農(nóng)險(xiǎn)單證管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“農(nóng)險(xiǎn)”）單證管理，規(guī)范單證印制、使用、保管、核銷(xiāo)等行為，防范單證管理風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保險(xiǎn)法》《農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)條例》以及相關(guān)保險(xiǎn)監(jiān)管規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在開(kāi)展農(nóng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及的各類(lèi)單證，包括保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)憑證、批單、投保單、分戶(hù)投保清單、理賠清單等?；驹瓌t1.合法性原則：?jiǎn)巫C管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和保險(xiǎn)監(jiān)管要求，確保單證的印制、使用等行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)巫C內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映保險(xiǎn)合同條款和業(yè)務(wù)操作要求，避免因單證錯(cuò)誤導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。3.安全性原則：加強(qiáng)單證保管，防止單證遺失、被盜、篡改等情況發(fā)生，保障公司和客戶(hù)的合法權(quán)益。4.便捷性原則：在確保風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，優(yōu)化單證管理流程，提高業(yè)務(wù)辦理效率，為客戶(hù)提供便捷的服務(wù)。單證印制管理印制計(jì)劃1.公司業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)農(nóng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，提前制定年度單證印制計(jì)劃，并提交至單證管理部門(mén)。2.印制計(jì)劃應(yīng)明確單證種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量、印制時(shí)間等內(nèi)容，確保單證供應(yīng)與業(yè)務(wù)發(fā)展相匹配。印制廠家選擇1.單證管理部門(mén)負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定的程序，選擇具有良好信譽(yù)和印制能力的廠家承擔(dān)農(nóng)險(xiǎn)單證印制工作。2.對(duì)印制廠家的選擇應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估和審核，包括廠家的資質(zhì)、設(shè)備、技術(shù)、管理水平等方面，確保其能夠滿(mǎn)足公司單證印制質(zhì)量和安全要求。印制合同簽訂1.與選定的印制廠家簽訂詳細(xì)的印制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至公司法律合規(guī)部門(mén)備案。印制過(guò)程監(jiān)督1.單證管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)印制廠家的印制過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保印制質(zhì)量符合公司要求。2.監(jiān)督內(nèi)容包括紙張選用、印刷工藝、圖文清晰度、顏色準(zhǔn)確性、裝訂質(zhì)量等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求廠家整改。單證驗(yàn)收1.單證印制完成后，由單證管理部門(mén)組織相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的單證應(yīng)及時(shí)入庫(kù)保管，驗(yàn)收不合格的單證應(yīng)要求廠家重新印制或采取其他補(bǔ)救措施。單證使用管理領(lǐng)用管理1.各分支機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)單證領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用單證的種類(lèi)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至單證管理部門(mén)。2.單證管理部門(mén)對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定發(fā)放單證，并做好領(lǐng)用登記工作。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，確保單證領(lǐng)用手續(xù)齊全。使用規(guī)范1.農(nóng)險(xiǎn)單證應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和流程使用，不得擅自更改單證內(nèi)容或挪作他用。2.保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)憑證等單證應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，并確保信息與單證內(nèi)容一致。3.填寫(xiě)單證時(shí)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色墨水筆，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。4.涉及多聯(lián)的單證，應(yīng)一次填寫(xiě)完畢，確保各聯(lián)內(nèi)容一致。作廢管理1.因業(yè)務(wù)變更、退保、注銷(xiāo)等原因需要作廢的單證，應(yīng)在單證上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因和日期。2.作廢單證應(yīng)及時(shí)交回單證管理部門(mén)，由單證管理部門(mén)集中進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，不得隨意丟棄或留存。3.對(duì)作廢單證的處理情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括作廢單證的種類(lèi)、數(shù)量、處理時(shí)間、處理方式等信息。單證保管管理保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的單證保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保單證安全。2.單證應(yīng)分類(lèi)存放，按照單證種類(lèi)、年度、批次等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。3.對(duì)重要單證應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，相互監(jiān)督制約，確保單證保管安全。保管期限1.農(nóng)險(xiǎn)單證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和保險(xiǎn)監(jiān)管規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)憑證等主要單證的保管期限為五年，其他單證的保管期限為三年。2.保管期限自業(yè)務(wù)發(fā)生或單證制作完成之日起計(jì)算。定期盤(pán)點(diǎn)1.單證管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)單證進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。單證核銷(xiāo)管理核銷(xiāo)申請(qǐng)1.各分支機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門(mén)在單證使用完畢后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)單證，并填寫(xiě)單證核銷(xiāo)申請(qǐng)表，注明核銷(xiāo)單證的種類(lèi)、數(shù)量、使用情況等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至單證管理部門(mén)。核銷(xiāo)審核1.單證管理部門(mén)對(duì)核銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括單證的使用情況、作廢情況、保管情況等。2.審核通過(guò)后，單證管理部門(mén)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行核銷(xiāo)操作，并將核銷(xiāo)結(jié)果反饋給申請(qǐng)部門(mén)。核銷(xiāo)檔案管理1.單證核銷(xiāo)后，應(yīng)將相關(guān)核銷(xiāo)資料整理歸檔，包括核銷(xiāo)申請(qǐng)表、業(yè)務(wù)憑證、作廢單證等。2.核銷(xiāo)檔案應(yīng)妥善保管，保管期限與單證保管期限一致，以備監(jiān)管檢查和內(nèi)部審計(jì)使用。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)農(nóng)險(xiǎn)單證管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保單證管理辦法的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括單證印制、使用、保管、核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、安全性等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。責(zé)任追究1.對(duì)違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致單證管理出現(xiàn)問(wèn)題的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括