公文函件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文函件管理，確保公文函件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞與處理，提高公司工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部單位之間的公文函件往來(lái)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文函件的格式、內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，確保表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范。2.及時(shí)高效原則：公文函件應(yīng)及時(shí)起草、審核、傳遞、辦理，避免延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文函件在傳遞、處理過(guò)程中的安全，防止信息泄露。二、公文函件分類(lèi)及定義（一）分類(lèi)1.上行文：指公司向上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)等報(bào)送的公文函件，如請(qǐng)示、報(bào)告等。2.下行文：指公司向下屬部門(mén)發(fā)布的公文函件，如通知、決定、通報(bào)等。3.平行文：指公司與同級(jí)單位或不相隸屬單位之間往來(lái)的公文函件，如函等。（二）定義1.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)。3.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。5.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。6.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。三、公文函件格式（一）通用格式1.頁(yè)面設(shè)置：公文函件應(yīng)采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用三號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題可用三號(hào)黑體字，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、成文日期等用三號(hào)仿宋體字。3.排版：公文函件應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。（二）各部分格式要求1.版頭發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。2.主體標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記。正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。3.版記抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門(mén)，一般是各部門(mén)的綜合辦公部門(mén)。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。四、公文函件起草（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：公文函件應(yīng)圍繞公司工作實(shí)際，準(zhǔn)確傳達(dá)信息，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.表述清晰：語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。3.格式規(guī)范：嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的格式起草公文函件。（二）起草流程1.明確主題：起草人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確公文函件的主題和目的。2.收集資料：收集與公文函件主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)等，確保內(nèi)容充實(shí)。3.擬定初稿：按照公文函件格式要求，擬定初稿。4.審核修改：初稿完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，修改完善后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。五、公文函件審核（一）審核內(nèi)容1.合法性：審核公文函件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性：審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，表述是否清晰。3.規(guī)范性：審核格式是否規(guī)范，字體、字號(hào)、排版等是否符合要求。4.必要性：審核公文函件是否確有必要印發(fā)，是否可通過(guò)其他方式解決問(wèn)題。（二）審核流程1.部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)起草的公文函件進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：涉及重要事項(xiàng)或需分管領(lǐng)導(dǎo)審批的公文函件，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)提出審核意見(jiàn)并簽字。3.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：重要公文函件需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見(jiàn)作出審批決定。六、公文函件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.上行文：由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.下行文：涉及重要事項(xiàng)的由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般性事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.平行文：根據(jù)內(nèi)容和涉及范圍，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程公文函件經(jīng)審核通過(guò)后，由起草人將公文函件提交給相應(yīng)的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽字確認(rèn)簽發(fā)。七、公文函件印發(fā)（一）印發(fā)要求1.格式排版：按照審核通過(guò)的格式進(jìn)行排版，確保印刷質(zhì)量。2.份數(shù)確定：根據(jù)公文函件的發(fā)送范圍和存檔需要，確定印發(fā)份數(shù)。3.印刷裝訂：選擇具備資質(zhì)的印刷單位進(jìn)行印刷，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（二）印發(fā)流程1.排版校對(duì)：由綜合辦公部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行排版，排版完成后進(jìn)行校對(duì)，確保無(wú)排版錯(cuò)誤。2.印刷裝訂：校對(duì)無(wú)誤后，交印刷單位印刷裝訂。3.分發(fā)存檔：印刷裝訂完成后，按照發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)，并將存檔份數(shù)整理歸檔。八、公文函件傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：重要公文函件一般采用紙質(zhì)傳遞方式，通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要交通等途徑傳遞。2.電子傳遞：一般性公文函件可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等電子方式傳遞，但涉及重要機(jī)密的公文函件不得通過(guò)電子方式傳遞。（二）傳遞流程1.紙質(zhì)傳遞：專(zhuān)人接收公文函件后，應(yīng)及時(shí)登記，并按照規(guī)定的傳遞路線和時(shí)間要求進(jìn)行傳遞，確保公文函件安全、及時(shí)送達(dá)。2.電子傳遞：通過(guò)辦公系統(tǒng)發(fā)送公文函件時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)收件人信息，發(fā)送后及時(shí)提醒收件人查收。九、公文函件辦理（一）收文辦理1.簽收登記：收到公文函件后，收件人應(yīng)及時(shí)簽收，并進(jìn)行登記，記錄公文函件的名稱(chēng)、文號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、日期等信息。2.初審：對(duì)收到的公文函件進(jìn)行初審，審核公文函件的格式、內(nèi)容等是否符合要求，是否屬于本部門(mén)辦理范圍。3.承辦：根據(jù)初審結(jié)果，將公文函件交相關(guān)部門(mén)或人員承辦。承辦部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)辦理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。4.傳閱：需要多個(gè)部門(mén)或人員知曉的公文函件，應(yīng)進(jìn)行傳閱。傳閱時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保公文函件及時(shí)傳遞，避免延誤。5.催辦：對(duì)承辦部門(mén)或人員的辦理情況進(jìn)行催辦，確保公文函件按時(shí)辦理完畢。6.答復(fù)：對(duì)來(lái)文機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)或請(qǐng)求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行答復(fù)。答復(fù)公文函件應(yīng)按照本辦法規(guī)定的格式起草、審核、簽發(fā)。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：對(duì)已簽發(fā)的公文函件進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)復(fù)核公文函件的審批手續(xù)、內(nèi)容、格式等是否符合要求。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文函件進(jìn)行登記，記錄公文函件的名稱(chēng)、文號(hào)、簽發(fā)人、印發(fā)范圍等信息。3.印制：按照登記的印發(fā)范圍進(jìn)行印制，確保印刷質(zhì)量。4.核發(fā)：對(duì)印制完成的公文函件進(jìn)行核發(fā)，檢查公文函件的格式、內(nèi)容、印刷質(zhì)量等是否符合要求，無(wú)誤后加蓋印章。5.分發(fā)：將核發(fā)后的公文函件按照規(guī)定的傳遞方式進(jìn)行分發(fā)，確保公文函件及時(shí)送達(dá)。十、公文函件歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時(shí)歸檔：公文函件辦理完畢后，承辦部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)將公文函件整理歸檔。2.分類(lèi)整理：按照公文函件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和保管。3.齊全完整：歸檔的公文函件應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、批復(fù)、批示等相關(guān)材料。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的公文函件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他公文函件根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，一般分為30年、10年等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)公文函件進(jìn)行分類(lèi)存放，確保檔案安全。2.電子檔案保管：對(duì)電子公文函件進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。十一、公文函件保密與銷(xiāo)毀（一）保密要求1.明確密級(jí)：根據(jù)公文函件的內(nèi)容，確定其密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。2.嚴(yán)格管理：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、公司商業(yè)秘密等重要公文函件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍，采取必要