分局檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)分局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于分局各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：分局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由分局辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映分局各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與分局工作相關(guān)的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。（四）檔案定義本辦法所稱檔案，是指分局在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、聲像等。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定分局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)分局各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查分局各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。5.做好檔案的安全保密工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交分局辦公室。3.配合辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，落實(shí)檔案安全保密措施。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、上架、保管等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為分局各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。5.做好檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與分局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.分局制定的各類(lèi)文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.分局召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.分局開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表、合同等。5.分局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.分局財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.分局固定資產(chǎn)管理中形成的文件、資料、清單等。8.分局開(kāi)展的各類(lèi)宣傳、教育、文化活動(dòng)中形成的文件、資料、照片、音像等。9.其他與分局工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.收集的檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理的質(zhì)量。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、人事檔案類(lèi)、財(cái)務(wù)檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.分局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件；本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。4.短期保管的檔案主要包括：本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的短期臨時(shí)性文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的短期臨時(shí)性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的短期臨時(shí)性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于短期臨時(shí)性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，短期臨時(shí)性的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的短期臨時(shí)性文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于短期臨時(shí)性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的季度或季度以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合分局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，綜合判定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)分局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告分局分管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.分局各部門(mén)及所屬單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交分局辦公室。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.分局辦公室應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和分局檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞分局中心工作，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利。（二）利用范圍1.分局內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與分局相關(guān)的檔案。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱本人檔案或與本人相關(guān)的檔案。（三）利用手續(xù)1.分局內(nèi)部各部門(mén)查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案庫(kù)房查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前與分局辦公室聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)分局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人陪同。3.個(gè)人查閱本人檔案或與本人相關(guān)的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)身份后，方可查閱。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案庫(kù)房查閱紙質(zhì)檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)分局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。