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同及相關(guān)資料移交檔案管理部門。4.產(chǎn)品售后維修、保養(yǎng)、投訴處理等工作完成后，售后部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。三、產(chǎn)品檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品檔案按照產(chǎn)品類別、形成階段、保管期限等進(jìn)行分類。1.產(chǎn)品類別分類根據(jù)公司產(chǎn)品的種類，分為[具體產(chǎn)品類別1]、[具體產(chǎn)品類別2]、……、[具體產(chǎn)品類別n]等。2.形成階段分類分為研發(fā)檔案、生產(chǎn)檔案、銷售檔案、售后檔案等。3.保管期限分類根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，分為永久保管、長(zhǎng)期保管（[X]年）、短期保管（[X]年）。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案對(duì)收集到的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序，按照檔案編號(hào)順序依次排列。去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。編寫檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.電子檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案進(jìn)行文件夾和文件名的規(guī)范命名。建立電子檔案索引，便于快速查找和利用。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）編號(hào)規(guī)則產(chǎn)品檔案編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則]，例如：[編號(hào)示例]。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。四、產(chǎn)品檔案的歸檔（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的產(chǎn)品檔案資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、檢查，符合要求的予以接收。3.檔案管理人員按照整理方法對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編號(hào)，然后進(jìn)行歸檔。4.歸檔后的產(chǎn)品檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，確保檔案的可查詢性。（二）歸檔要求1.歸檔的產(chǎn)品檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合檔案整理和分類要求。2.歸檔的檔案資料應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，便于保管和查閱。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。五、產(chǎn)品檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限產(chǎn)品檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，具體如下：1.永久保管產(chǎn)品立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告。涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的產(chǎn)品檔案。2.長(zhǎng)期保管（[X]年）產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件等。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、重大質(zhì)量事故處理記錄。3.短期保管（[X]年）生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)任務(wù)單、原材料采購(gòu)合同等。產(chǎn)品售后維修記錄、客戶投訴處理記錄等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好清查記錄。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的丟失、損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。六、產(chǎn)品檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱產(chǎn)品檔案。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員因業(yè)務(wù)需要查閱產(chǎn)品檔案。3.公司外部有關(guān)單位因合作、調(diào)研等需要查閱產(chǎn)品檔案，但必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱產(chǎn)品檔案，應(yīng)填寫《產(chǎn)品檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱產(chǎn)品檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要借閱產(chǎn)品檔案的，應(yīng)填寫《產(chǎn)品檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制產(chǎn)品檔案的，應(yīng)填寫《產(chǎn)品檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、用途等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)產(chǎn)品檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、產(chǎn)品檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則。鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則。成立由檔案管理部門、產(chǎn)品研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、售后部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等環(huán)節(jié)的參考作用。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的產(chǎn)品檔案編制《產(chǎn)品檔案銷毀清單》。2.《產(chǎn)品檔案銷毀清單》經(jīng)公司