協(xié)議臺(tái)賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司協(xié)議管理，規(guī)范協(xié)議臺(tái)賬的建立、維護(hù)和使用，提高協(xié)議管理的效率和質(zhì)量，防范協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部單位或個(gè)人簽訂的各類協(xié)議，包括但不限于采購(gòu)協(xié)議、銷(xiāo)售協(xié)議、服務(wù)協(xié)議、租賃合同、技術(shù)合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則協(xié)議的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保協(xié)議合法有效。2.全面管理原則對(duì)協(xié)議從簽訂前的審核、簽訂過(guò)程的控制、簽訂后的履行及相關(guān)資料的歸檔等進(jìn)行全過(guò)程管理。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)措施，有效防范和化解協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)。4.責(zé)任明確原則明確各部門(mén)在協(xié)議管理中的職責(zé)，確保協(xié)議管理工作落實(shí)到人。二、協(xié)議臺(tái)賬管理職責(zé)（一）管理部門(mén)及職責(zé)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)議文本的合法性審查，對(duì)協(xié)議條款的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估并提出修改建議。參與重大協(xié)議的談判、起草和簽訂工作，提供法律支持。指導(dǎo)和監(jiān)督協(xié)議臺(tái)賬的建立和管理工作，對(duì)協(xié)議管理中的法律問(wèn)題進(jìn)行解答和處理。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)議的發(fā)起、談判、起草、簽訂、履行、變更、終止等具體業(yè)務(wù)操作。提供協(xié)議簽訂所需的相關(guān)資料和信息，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。定期對(duì)協(xié)議履行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決協(xié)議履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)本部門(mén)協(xié)議臺(tái)賬的建立、更新和維護(hù)工作，并按要求向管理部門(mén)報(bào)送相關(guān)信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)參與涉及財(cái)務(wù)條款的協(xié)議審核，對(duì)協(xié)議中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)協(xié)議款項(xiàng)的收付管理，按照協(xié)議約定及時(shí)辦理款項(xiàng)結(jié)算。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)協(xié)議執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)議檔案的歸檔、保管和查閱工作，確保協(xié)議檔案的安全和完整。按照檔案管理規(guī)定對(duì)協(xié)議檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，便于查詢和利用。（二）人員職責(zé)1.協(xié)議經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)協(xié)議的具體經(jīng)辦工作，包括收集資料、起草文本、組織談判、簽訂協(xié)議等。嚴(yán)格按照本辦法和相關(guān)流程辦理協(xié)議業(yè)務(wù)，確保協(xié)議簽訂和履行的合規(guī)性。及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)管理部門(mén)匯報(bào)協(xié)議進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題。2.協(xié)議審核人員對(duì)協(xié)議文本進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查協(xié)議條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性和可行性。提出審核意見(jiàn)和建議，對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。3.協(xié)議審批人員根據(jù)授權(quán)對(duì)協(xié)議進(jìn)行審批，對(duì)協(xié)議的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)狀況等進(jìn)行全面評(píng)估。做出審批決定，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。三、協(xié)議臺(tái)賬的建立（一）臺(tái)賬內(nèi)容協(xié)議臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄協(xié)議的基本信息、簽訂情況、履行情況等，具體內(nèi)容包括但不限于：1.協(xié)議編號(hào)：為每份協(xié)議賦予唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和管理。2.協(xié)議名稱：準(zhǔn)確反映協(xié)議的主要內(nèi)容。3.簽訂日期：記錄協(xié)議簽訂的具體時(shí)間。4.簽訂雙方：明確協(xié)議的甲方和乙方。5.協(xié)議類型：如采購(gòu)協(xié)議、銷(xiāo)售協(xié)議等。6.協(xié)議金額：填寫(xiě)協(xié)議約定的金額。7.履行期限：注明協(xié)議開(kāi)始履行和結(jié)束履行的時(shí)間。8.關(guān)鍵條款摘要：摘錄協(xié)議中的重要條款，如標(biāo)的、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。9.簽訂流程記錄：包括協(xié)議的發(fā)起、審核、審批等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。10.履行情況記錄：跟蹤記錄協(xié)議的履行進(jìn)度，如貨物交付情況、款項(xiàng)收付情況、服務(wù)提供情況等。11.變更記錄：記錄協(xié)議履行過(guò)程中發(fā)生的變更事項(xiàng)及相關(guān)情況。12.終止記錄：如協(xié)議提前終止，記錄終止原因、時(shí)間及相關(guān)后續(xù)處理情況。（二）建立方式協(xié)議臺(tái)賬應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式建立。電子臺(tái)賬應(yīng)使用公司統(tǒng)一的管理軟件進(jìn)行記錄和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可查詢性。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔，與電子臺(tái)賬內(nèi)容保持一致。（三）建立時(shí)間協(xié)議簽訂后，協(xié)議經(jīng)辦人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將協(xié)議基本信息錄入?yún)f(xié)議臺(tái)賬，并將協(xié)議紙質(zhì)文本提交檔案管理部門(mén)歸檔。對(duì)于重大協(xié)議或涉及多個(gè)部門(mén)的協(xié)議，應(yīng)在協(xié)議簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成臺(tái)賬建立和相關(guān)資料的流轉(zhuǎn)。四、協(xié)議臺(tái)賬的維護(hù)（一）信息更新1.