煙庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司煙庫存管理，確保煙庫存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存儲安全，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及煙庫存管理的部門和崗位，包括采購、倉儲、銷售、財務(wù)等相關(guān)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家煙草專賣法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保煙庫存管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，賬實相符，為公司決策提供可靠依據(jù)。3.安全性原則：采取有效措施保障煙庫存的存儲安全，防止煙品被盜、受損、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，合理控制庫存水平，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益最大化。二、庫存管理職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)市場需求和銷售預(yù)測，制定合理的煙品采購計劃，確保采購數(shù)量和時間的準(zhǔn)確性。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確采購煙品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保煙品按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉儲部門1.負(fù)責(zé)煙庫存的實物管理，包括煙品的驗收入庫、存儲保管、盤點清查、出庫發(fā)貨等工作。2.按照規(guī)定的存儲條件和要求，對煙品進行分類存放，確保煙品質(zhì)量不受影響。3.建立健全庫存管理制度，加強庫存安全防范措施，定期檢查庫存設(shè)施設(shè)備，確保庫存安全。4.及時記錄庫存動態(tài)信息，保證庫存賬目清晰、準(zhǔn)確，定期與財務(wù)部門核對賬目。（三）銷售部門1.根據(jù)市場銷售情況，及時向采購部門反饋煙品需求信息，協(xié)助采購部門制定采購計劃。2.負(fù)責(zé)煙品的銷售訂單管理，及時處理客戶訂單，確保訂單準(zhǔn)確無誤地傳遞給倉儲部門。3.跟蹤銷售訂單的執(zhí)行情況，及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，解決銷售過程中出現(xiàn)的問題，提高客戶滿意度。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)煙庫存的財務(wù)管理，建立健全庫存財務(wù)核算制度，準(zhǔn)確記錄庫存資金的收支情況。2.定期對庫存進行財務(wù)審計，監(jiān)督庫存管理的合規(guī)性和效益性，確保庫存資金安全。3.根據(jù)庫存管理部門提供的庫存數(shù)據(jù)，進行成本核算和分析，為公司決策提供財務(wù)支持。三、煙品驗收入庫（一）驗收準(zhǔn)備1.倉儲部門在煙品到貨前，應(yīng)做好驗收場地、設(shè)備、人員等方面的準(zhǔn)備工作。2.驗收人員應(yīng)熟悉煙品的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握相關(guān)的驗收工具和儀器的使用。（二）驗收內(nèi)容1.數(shù)量驗收：核對到貨煙品的品種、規(guī)格、數(shù)量是否與采購合同一致。2.質(zhì)量驗收：按照國家煙草專賣法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對煙品的外觀、包裝、內(nèi)在質(zhì)量等進行檢驗。3.包裝驗收：檢查煙品包裝是否完好，有無破損、變形、受潮等情況。（三）驗收流程1.到貨煙品到達(dá)倉庫后，倉儲部門應(yīng)及時通知驗收人員進行驗收。2.驗收人員按照驗收內(nèi)容進行逐一檢查，填寫驗收記錄。3.如發(fā)現(xiàn)煙品數(shù)量、質(zhì)量、包裝等存在問題，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并做好記錄。4.驗收合格的煙品，驗收人員應(yīng)在驗收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的煙品，應(yīng)及時辦理退貨或換貨手續(xù)。四、煙品存儲保管（一）存儲條件1.煙品應(yīng)存儲在干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜的倉庫內(nèi)，倉庫溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)。2.不同品種、規(guī)格、等級的煙品應(yīng)分類存放，并有明顯的標(biāo)識。