單位信息管理辦法一、總則（一）目的為加強本單位信息管理，規(guī)范信息處理流程，保障信息安全，提高信息利用效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位各部門及全體員工在信息收集、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保信息處理過程合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和丟失。3.準確性原則：確保信息的真實、準確和及時，避免虛假或誤導性信息的傳播。4.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的信息管理流程和標準，提高信息管理的效率和質(zhì)量。5.適度共享原則：在確保信息安全的前提下，促進信息的合理共享，提高工作協(xié)同效率。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.行政辦公類：包括單位文件、通知、報告、會議紀要等。2.業(yè)務數(shù)據(jù)類：與單位業(yè)務相關的各類數(shù)據(jù)，如客戶信息、項目數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等。3.人事信息類：員工基本信息、考勤記錄、績效考核等。4.技術(shù)資料類：技術(shù)文檔、研發(fā)成果、專利信息等。5.其他類：不屬于上述分類的其他信息。（二）信息編碼為便于信息的識別、存儲和檢索，對各類信息進行編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結(jié)構(gòu)：采用層次碼結(jié)構(gòu)，由類別碼、順序碼等組成。2.類別碼：根據(jù)信息分類設置相應的類別代碼，如行政辦公類為A，業(yè)務數(shù)據(jù)類為B等。3.順序碼：按照信息產(chǎn)生的先后順序或重要性等因素進行順序編碼。4.編碼示例：如一份行政辦公類文件，其編碼為A001，其中A表示行政辦公類，001為該類文件的順序碼。三、信息收集與錄入（一）收集渠道1.內(nèi)部渠道：各部門按照職責分工，定期收集本部門產(chǎn)生的信息，并及時提交至信息管理部門。2.外部渠道：通過網(wǎng)絡、媒體、會議、合作單位等途徑收集與單位相關的外部信息。（二）收集要求1.明確收集范圍：各部門應根據(jù)工作需要，明確信息收集的范圍和內(nèi)容，確保信息的全面性和準確性。2.規(guī)范收集流程：制定信息收集流程，明確信息收集的責任人、時間節(jié)點和方式方法，確保信息收集工作有序進行。3.審核與驗證：對收集到的信息進行審核和驗證，確保信息的真實性、準確性和完整性。對于重要信息，需經(jīng)相關負責人審批后才能進入下一環(huán)節(jié)。（三）信息錄入1.錄入人員：信息管理部門負責將審核通過的信息錄入信息管理系統(tǒng)。錄入人員應具備一定的計算機操作技能和信息管理知識，確保錄入信息的準確性和及時性。2.錄入規(guī)范：按照信息管理系統(tǒng)的要求，規(guī)范信息錄入格式和內(nèi)容，確保信息的一致性和可讀性。對于復雜信息，應進行必要的注釋和說明。3.錄入審核：錄入完成后，由專人對錄入信息進行審核，確保錄入信息與原始信息一致。審核通過后的信息方可正式存儲在信息管理系統(tǒng)中。四、信息存儲與管理（一）存儲方式1.電子存儲：利用服務器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備，將信息存儲在電子介質(zhì)上。電子存儲應采用冗余存儲、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，確保信息的安全性和可靠性。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的文件、資料等，應進行紙質(zhì)存儲。紙質(zhì)存儲應建立專門的檔案庫，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂和保管。（二）存儲管理1.存儲設備管理：定期對存儲設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行。對于存儲設備的故障，應及時進行修復或更換，防止信息丟失。2.數(shù)據(jù)備份管理：制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對重要信息進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.存儲權(quán)限管理：根據(jù)信息的敏感程度和使用需求，設置不同的存儲權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和存儲相關信息，確保信息的保密性。（三）信息檢索與查詢1.檢索工具：建立信息檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關鍵詞、類別、時間等進行檢索，方便用戶快速查找所需信息。2.查詢權(quán)限：根據(jù)用戶的角色和職責，設置不同的查詢權(quán)限。對于敏感信息，只有經(jīng)過嚴格授權(quán)的人員才能查詢。3.查詢記錄：對信息查詢操作進行記錄，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等，以便進行審計和追溯。五、信息傳輸與共享（一）傳輸方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡傳輸：通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)進行信息傳輸，確保信息傳輸?shù)陌踩院图皶r性。2.外部網(wǎng)絡傳輸：對于需要與外部單位進行信息傳輸?shù)那闆r，應采用安全可靠的傳輸方式，如加密傳輸、虛擬專用網(wǎng)絡（VPN）等，防止信息在傳輸過程中被泄露或篡改。（二）傳輸管理1.傳輸協(xié)議：明確信息傳輸所使用的協(xié)議和標準，確保信息傳輸?shù)募嫒菪院头€(wěn)定性。2.傳輸安全：對傳輸過程中的信息進行加密處理，防止信息被竊取或篡改。同時，對傳輸設備和網(wǎng)絡進行安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。