公文管理辦法保密一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文在傳遞、使用、保管等過程中的保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在處理和使用涉及公司機(jī)密信息的公文時(shí)的保密管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)以及行業(yè)關(guān)于公文保密的相關(guān)規(guī)定，確保公文管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別公文的保密要求和管理措施。3.全程保密原則：對(duì)公文從起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管到銷毀的全過程實(shí)施保密管理，防止信息泄露。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反公文保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、公文保密等級(jí)劃分（一）絕密級(jí)公文1.定義：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露會(huì)給公司帶來極其嚴(yán)重?fù)p失的公文。2.標(biāo)識(shí)：在公文首頁左上角標(biāo)注“絕密”字樣，并用紅色字體突出顯示。3.管理要求：嚴(yán)格限定知悉范圍，僅限于公司高層管理人員及極少數(shù)因工作需要必須接觸的核心人員。存儲(chǔ)于專門的加密存儲(chǔ)設(shè)備，實(shí)行專人專管。傳遞過程中必須采用加密傳輸方式，并有專人護(hù)送。（二）機(jī)密級(jí)公文1.定義：包含公司重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財(cái)務(wù)機(jī)密等，泄露后會(huì)對(duì)公司造成較大損害的公文。2.標(biāo)識(shí)：在公文首頁左上角標(biāo)注“機(jī)密”字樣，字體為藍(lán)色。3.管理要求：知悉范圍嚴(yán)格控制在相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及必要的工作人員。存儲(chǔ)于設(shè)有訪問權(quán)限控制的存儲(chǔ)系統(tǒng)，定期備份。傳遞時(shí)采用加密或密封傳遞方式，確保安全。（三）秘密級(jí)公文1.定義：涉及公司一般性商業(yè)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響的公文。2.標(biāo)識(shí)：在公文首頁左上角標(biāo)注“秘密”字樣，字體為黑色。3.管理要求：知悉范圍為相關(guān)部門的工作人員。存儲(chǔ)于普通辦公存儲(chǔ)設(shè)備，但要設(shè)置訪問密碼。傳遞時(shí)可采用普通郵寄或內(nèi)部傳遞方式，但要注意防止丟失。三、公文起草與審核中的保密（一）起草要求1.起草人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的內(nèi)容要妥善處理，不得擅自泄露。2.在起草過程中，盡量減少不必要的人員知悉公文內(nèi)容，如需多人協(xié)作，應(yīng)明確告知保密要求。3.對(duì)于涉及敏感信息的公文，應(yīng)采用加密文檔進(jìn)行起草，并設(shè)置相應(yīng)的訪問密碼。（二）審核要求1.審核人員要對(duì)公文內(nèi)容的保密性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，檢查是否存在敏感信息未妥善處理或表述不當(dāng)?shù)那闆r。2.對(duì)于涉及機(jī)密級(jí)以上的公文，審核人員應(yīng)確保知悉范圍合理，并在審核意見中明確標(biāo)注。3.審核通過后的公文，如發(fā)現(xiàn)存在保密問題，審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，及時(shí)督促起草人員進(jìn)行修改。四、公文簽發(fā)與印制中的保密（一）簽發(fā)要求1.簽發(fā)人在簽發(fā)公文前，應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)涉及保密的事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，確保公文符合保密規(guī)定。2.對(duì)于絕密級(jí)公文，簽發(fā)人應(yīng)親自審批，并嚴(yán)格限定知悉范圍。（二）印制要求1.公文印制應(yīng)在公司指定的具有保密資質(zhì)的印刷場(chǎng)所進(jìn)行，印刷人員要嚴(yán)格遵守保密制度。2.印刷過程中產(chǎn)生的廢頁、廢料等要及時(shí)銷毀，不得隨意丟棄。3.對(duì)印制完成的公文要進(jìn)行嚴(yán)格的清點(diǎn)和核對(duì)，確保數(shù)量準(zhǔn)確，同時(shí)要做好包裝和標(biāo)識(shí)，防止在傳遞過程中出現(xiàn)泄密。五、公文傳遞中的保密（一）內(nèi)部傳遞1.絕密級(jí)公文必須由專人直接送達(dá)收件人，并要求收件人簽收確認(rèn)。2.機(jī)密級(jí)公文可通過公司內(nèi)部加密網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞，但要確保傳輸路徑安全可靠，同時(shí)提醒收件人及時(shí)查收并妥善保管。3.秘密級(jí)公文可采用內(nèi)部辦公郵件、專人送達(dá)或機(jī)要交換等方式傳遞，但要注意防止誤發(fā)或丟失。（二）外部傳遞1.