（二）存儲方式1.煙品應(yīng)采用貨架存儲或堆碼存儲的方式，確保存儲整齊、有序，便于管理和盤點。2.堆碼存儲時，應(yīng)按照煙品的特性和包裝要求進行堆碼，避免煙品受壓、變形。（三）庫存盤點1.倉儲部門應(yīng)定期對煙庫存進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，倉儲部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點人員、時間、范圍、方法等。3.盤點過程中，盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存實物與庫存賬目，如實記錄盤點結(jié)果。4.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，編制盤點差異報告，報相關(guān)部門處理。（四）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫安全管理制度，嚴(yán)禁煙火，禁止無關(guān)人員進入倉庫。3.加強對庫存煙品的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保庫存煙品的安全。五、煙品出庫發(fā)貨（一）發(fā)貨流程1.銷售部門根據(jù)客戶訂單，開具發(fā)貨通知單，通知倉儲部門發(fā)貨。2.倉儲部門接到發(fā)貨通知單后，應(yīng)及時核對訂單信息，準(zhǔn)備發(fā)貨煙品。3.發(fā)貨人員按照發(fā)貨通知單的要求，對發(fā)貨煙品進行核對、清點、包裝，確保發(fā)貨煙品的品種、規(guī)格、數(shù)量準(zhǔn)確無誤。4.發(fā)貨人員在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)后，辦理發(fā)貨手續(xù)，并將發(fā)貨信息及時反饋給銷售部門。（二）發(fā)貨要求1.發(fā)貨煙品應(yīng)包裝完好，標(biāo)識清晰，符合運輸要求。2.發(fā)貨人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)貨通知單的要求發(fā)貨，不得擅自更改發(fā)貨品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對于緊急訂單，應(yīng)優(yōu)先安排發(fā)貨，確?？蛻粜枨蟮玫郊皶r滿足。六、庫存數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控（一）數(shù)據(jù)分析1.倉儲部門應(yīng)定期對庫存數(shù)據(jù)進行分析，包括庫存周轉(zhuǎn)率、庫存結(jié)構(gòu)、庫存成本等指標(biāo)的分析。2.通過數(shù)據(jù)分析，了解庫存動態(tài)情況，發(fā)現(xiàn)庫存管理中存在的問題，為庫存管理決策提供依據(jù)。（二）監(jiān)控指標(biāo)1.庫存周轉(zhuǎn)率：計算公式為：庫存周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均庫存余額。庫存周轉(zhuǎn)率是衡量庫存管理水平的重要指標(biāo)，應(yīng)保持在合理范圍內(nèi)。2.庫存結(jié)構(gòu)：分析不同品種、規(guī)格、等級煙品的庫存占比，確保庫存結(jié)構(gòu)合理，滿足市場需求。3.庫存成本：包括采購成本、存儲成本、管理成本等，應(yīng)通過合理控制庫存水平，降低庫存成本。（三）預(yù)警機制1.建立庫存預(yù)警機制，設(shè)定庫存上限和下限。當(dāng)庫存數(shù)量接近或超出預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門采取措施。2.預(yù)警信息可通過郵件、短信、內(nèi)部管理系統(tǒng)等方式發(fā)送給采購部門、銷售部門、倉儲部門等相關(guān)人員。七、庫存盤點差異處理（一）差異原因分析1.對于盤點差異，倉儲部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行原因分析，查找差異產(chǎn)生的原因。2.差異原因可能包括：收發(fā)記錄錯誤、庫存管理不善、貨物丟失或損壞、盤點方法不當(dāng)?shù)?。（二）處理措?.根據(jù)差異原因，制定相應(yīng)的處理措施。對于收發(fā)記錄錯誤，應(yīng)及時調(diào)整庫存賬目；對于庫存管理不善導(dǎo)致的差異，應(yīng)加強管理，完善制度；對于貨物丟失或損壞，應(yīng)查明責(zé)任，進行賠償處理；對于盤點方法不當(dāng)導(dǎo)致的差異，應(yīng)改進盤點方法。2.處理措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、處理時間等，確保差異得到及時、有效的處理。（三）結(jié)果跟蹤1.對盤點差異處理結(jié)果進行跟蹤，確保處理措施得到有效執(zhí)行。