3.傳輸記錄：對信息傳輸操作進行記錄，包括傳輸時間、傳輸人員、傳輸內(nèi)容、接收方等，以便進行審計和追溯。（三）信息共享1.共享原則：遵循適度共享原則，在確保信息安全的前提下，促進信息的合理共享。對于涉及單位機密或敏感信息的共享，應嚴格按照相關規(guī)定進行審批。2.共享范圍：明確信息共享的范圍和對象，根據(jù)工作需要，將信息共享給相關部門或人員。3.共享流程：建立信息共享流程，包括共享申請、審批、授權(quán)等環(huán)節(jié)。共享申請應明確共享信息的內(nèi)容、目的、共享對象等，經(jīng)相關負責人審批后，由信息管理部門進行授權(quán)共享操作。六、信息使用與維護（一）使用規(guī)范1.授權(quán)使用：信息使用人員必須經(jīng)過授權(quán)，按照規(guī)定的權(quán)限和用途使用信息。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自使用、修改或傳播信息。2.合法使用：信息使用應符合國家法律法規(guī)和單位相關規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或損害單位利益的活動。3.使用記錄：對信息使用操作進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用內(nèi)容等，以便進行審計和追溯。（二）信息維護1.數(shù)據(jù)更新：定期對信息進行更新和維護，確保信息的時效性和準確性。對于發(fā)生變化的信息，應及時進行修改和調(diào)整。2.系統(tǒng)維護：對信息管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時處理系統(tǒng)故障和漏洞，防止因系統(tǒng)問題導致信息丟失或泄露。3.信息清理：定期對過期、無用的信息進行清理，釋放存儲空間，提高信息管理效率。信息清理應按照相關規(guī)定進行審批和記錄。七、信息安全管理（一）安全策略1.制定安全策略：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定信息安全策略，明確信息安全目標、原則和措施。2.安全培訓：定期組織信息安全培訓，提高全體員工的信息安全意識和技能。培訓內(nèi)容包括信息安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)范、網(wǎng)絡安全知識等。（二）安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡安全防護：采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等技術(shù)手段，對單位網(wǎng)絡進行安全防護，防止外部網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。2.數(shù)據(jù)加密：對重要信息進行加密處理，確保信息在存儲和傳輸過程中的保密性。加密算法應符合國家相關標準和要求。3.訪問控制：建立完善的訪問控制機制，對信息系統(tǒng)的訪問進行嚴格授權(quán)和管理。設置不同的用戶角色和權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應的信息資源。（三）安全審計與監(jiān)控1.審計系統(tǒng)：建立信息安全審計系統(tǒng)，對信息系統(tǒng)的操作和訪問進行審計和監(jiān)控。審計內(nèi)容包括用戶登錄、信息訪問、數(shù)據(jù)修改等操作，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理安全事件。2.應急響應：制定信息安全應急預案，明確安全事件的應急處理流程和責任分工。定期組織應急演練，提高應對安全事件的能力。一旦發(fā)生安全事件，應及時啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并向上級主管部門報告。八、信息保密管理（一）保密制度1.制定保密制度：明確單位信息保密的范圍、措施和責任，對涉及單位機密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息進行嚴格保密。2.保密協(xié)議：與接觸單位機密信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務和違約責任。（二）保密措施1.物理隔離：對涉及機密信息的場所進行物理隔離，限制無關人員進入。2.文件管理：對機密文件進行嚴格的標識、登記、保管和借閱管理，確保文件的安全性。3.人員管理：加強對員工的保密教育和管理，提高員工的保密意識。對離職員工進行離職審計，收回其持有的機密信息和設備。（三）保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機制：建立信息保密監(jiān)督機制，定期對各部門的保密工作進行檢查和評估。2.違規(guī)處理：對違反保密制度的行為，按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。九、信息銷毀管理（一）銷毀范圍1.過期信息：對于已過保存期限或失去使用價值的信息，應進行銷毀處理。2.廢棄信息載體：包括廢棄的紙質(zhì)文件、存儲介質(zhì)等，應進行銷毀以防止信息泄露。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)文件銷毀：采用粉碎、焚燒等方式對紙質(zhì)文件進行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復。2.電子信息銷毀：對存儲在電子介質(zhì)上的信息，采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、消磁等技術(shù)手段進行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復。（三）銷毀流程1.申請與審批：由信息產(chǎn)生部門或使用部門提出信息銷毀申請，說明銷毀信息的內(nèi)容、數(shù)量、載體等情況，經(jīng)相關負責人審批后，交由信息管理部門進行銷毀操作。2.銷毀實施：信息管理部門按照規(guī)定的銷毀方式和流程，組織實施