全程記實(shí)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織管理，規(guī)范工作流程，確保各項(xiàng)工作能夠得到全面、準(zhǔn)確、及時的記錄與追溯，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本全程記實(shí)管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位的所有工作活動及業(yè)務(wù)流程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得虛假、篡改。2.完整性原則：涵蓋工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，確保無遺漏。3.及時性原則：工作完成后應(yīng)及時進(jìn)行記錄，避免信息滯后。4.規(guī)范性原則：采用統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄，保證記錄的一致性和可讀性。二、記實(shí)內(nèi)容（一）工作任務(wù)1.任務(wù)來源：明確任務(wù)是由上級交辦、客戶需求、內(nèi)部計(jì)劃等產(chǎn)生。2.任務(wù)描述：詳細(xì)闡述任務(wù)的目標(biāo)、要求、范圍等。3.任務(wù)分配：記錄任務(wù)分配給了哪個部門或個人。（二）工作過程1.工作步驟：按照工作開展的順序，記錄每一個具體的操作步驟。2.執(zhí)行時間：明確每個步驟的開始時間和結(jié)束時間。3.參與人員：記錄參與該工作環(huán)節(jié)的所有人員。4.工作成果：描述每個步驟完成后所取得的成果，如文件、報告、產(chǎn)品等。（三）溝通協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通：記錄與公司/組織內(nèi)部其他部門或人員的溝通情況，包括溝通時間、方式（會議、郵件、電話等）、溝通內(nèi)容及結(jié)果。2.外部溝通：對于與外部合作伙伴、客戶等的溝通，同樣記錄溝通的詳細(xì)信息，如溝通對象、溝通目的、溝通達(dá)成的共識等。（四）問題及解決1.問題發(fā)現(xiàn)：記錄在工作過程中發(fā)現(xiàn)的各類問題，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)人等。2.問題分析：對問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，可采用魚骨圖等工具進(jìn)行詳細(xì)分析。3.解決措施：針對問題制定的具體解決措施，包括措施內(nèi)容、實(shí)施時間、責(zé)任人等。4.解決結(jié)果：記錄問題是否得到有效解決，以及解決后的效果評估。（五）決策過程1.決策事項(xiàng)：明確需要做出決策的事項(xiàng)內(nèi)容。2.決策依據(jù)：闡述做出決策所依據(jù)的各種因素，如政策法規(guī)、市場情況、數(shù)據(jù)分析等。3.決策參與人員：記錄參與決策的人員名單。4.決策結(jié)果：記錄最終的決策結(jié)果。三、記實(shí)方式（一）紙質(zhì)記錄1.適用范圍：對于一些臨時性、簡單的工作任務(wù)，可采用紙質(zhì)記錄的方式，如工作筆記、任務(wù)單等。2.記錄要求：記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，使用黑色或藍(lán)色墨水筆書寫，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處簽字確認(rèn)。（二）電子記錄1.辦公軟件：利用公司/組織統(tǒng)一使用的辦公軟件，如Word、Excel、PPT等進(jìn)行記錄。例如，使用Excel表格記錄工作任務(wù)的進(jìn)度跟蹤，使用Word文檔撰寫詳細(xì)的工作報告等。2.項(xiàng)目管理軟件：對于項(xiàng)目類工作，可使用專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，如Jira、Trello等，進(jìn)行任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤、問題管理等全程記實(shí)。3.記錄規(guī)范：電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。文件命名應(yīng)規(guī)范，便于查找和識別。同時，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（三）會議記錄1.會議組織：明確會議的組織者、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息。2.會議內(nèi)容：詳細(xì)記錄會議討論的主要內(nèi)容，包括議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。對于重要會議，可采用錄音、錄像等方式進(jìn)行輔助記錄，但需事先征得參會人員同意。3.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并歸檔保存。四、記實(shí)流程（一）任務(wù)啟動階段1.任務(wù)接收：相關(guān)部門或人員收到工作任務(wù)后，應(yīng)及時填寫任務(wù)接收記錄，包括任務(wù)名稱、任務(wù)來源、任務(wù)要求、接收時間、接收人等信息。2.任務(wù)分解：對于復(fù)雜的任務(wù)，接收人應(yīng)組織團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行任務(wù)分解，將任務(wù)細(xì)化為具體的子任務(wù)，并明確每個子任務(wù)的責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)等。（二）工作執(zhí)行階段1.實(shí)時記錄：工作人員在工作過程中應(yīng)按照規(guī)定的記實(shí)內(nèi)容和方式，實(shí)時記錄工作進(jìn)展情況。每完成一個工作步驟，應(yīng)及時更新記錄。2.