專(zhuān)利檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專(zhuān)利檔案管理，有效保護(hù)和利用專(zhuān)利信息資源，促進(jìn)公司技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)在專(zhuān)利申請(qǐng)、審批、維持、轉(zhuǎn)讓、許可使用等過(guò)程中形成的各類(lèi)專(zhuān)利檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司專(zhuān)利檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保專(zhuān)利檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則專(zhuān)利檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)專(zhuān)利檔案的安全保密工作，防止專(zhuān)利信息泄露，保障公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)安全。4.方便利用原則建立健全專(zhuān)利檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)專(zhuān)利檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司專(zhuān)利檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司專(zhuān)利檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立和維護(hù)公司專(zhuān)利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)利檔案的信息化管理。4.組織開(kāi)展專(zhuān)利檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司的技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略實(shí)施等提供信息支持。5.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門(mén)的專(zhuān)利檔案管理工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)專(zhuān)利申請(qǐng)、審批、維持、轉(zhuǎn)讓、許可使用等過(guò)程中形成的專(zhuān)利文件材料的收集、整理，并及時(shí)移交知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)歸檔。2.配合知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)做好專(zhuān)利檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守公司專(zhuān)利檔案管理制度，確保本部門(mén)專(zhuān)利信息的安全保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)專(zhuān)利檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等。2.維護(hù)專(zhuān)利檔案的安全和完整，定期檢查檔案保管情況，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部人員提供專(zhuān)利檔案的查閱、借閱服務(wù)。4.協(xié)助知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)利檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.專(zhuān)利申請(qǐng)文件，包括請(qǐng)求書(shū)、說(shuō)明書(shū)、權(quán)利要求書(shū)、附圖、摘要等。2.專(zhuān)利審批過(guò)程中的各類(lèi)文件，如受理通知書(shū)、審查意見(jiàn)通知書(shū)、駁回決定、授權(quán)通知書(shū)等。3.專(zhuān)利維持文件，如年費(fèi)繳納憑證、專(zhuān)利登記簿副本等。4.專(zhuān)利轉(zhuǎn)讓、許可使用文件，如轉(zhuǎn)讓合同、許可合同、備案證明等。5.與專(zhuān)利相關(guān)的其他文件材料，如專(zhuān)利檢索報(bào)告、專(zhuān)利評(píng)估報(bào)告、專(zhuān)利侵權(quán)分析報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)利文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.專(zhuān)利文件材料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤。3.收集的專(zhuān)利文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（三）整理方法1.按照專(zhuān)利申請(qǐng)的類(lèi)別、年份、申請(qǐng)?zhí)柕冗M(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份專(zhuān)利文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制專(zhuān)利檔案目錄，目錄應(yīng)包括專(zhuān)利名稱、申請(qǐng)?zhí)?、申?qǐng)人、發(fā)明人、申請(qǐng)日期、授權(quán)日期、專(zhuān)利類(lèi)別、檔案編號(hào)等信息。4.將整理好的專(zhuān)利文件材料按照檔案編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、專(zhuān)利名稱、申請(qǐng)人等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門(mén)在專(zhuān)利文件材料收集整理完畢后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《專(zhuān)利檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門(mén)，一份隨檔案移交知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)對(duì)移交的專(zhuān)利檔案進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，辦理檔案接收手續(xù)，并在《專(zhuān)利檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員將審核后的專(zhuān)利檔案按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，并將檔案信息錄入專(zhuān)利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）保管期限1.發(fā)明專(zhuān)利檔案保管期限為自授權(quán)之日起20年。2.實(shí)用新型專(zhuān)利檔案保管期限為自授權(quán)之日起10年。3.外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利檔案保管期限為自授權(quán)之日起10年。（三）保管要求1.專(zhuān)利檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.專(zhuān)利檔案應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和利用。4.定期對(duì)專(zhuān)利檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱專(zhuān)利檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《專(zhuān)利檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，指定檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱專(zhuān)利檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《專(zhuān)利檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱專(zhuān)利檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《專(zhuān)利檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，辦理檔案借閱手續(xù)，并收取一定的押金。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的專(zhuān)利檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司核心技術(shù)或商業(yè)秘密的專(zhuān)利檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.外單位人員查閱和借閱公司專(zhuān)利檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)專(zhuān)利檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括專(zhuān)利檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（二）鑒定工作1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的專(zhuān)利檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、技術(shù)專(zhuān)家等。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)專(zhuān)利檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的專(zhuān)利檔案，應(yīng)填寫(xiě)《專(zhuān)利檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)利檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議。2.對(duì)涉及公司核心技術(shù)或商業(yè)秘密的專(zhuān)利檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。3.在專(zhuān)利檔案的查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)要求查閱人員和借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立健全專(zhuān)利檔