協(xié)議履行過(guò)程中，如發(fā)生協(xié)議變更、終止等情況，協(xié)議經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)在協(xié)議臺(tái)賬中更新相關(guān)信息，并注明變更或終止的原因、時(shí)間等詳細(xì)情況。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期將協(xié)議款項(xiàng)的收付情況反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)據(jù)此更新協(xié)議臺(tái)賬中的履行情況記錄。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將協(xié)議履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來(lái)函件等相關(guān)資料整理歸檔，并在協(xié)議臺(tái)賬中記錄資料的歸檔情況。（二）定期核對(duì)1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)每月對(duì)本部門(mén)的協(xié)議臺(tái)賬進(jìn)行自查，核對(duì)協(xié)議履行情況與臺(tái)賬記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)每季度對(duì)協(xié)議臺(tái)賬進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查協(xié)議的合法性、合規(guī)性以及風(fēng)險(xiǎn)防控措施的落實(shí)情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)每半年與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)協(xié)議款項(xiàng)的收付情況，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)共同查找原因，及時(shí)進(jìn)行處理。（三）數(shù)據(jù)備份協(xié)議臺(tái)賬管理軟件應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。數(shù)據(jù)備份頻率為每周一次，重要數(shù)據(jù)應(yīng)增加備份次數(shù)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。五、協(xié)議臺(tái)賬的使用（一）查詢權(quán)限1.協(xié)議經(jīng)辦人員可查詢本人經(jīng)辦協(xié)議的詳細(xì)信息及履行情況。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人可查詢本部門(mén)所有協(xié)議的臺(tái)賬信息。3.法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等相關(guān)管理部門(mén)根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)可查詢協(xié)議臺(tái)賬中的相關(guān)信息。4.公司高層管理人員因工作需要，可查詢特定協(xié)議的臺(tái)賬信息，但應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）使用范圍協(xié)議臺(tái)賬信息主要用于公司內(nèi)部的協(xié)議管理、決策支持、風(fēng)險(xiǎn)防控等工作。具體包括：1.為協(xié)議的簽訂、履行、變更、終止等提供參考依據(jù)。2.對(duì)協(xié)議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.為公司的財(cái)務(wù)核算、審計(jì)、稅務(wù)等工作提供數(shù)據(jù)支持。4.作為公司評(píng)估協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)、制定協(xié)議管理制度和流程的重要參考。（三）數(shù)據(jù)共享在確保信息安全和符合相關(guān)規(guī)定的前提下，協(xié)議臺(tái)賬信息可在公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)之間進(jìn)行共享。共享方式應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行，明確共享的范圍、權(quán)限和流程，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確和安全。六、協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)防控（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)協(xié)議臺(tái)賬進(jìn)行梳理，結(jié)合協(xié)議履行情況和行業(yè)動(dòng)態(tài)，識(shí)別可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)在協(xié)議簽訂和履行過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)變化、對(duì)方履約能力等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)對(duì)協(xié)議款項(xiàng)收付情況的分析，識(shí)別財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，如資金回籠風(fēng)險(xiǎn)、壞賬風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.針對(duì)識(shí)別出的協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)，由法務(wù)部門(mén)牽頭，組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)從風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、影響程度等方面進(jìn)行綜合考量，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)協(xié)議，可采取常規(guī)的管理措施，加強(qiáng)日常監(jiān)控和跟蹤。2.對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)協(xié)議，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)對(duì)方案，明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，如增加擔(dān)保條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督等。3.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)協(xié)議，應(yīng)暫停簽訂或履行，重新進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和談判，必要時(shí)尋求專業(yè)法律意見(jiàn)，采取有效的風(fēng)險(xiǎn)化解措施，如解除協(xié)議、變更協(xié)議條款等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)協(xié)議臺(tái)賬管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查協(xié)議管理流程的執(zhí)行情況、臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性等。2.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)議簽訂和履行過(guò)程中的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)協(xié)議管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。（二）考核機(jī)制1.建立協(xié)議臺(tái)賬管理考核制度，將協(xié)議管理工作納入各部門(mén)和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。2.考