定期匯報：各部門或個人應(yīng)定期向上級匯報工作進(jìn)展情況，匯報內(nèi)容應(yīng)基于記實(shí)記錄，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。匯報方式可采用書面報告、口頭匯報、工作簡報等形式。（三）問題處理階段1.問題上報：一旦發(fā)現(xiàn)問題，工作人員應(yīng)立即停止相關(guān)工作，并及時將問題上報給上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人。上報內(nèi)容應(yīng)包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)人等信息。2.問題處理跟蹤：相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織人員對問題進(jìn)行分析和處理，并跟蹤處理過程和結(jié)果。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)人員，并更新記實(shí)記錄。（四）工作結(jié)束階段1.成果提交：工作任務(wù)完成后，工作人員應(yīng)按照要求提交工作成果，如報告、產(chǎn)品、文件等。提交的成果應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核和驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.記實(shí)總結(jié)：對整個工作過程的記實(shí)記錄進(jìn)行整理和總結(jié)，形成工作檔案。工作檔案應(yīng)包括任務(wù)來源、任務(wù)執(zhí)行過程、問題處理情況、決策過程、工作成果等內(nèi)容。同時，應(yīng)對工作進(jìn)行績效評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的工作提供參考。五、記實(shí)管理與監(jiān)督（一）管理職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門記實(shí)工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督，確保本部門人員按照規(guī)定進(jìn)行記實(shí)。定期檢查本部門的記實(shí)記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。2.記實(shí)管理員：負(fù)責(zé)公司/組織記實(shí)工作的統(tǒng)籌管理，制定記實(shí)工作規(guī)范和流程，組織開展記實(shí)培訓(xùn)，定期收集、整理和歸檔記實(shí)記錄，建立記實(shí)數(shù)據(jù)庫，為公司/組織的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司/組織應(yīng)定期對各部門的記實(shí)工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記實(shí)記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時性，記實(shí)方式的規(guī)范性等。檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行通報，并作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。2.不定期抽查：除定期檢查外，公司/組織還應(yīng)不定期對各部門的記實(shí)工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正記實(shí)工作中存在的問題。3.問題整改：對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門或個人應(yīng)及時進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)提交整改報告，由檢查部門進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。六、記實(shí)數(shù)據(jù)的使用與保密（一）數(shù)據(jù)使用1.內(nèi)部管理：記實(shí)數(shù)據(jù)可用于公司/組織內(nèi)部的管理決策、績效評估、流程優(yōu)化等方面。通過對記實(shí)數(shù)據(jù)的分析，能夠發(fā)現(xiàn)工作中的薄弱環(huán)節(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。2.對外提供：在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的前提下，記實(shí)數(shù)據(jù)可對外提供，但必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。對外提供的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行脫敏處理，確保不泄露公司/組織的敏感信息。（二）數(shù)據(jù)保密1.保密制度：公司/組織應(yīng)建立健全記實(shí)數(shù)據(jù)保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。所有接觸記實(shí)數(shù)據(jù)的人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密制度。2.訪問控制：對記實(shí)數(shù)據(jù)的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)工作需要授予不同人員相應(yīng)的訪問權(quán)限。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問記實(shí)數(shù)據(jù)。3.數(shù)據(jù)存儲與傳輸：記實(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司/組織[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。（二