涉及公司機(jī)密的公文如需通過郵政快遞等外部渠道傳遞，應(yīng)選擇具有保密措施的快遞公司，并對(duì)公文進(jìn)行密封包裝，標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)。2.嚴(yán)禁通過普通傳真、互聯(lián)網(wǎng)郵件等易泄密的方式傳遞絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)公文。3.在與外部合作單位傳遞公文時(shí)，要簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。六、公文使用中的保密（一）使用范圍1.公文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的知悉范圍進(jìn)行使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。2.因工作需要查閱、借閱公文的人員，必須履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)使用，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借。（二）使用場(chǎng)所1.絕密級(jí)公文原則上應(yīng)在公司內(nèi)部專門的保密會(huì)議室或辦公室使用，不得攜帶外出。2.機(jī)密級(jí)公文如需在外出辦公時(shí)使用，必須采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。3.秘密級(jí)公文可在一般辦公場(chǎng)所使用，但要注意妥善保管，防止他人未經(jīng)授權(quán)獲取。七、公文保管中的保密（一）存儲(chǔ)設(shè)備管理1.絕密級(jí)公文應(yīng)存儲(chǔ)于專門的加密硬盤、加密U盤等存儲(chǔ)設(shè)備，并設(shè)置高強(qiáng)度密碼。2.機(jī)密級(jí)公文存儲(chǔ)于設(shè)有訪問權(quán)限控制的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存放。3.秘密級(jí)公文可存儲(chǔ)于普通辦公電腦，但要設(shè)置訪問密碼，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)清理。（二）保管場(chǎng)所管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的保密檔案室或文件柜，用于存放涉密公文。2.保密檔案室或文件柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，并有專人負(fù)責(zé)管理。3.非涉密人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入保密檔案室或文件柜存放區(qū)域。（三）定期清查1.定期對(duì)涉密公文進(jìn)行清查，核對(duì)數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，確保公文的完整性和安全性。2.對(duì)于超過保管期限或已失去保存價(jià)值的公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。八、公文銷毀中的保密（一）銷毀范圍1.已過保密期限、無需繼續(xù)保存的公文。2.因工作失誤等原因形成的多余或錯(cuò)誤的公文。3.涉及公司機(jī)密信息且已不再使用的廢舊公文。（二）銷毀方式1.絕密級(jí)公文必須采用粉碎、焚燒等物理方式進(jìn)行銷毀，并由專人監(jiān)督。2.機(jī)密級(jí)公文可采用粉碎或電子數(shù)據(jù)擦除等方式銷毀，銷毀過程要有記錄。3.秘密級(jí)公文可采用碎紙機(jī)粉碎或統(tǒng)一交由專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。（三）銷毀記錄1.對(duì)公文銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量、銷毀方式等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。2.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立保密管理部門，定期對(duì)各部門的公文保密管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文保密自查工作，每月至少進(jìn)行一次自查，并將自查情況上報(bào)公司保密管理部門。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司公文保密管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保公司的公文管理活動(dòng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.根據(jù)審計(jì)意見，及時(shí)調(diào)整和完善公司的公文保密管理制度和措施。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自擴(kuò)大公文知悉范圍。2.泄露公文內(nèi)容，包括口頭、書面或通過電子設(shè)備等方式。3.未按規(guī)定進(jìn)行公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管或銷毀。4.擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借涉密公文。5.因保管不善導(dǎo)致公文丟失、被盜或損壞。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反公文保密規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予