公文文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文文件管理，確保公文文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在公文文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、歸檔、查閱等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文文件應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確。2.及時(shí)高效原則：公文文件的處理應(yīng)及時(shí)、快捷，確保信息傳遞的時(shí)效性，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞。4.精簡實(shí)用原則：公文文件應(yīng)精簡扼要，注重實(shí)用，避免冗長繁瑣，確保文件能夠有效指導(dǎo)工作。二、公文文件的種類及格式（一）種類1.公司正式文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函等。2.部門文件：各部門根據(jù)工作需要制發(fā)的文件，如通知、報(bào)告、請示等。3.會(huì)議文件：公司召開各類會(huì)議形成的文件，如會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議等。4.專項(xiàng)工作文件：針對公司某項(xiàng)專項(xiàng)工作制定的文件，如項(xiàng)目方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.合同協(xié)議文件：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。（二）格式1.公文文件一般由版頭、主體、版記三部分組成。2.版頭：包括公司標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。公司標(biāo)識應(yīng)使用公司全稱或規(guī)范化簡稱；發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成；簽發(fā)人應(yīng)標(biāo)注主要負(fù)責(zé)人姓名。3.主體：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容；主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確公文的送達(dá)對象；正文應(yīng)條理清晰、表述準(zhǔn)確；附件說明應(yīng)注明附件的名稱和順序號；發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱；成文日期應(yīng)署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期；印章應(yīng)端正、清晰；附注應(yīng)注明公文的印發(fā)范圍、傳達(dá)要求等；附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。4.版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等內(nèi)容。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)注除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)；印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期應(yīng)注明公文的印制部門和印制日期。三、公文文件的起草（一）起草要求1.公文文件的起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，觀點(diǎn)明確，內(nèi)容具體，條理清晰，文字簡潔，標(biāo)點(diǎn)正確。2.起草公文文件應(yīng)深入調(diào)查研究，充分了解實(shí)際情況，廣泛征求意見，確保文件的針對性和可操作性。3.涉及多個(gè)部門的公文文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題：起草人應(yīng)首先明確發(fā)文的目的和主題，確定文件的核心內(nèi)容和重點(diǎn)要求。2.收集相關(guān)資料：根據(jù)發(fā)文目的和主題，收集相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、工作經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)資料等，為起草公文文件提供依據(jù)。3.擬定提綱：在收集資料的基礎(chǔ)上，起草人應(yīng)擬定公文文件的提綱，明確文件的結(jié)構(gòu)框架和各部分的主要內(nèi)容。4.撰寫正文：按照提綱要求，起草人應(yīng)認(rèn)真撰寫公文文件的正文，注意語言表達(dá)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和邏輯性。5.審核修改：公文文件起草完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查文件的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，語言表達(dá)是否清晰、流暢，格式是否規(guī)范。同時(shí)，應(yīng)將文件送相關(guān)部門和人員征求意見，根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。四、公文文件的審核（一）審核原則1.合法性審核：審核公文文件是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性審核：審核公文文件的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，表述是否清晰。3.規(guī)范性審核：審核公文文件的格式是否規(guī)范，語言是否得體，標(biāo)點(diǎn)是否正確。4.完整性審核：審核公文文件的內(nèi)容是否完整，附件是否齊全，相關(guān)手續(xù)是否完備。（二）審核流程1.部門初審：公文文件起草完成后，起草部門應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保文件的質(zhì)量。然后，將文件送部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、語言等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。2.歸口審核：涉及公司重要事項(xiàng)、全局性工作的公文文件，應(yīng)由歸口管理部門進(jìn)行審核。歸口管理部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工，對文件的內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)性審核，提出審核意見。3.綜合審核：公司辦公室應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對公文文件進(jìn)行綜合審核，重點(diǎn)審核文件的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和完整性。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：公文文件經(jīng)綜合審核后，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，簽署審批意見。