公告關(guān)系管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的公告關(guān)系管理，確保公告信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、有效傳達(dá)，維護(hù)公司/組織與內(nèi)外部相關(guān)方的良好溝通，提升公司/組織的形象和公信力，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)、存在信息交互的外部機(jī)構(gòu)、合作伙伴、客戶、媒體等相關(guān)方之間的公告關(guān)系管理。（三）基本原則1.合法性原則：公告關(guān)系管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息發(fā)布的合法性、合規(guī)性。2.準(zhǔn)確性原則：公告信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假、誤導(dǎo)性信息的傳播。3.及時(shí)性原則：根據(jù)信息的重要性和緊急程度，及時(shí)發(fā)布公告，確保相關(guān)方能夠及時(shí)獲取信息。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.溝通性原則：注重與內(nèi)外部相關(guān)方的溝通互動(dòng)，及時(shí)了解反饋意見(jiàn)，不斷優(yōu)化公告關(guān)系管理工作。二、公告關(guān)系管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公告關(guān)系管理辦法及相關(guān)制度流程。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)部各部門之間的公告信息發(fā)布與溝通工作，確保信息的一致性和協(xié)調(diào)性。3.負(fù)責(zé)與外部媒體、行業(yè)協(xié)會(huì)等相關(guān)機(jī)構(gòu)建立并維護(hù)良好的合作關(guān)系，策劃、組織對(duì)外宣傳活動(dòng)，發(fā)布公司/組織重要公告信息。4.對(duì)公司/組織公告信息進(jìn)行審核把關(guān)，確保信息符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，避免出現(xiàn)違規(guī)信息。5.收集、整理、分析內(nèi)外部相關(guān)方對(duì)公告信息的反饋意見(jiàn)，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)公告信息的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)提交給綜合管理部門。2.根據(jù)公司/組織整體公告計(jì)劃，配合綜合管理部門做好本部門相關(guān)公告信息的發(fā)布工作，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。3.負(fù)責(zé)與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)外部合作伙伴、客戶等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解他們對(duì)公告信息的需求和反饋，反饋給綜合管理部門。（三）法務(wù)合規(guī)部門1.對(duì)公告關(guān)系管理辦法及相關(guān)制度流程進(jìn)行法律合規(guī)審查，確保符合法律法規(guī)要求。2.參與重大公告信息的審核，從法律合規(guī)角度提供專業(yè)意見(jiàn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.協(xié)助處理公告關(guān)系管理過(guò)程中涉及的法律糾紛和合規(guī)問(wèn)題。（四）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)公司/組織公告信息發(fā)布平臺(tái)，確保平臺(tái)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。2.提供技術(shù)支持，保障公告信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)布到指定平臺(tái)，并根據(jù)需要進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化和升級(jí)。3.協(xié)助綜合管理部門做好公告信息的存儲(chǔ)、備份等工作，確保信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。三、公告信息分類與發(fā)布渠道（一）公告信息分類1.公司/組織重大決策類：如戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資項(xiàng)目、組織架構(gòu)調(diào)整等。2.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：包括業(yè)務(wù)進(jìn)展、產(chǎn)品發(fā)布、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、業(yè)績(jī)報(bào)告等。3.政策法規(guī)類：國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)解讀、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變化等。4.人事變動(dòng)類：人員招聘、任免、晉升、離職等。5.社會(huì)責(zé)任類：公司/組織社會(huì)責(zé)任履行情況、公益活動(dòng)等。6.其他類：除上述類別之外的其他重要信息。（二）發(fā)布渠道1.公司/組織官網(wǎng)：設(shè)立專門的公告板塊，及時(shí)發(fā)布各類重要公告信息，方便內(nèi)外部相關(guān)方隨時(shí)查閱。2.內(nèi)部辦公系統(tǒng)：為公司/組織內(nèi)部員工提供信息發(fā)布和共享平臺(tái)，發(fā)布內(nèi)部通知、工作動(dòng)態(tài)等信息。3.社交媒體平臺(tái)：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)和目標(biāo)受眾，選擇合適的社交媒體平臺(tái)（如微信公眾號(hào)、微博、抖音等）發(fā)布相關(guān)公告信息，擴(kuò)大信息傳播范圍。4.新聞媒體：與主流媒體建立合作關(guān)系，通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、媒體通稿等形式，向社會(huì)公眾發(fā)布公司/組織重大公告信息。5.電子郵件：對(duì)于特定的目標(biāo)受眾，通過(guò)電子郵件發(fā)送公告信息，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。6.現(xiàn)場(chǎng)公告：在公司/組織辦公場(chǎng)所、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)等顯著位置張貼公告，方便員工和來(lái)訪人員了解相關(guān)信息。