聯(lián)絡單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內部聯(lián)絡與溝通，規(guī)范聯(lián)絡單的管理流程，確保信息準確、及時傳遞，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門之間、部門與外部合作伙伴之間涉及工作事項溝通、協(xié)調、指令傳達等各類聯(lián)絡單的管理。（三）基本原則1.準確性原則：聯(lián)絡單內容應準確反映事項的核心信息，避免模糊不清或歧義。2.及時性原則：相關人員應及時處理聯(lián)絡單，確保信息傳遞的時效性，不影響工作進展。3.規(guī)范性原則：聯(lián)絡單的格式、填寫要求等應符合本辦法規(guī)定，保證文檔的規(guī)范性和一致性。4.存檔性原則：所有聯(lián)絡單應進行妥善存檔，以便日后查閱和追溯。二、聯(lián)絡單的分類與格式（一）分類1.內部聯(lián)絡單：用于公司各部門之間的工作溝通與協(xié)調。2.外部聯(lián)絡單：用于公司與外部合作伙伴（如供應商、客戶、政府部門等）之間的業(yè)務往來。（二）格式1.編號：采用[年份]+[部門代碼]+[順序號]的格式，例如：202301001，其中年份為四位數字，部門代碼由兩位字母組成（具體代碼見附件），順序號為三位數字。2.標題：簡要概括聯(lián)絡單的主題。3.發(fā)件人：填寫部門名稱及具體姓名。4.收件人：填寫部門名稱及具體姓名，若涉及多個部門或人員，可分行列出。5.日期：填寫聯(lián)絡單發(fā)出的具體日期。6.正文：詳細闡述聯(lián)絡事項的背景、目的、具體內容、要求及時間節(jié)點等。7.附件：如有相關附件，應注明附件名稱及數量，并在正文后依次列出附件清單。8.審批欄：根據聯(lián)絡單的性質和涉及范圍，設置相應的審批環(huán)節(jié)，如部門負責人審批、分管領導審批等，審批人應簽署意見并簽名。三、聯(lián)絡單的生成與發(fā)送（一）生成1.當需要進行部門間或與外部合作伙伴溝通、協(xié)調工作時，相關人員應及時撰寫聯(lián)絡單。2.聯(lián)絡單內容應條理清晰、邏輯連貫，數據準確，引用的文件、資料等應注明出處。（二）發(fā)送1.內部聯(lián)絡單通過公司內部辦公系統(tǒng)發(fā)送至收件人，并同時抄送相關領導及可能涉及的其他部門。2.外部聯(lián)絡單采用紙質版加蓋公司公章后郵寄或專人送達的方式，并留存郵寄憑證或送達回執(zhí)。若需同時發(fā)送電子版，應通過安全的郵件系統(tǒng)發(fā)送，并確保郵件加密。3.發(fā)送聯(lián)絡單時，應確保收件人信息準確無誤，避免因信息錯誤導致聯(lián)絡不暢。四、聯(lián)絡單的處理流程（一）收件處理1.收件人收到聯(lián)絡單后，應及時查看并確認是否屬于本部門職責范圍。2.如屬于本部門職責范圍，收件人應在[X]個工作日內進行處理，并按照聯(lián)絡單要求回復發(fā)件人；如不屬于本部門職責范圍，收件人應在[X]個工作日內將聯(lián)絡單轉發(fā)至相關責任部門，并注明轉發(fā)原因。（二）處理方式1.執(zhí)行：對于聯(lián)絡單中明確的工作任務，責任部門應立即組織實施，并按照規(guī)定的時間節(jié)點完成。2.反饋：責任部門在處理過程中如遇到問題或需要進一步溝通的事項，應及時與發(fā)件人聯(lián)系，確保工作順利進行。處理完成后，應將處理結果以書面形式回復發(fā)件人，并抄送相關領導及部門。3.協(xié)調：對于涉及多個部門的聯(lián)絡事項，由牽頭部門負責組織協(xié)調相關部門共同處理。各部門應積極配合，按照職責分工完成各自工作，并及時向牽頭部門反饋進展情況。（三）審批1.對于重要事項或涉及較大金額、重大決策等聯(lián)絡單，需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批人應認真審核聯(lián)絡單內容，簽署明確的審批意見。2.未經審批通過的聯(lián)絡單不得執(zhí)行，相關人員應根據審批意見對聯(lián)絡單進行修改完善后重新提交審批。五、聯(lián)絡單的存檔與保管（一）存檔1.所有聯(lián)絡單在處理完成后，發(fā)件人應負責將聯(lián)絡單原件及相關回復、附件等資料進行整理，并按照編號順序進行存檔。2.內部聯(lián)絡單的存檔期限為[X]年，外部聯(lián)絡單的存檔期限為[X]年，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。（二）保管1.聯(lián)絡單應妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的場所，防止損壞、丟失或泄露。2.電子聯(lián)絡單應定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。六、聯(lián)絡單的查詢與借閱（一）查詢1.公司內部人員因工作需要查詢聯(lián)絡單時，可通過公司內部辦公系統(tǒng)或到檔案管理部門進行查詢。2.查詢時應提供準確的聯(lián)絡單編號、發(fā)件人或收件人等信息，以便快速查找。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱聯(lián)絡單原件的，借閱人應填寫《聯(lián)絡單借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，并經部門負責人及檔案管理部門負責人審批同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管聯(lián)絡單原件，不得擅自復印、轉借或涂改，借閱期滿后應及時歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員應認真核對聯(lián)絡單的完整性和準確性。七、聯(lián)絡單的保密管理（一）保密責任1.所有涉及聯(lián)絡單處理的人員應嚴格遵守公司的保密制度，對聯(lián)絡單內容及相關信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等聯(lián)絡單，應采取更加嚴格的保密措施，防止信息泄露給競爭對手或造成其他不良影響。（二）保密措施1.在聯(lián)絡單的生成、發(fā)送、處理、存檔等過程中，應確保信息的安全性，避免通過不安全的渠道傳輸或存儲聯(lián)絡單內容。2.對涉及保密信息的聯(lián)絡單，應在文件上加蓋“機密”、“秘密”等保密標識，并按照公司保密規(guī)定進行管理。3.如發(fā)現聯(lián)絡單內容有泄露風險，應立即采取措施進行補救，并及時向公司相關部門報告。八、聯(lián)絡單的考核與監(jiān)督（一）考核1.公司將對聯(lián)絡單的處理情況進行考核，考核指標包括聯(lián)絡單的及時處理率、回復準確率、存檔完整性等。2.對于在聯(lián)絡單處理過程中表現優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵；對于未按照規(guī)定處理聯(lián)絡單，導致工作延誤、信息錯誤等情況的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。（二）監(jiān)督1.公司設立專門的監(jiān)督崗位或由相關部門負責對聯(lián)絡單的管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督內容包括聯(lián)絡單的生成、發(fā)送、處理、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，以及聯(lián)絡單的內容是否準確、完整、及時等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，監(jiān)督部門應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況