檔案管理辦法舊[公司/組織名稱]檔案管理辦法總則目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。檔案定義本辦法所稱檔案是指公司/組織在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、方便利用的原則，確保檔案的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等工作。2.維護(hù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對破損或褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。4.積極開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)工作方法和提高管理水平。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。檔案的收集與整理收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報表、計劃、總結(jié)等文件。3.公司/組織內(nèi)部會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的文件材料。4.公司/組織對外宣傳、交流、合作等活動產(chǎn)生的文件材料。5.公司/組織員工個人在工作中形成的重要文件材料。6.其他具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。檔案的歸檔與保管歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號清晰、編目完整。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，確保內(nèi)容一致。保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別保管。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。檔案的利用與借閱利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱要求1.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷毀。2.借閱檔案應(yīng)保持整潔，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案的保存價值是否已經(jīng)喪失或降低。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。檔案的統(tǒng)計與移交統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期向上級主管部門報告。移交工作1.公司/組織因機(jī)構(gòu)變動、改制等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家