對于重要文件，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自審核把關(guān)。五、公文文件的印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，應(yīng)及時(shí)印發(fā)。印發(fā)公文文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制，確保文件的質(zhì)量。2.公文文件的印發(fā)應(yīng)使用公司統(tǒng)一的印制設(shè)備和紙張，保證文件的印刷質(zhì)量。3.公文文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，確保文件的傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。（二）印發(fā)流程1.編號登記：公文文件印發(fā)前，應(yīng)進(jìn)行編號登記。編號應(yīng)按照公司的發(fā)文編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保文件編號的唯一性。登記內(nèi)容應(yīng)包括文件的編號、標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)份數(shù)等。2.排版印制：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見和文件格式要求，對公文文件進(jìn)行排版印制。排版應(yīng)做到頁面整潔、字體規(guī)范、行距適中；印制應(yīng)保證字跡清晰、圖案完整、墨色均勻。3.校對分發(fā)：公文文件印制完成后，應(yīng)進(jìn)行校對。校對人員應(yīng)認(rèn)真核對文件的內(nèi)容、格式、排版等，確保文件的準(zhǔn)確性。校對無誤后，將文件分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。六、公文文件的傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)文件傳遞：對于需要紙質(zhì)文件傳遞的公文，應(yīng)通過專人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行傳遞。傳遞過程中應(yīng)注意文件的安全保密，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。2.電子文件傳遞：對于需要電子文件傳遞的公文，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。傳遞電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和安全性，防止文件被篡改、丟失。（二）傳遞要求1.明確傳遞責(zé)任：公文文件傳遞應(yīng)明確責(zé)任人員，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件傳遞的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改文件的傳遞路線和方式。2.做好登記簽收：公文文件傳遞過程中，應(yīng)做好登記簽收工作。傳遞人員應(yīng)將文件的傳遞情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件的名稱、發(fā)文字號、傳遞時(shí)間、接收部門、接收人等。接收人應(yīng)在收到文件后及時(shí)簽字確認(rèn)，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格保密措施：在公文文件傳遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的安全保密管理。傳遞人員不得泄露文件的內(nèi)容和傳遞情況，確保文件的安全。七、公文文件的保管（一）保管要求1.設(shè)立專門的文件保管場所：公司應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場所，如檔案室、文件柜等，用于存放公文文件。文件保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全。2.分類存放文件：公文文件應(yīng)按照種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立文件目錄索引，方便快速查閱文件。3.定期清理文件：公司應(yīng)定期對公文文件進(jìn)行清理，及時(shí)銷毀過期、無用的文件，確保文件保管場所的整潔和文件的有效性。（二）保管期限1.短期保管：保管期限為1年至5年的公文文件，主要包括一般性的通知、報(bào)告、請示等。2.中期保管：保管期限為5年至10年的公文文件，主要包括重要的通知、報(bào)告、請示、合同協(xié)議等。3.長期保管：保管期限為10年以上的公文文件，主要包括公司的重要決策文件、歷史檔案等。八、公文文件的歸檔（一）歸檔要求1.及時(shí)歸檔：公文文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度公文文件的歸檔工作。2.整理歸檔：歸檔公文文件應(yīng)進(jìn)行整理，確保文件的完整性和規(guī)范性。整理內(nèi)容包括文件的分類、編號、裝訂、編目等。3.移交歸檔：歸檔公文文件應(yīng)按照規(guī)定的程序移交給公司檔案室進(jìn)行保管。移交時(shí)，應(yīng)填寫文件移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）歸檔范圍1.公司正式文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函等。2.部門文件：各部門根據(jù)工作需要制發(fā)的文件，如通知、報(bào)告、請示等。3.會(huì)議文件：公司召開各類會(huì)議形成的文件，如會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議等。4.專項(xiàng)工作文件：針對公司某項(xiàng)專項(xiàng)工作制定的文件，如項(xiàng)目方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.合同協(xié)議文件：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。九、公文文件的查閱（一）查閱要求1.嚴(yán)格查閱審批：查閱公文文件應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容。查閱申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行查閱。2.遵守查閱規(guī)定：查閱人員應(yīng)遵守公司的文件查閱規(guī)定，不得擅自將文件帶出查閱場所，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還保管部門。3.做好查閱記錄：查閱公文文件應(yīng)做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱、查閱內(nèi)容等。查閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。（二）查閱流程1.提出申請：查閱人員如需查閱公文文件，應(yīng)填寫查閱申請表，并提交給部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批同意：部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容進(jìn)行審批，同意查閱