四、公告信息發(fā)布流程（一）信息收集與整理1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公告信息，確保信息內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)收集到的信息進(jìn)行初步整理，按照公告信息分類進(jìn)行歸類，并填寫《公告信息發(fā)布申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明信息的主題、內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布渠道等。3.將填寫好的《公告信息發(fā)布申請(qǐng)表》及相關(guān)信息資料提交給綜合管理部門。（二）信息審核1.綜合管理部門收到《公告信息發(fā)布申請(qǐng)表》后，首先對(duì)信息的格式、內(nèi)容完整性等進(jìn)行初審。2.將初審?fù)ㄟ^(guò)的信息提交給法務(wù)合規(guī)部門進(jìn)行法律合規(guī)審查，確保信息符合法律法規(guī)要求。3.對(duì)于涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)等關(guān)鍵信息，綜合管理部門組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專家進(jìn)行聯(lián)合審核，從不同角度對(duì)信息進(jìn)行評(píng)估，提出修改意見(jiàn)。4.審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并在《公告信息發(fā)布申請(qǐng)表》上簽署審核意見(jiàn)。如審核通過(guò)，則進(jìn)入信息發(fā)布環(huán)節(jié)；如審核不通過(guò)，則將信息退回業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改完善。（三）信息發(fā)布1.經(jīng)審核通過(guò)的公告信息，由綜合管理部門按照既定的發(fā)布渠道和發(fā)布計(jì)劃進(jìn)行發(fā)布。2.在信息發(fā)布過(guò)程中，如遇技術(shù)故障、網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題等導(dǎo)致發(fā)布失敗，信息技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和修復(fù)，并重新安排發(fā)布時(shí)間。3.對(duì)于通過(guò)新聞媒體發(fā)布的公告信息，綜合管理部門應(yīng)提前與媒體溝通協(xié)調(diào)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤地發(fā)布，并跟蹤媒體報(bào)道情況。（四）信息存檔1.公告信息發(fā)布后，信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)將發(fā)布的信息進(jìn)行存檔，建立完善的公告信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公告信息的發(fā)布記錄進(jìn)行整理歸檔，包括《公告信息發(fā)布申請(qǐng)表》、審核意見(jiàn)、發(fā)布渠道及發(fā)布時(shí)間等相關(guān)資料，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、公告關(guān)系維護(hù)與溝通（一）內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)1.建立定期的公告關(guān)系溝通協(xié)調(diào)會(huì)議制度，由綜合管理部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門參加，共同商討公告信息發(fā)布計(jì)劃、溝通協(xié)調(diào)工作中存在的問(wèn)題等。2.加強(qiáng)各部門之間的信息共享與協(xié)作，確保公告信息在公司/組織內(nèi)部能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。3.鼓勵(lì)員工積極參與公告關(guān)系管理工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋，提出合理化建議，共同推動(dòng)公司/組織公告關(guān)系管理工作的不斷優(yōu)化。（二）外部溝通互動(dòng)1.主動(dòng)與外部媒體保持密切聯(lián)系，定期向媒體提供公司/組織的新聞素材和公告信息，加強(qiáng)與媒體的合作與互動(dòng)，提升公司/組織的媒體曝光度和美譽(yù)度。2.對(duì)于媒體的采訪要求和報(bào)道需求，及時(shí)安排專人對(duì)接，提供準(zhǔn)確、全面的信息，積極配合媒體做好宣傳報(bào)道工作。3.建立與外部合作伙伴、客戶等相關(guān)方的溝通機(jī)制，定期收集他們對(duì)公司/組織公告信息的反饋意見(jiàn)，及時(shí)了解他們的需求和關(guān)注點(diǎn)，不斷改進(jìn)公告信息發(fā)布內(nèi)容和形式。4.針對(duì)重要公告信息，通過(guò)召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)、組織線上線下互動(dòng)活動(dòng)等形式，加強(qiáng)與外部相關(guān)方的溝通交流，解答疑問(wèn)，增強(qiáng)他們對(duì)公司/組織的了解和信任。六、公告關(guān)系管理的監(jiān)督與評(píng)估（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部成立公告關(guān)系管理監(jiān)督小組，由綜合管理部門、法務(wù)合規(guī)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公告關(guān)系管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組重點(diǎn)檢查公告信息發(fā)布流程的執(zhí)行情況、信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性、發(fā)布渠道的暢通性等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.建立公告關(guān)系管理投訴舉報(bào)渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工和外部相關(guān)方的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為。（二）評(píng)估指標(biāo)與方法1.制定公告關(guān)系管理評(píng)估指標(biāo)體系，包括信息發(fā)布的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，信息傳播的覆蓋面、影響力，內(nèi)外部相關(guān)方的滿意度等方面。2.采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)估方法，定期（每季度或每半年）對(duì)公告關(guān)系管理工作進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)收集相關(guān)數(shù)據(jù)、開(kāi)展問(wèn)卷調(diào)查、進(jìn)行訪談等方式，獲取評(píng)估所需信息，并對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行量化分析。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)公告關(guān)系管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足之處，制定