企業(yè)會務管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司會務管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議各項工作有序進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會前應做好充分準備，明確會議主題、議程、參會人員等，確保會議順利進行。3.規(guī)范有序原則：會議組織、記錄、紀要等工作應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保會議的規(guī)范性和嚴肅性。4.責任落實原則：明確會議相關人員的職責，確保會議各項任務得到有效落實。二、會議分類及組織（一）董事會會議1.召集與主持：由董事長召集并主持，董事長不能履行職務時，由董事長指定的副董事長或其他董事召集并主持。2.參會人員：董事會成員、監(jiān)事會成員、高級管理人員等，必要時可邀請相關專家或外部顧問列席。3.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，定期或不定期召開。4.會議議程：由董事會秘書負責擬訂，報董事長審定。會議議程應包括上次會議決議執(zhí)行情況匯報、本次會議議題審議等內(nèi)容。5.會議通知：董事會秘書應提前[X]天向董事、監(jiān)事及高級管理人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。（二）股東會會議1.召集與主持：由董事會召集，董事長主持；董事會不能履行或者不履行召集股東會會議職責的，由監(jiān)事會召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，代表十分之一以上表決權的股東可以自行召集和主持。2.參會人員：全體股東、董事、監(jiān)事等，必要時可邀請相關人員列席。3.會議頻率：根據(jù)公司章程規(guī)定定期召開。4.會議議程：由董事會擬訂，報召集人審定。會議議程應包括審議公司年度報告、財務預算決算、利潤分配方案等內(nèi)容。5.會議通知：召集人應提前[X]天向股東發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題、參會股東資格等。（三）管理層會議1.召集與主持：由總經(jīng)理召集并主持，總經(jīng)理不能履行職務時，由總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理召集并主持。2.參會人員：公司管理層成員、各部門負責人等，必要時可邀請相關人員列席。3.會議頻率：根據(jù)公司實際情況，定期或不定期召開。4.會議議程：由總經(jīng)理辦公室負責擬訂，報總經(jīng)理審定。會議議程應包括公司近期工作進展匯報、重大事項討論、下一階段工作計劃等內(nèi)容。5.會議通知：總經(jīng)理辦公室應提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。（四）部門例會1.召集與主持：由各部門負責人召集并主持。2.參會人員：本部門全體員工。3.會議頻率：每周[X]召開一次。4.會議議程：由部門負責人擬訂，報分管領導審定。會議議程應包括上周工作總結、本周工作計劃、工作中存在的問題及解決措施等內(nèi)容。5.會議通知：部門負責人應提前[X]天向本部門員工發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。（五）專題會議1.召集與主持：根據(jù)會議主題和目的，由相關領導或部門負責人召集并主持。2.參會人員：與會議主題相關的部門或人員，必要時可邀請外部專家或相關人員列席。3.會議頻率：根據(jù)實際需要不定期召開。4.會議議程：由召集人擬訂，報相關領導審定。會議議程應圍繞特定專題展開，明確討論內(nèi)容和目標。5.會議通知：召集人應提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。三、會議準備（一）確定會議主題和議程1.會議召集人應根據(jù)公司工作安排和實際需要，確定會議主題和議程。2.會議主題應明確、具體，議程應合理、緊湊，突出重點。（二）確定參會人員1.根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員范圍。2.提前通知參會人員會議時間、地點、議程、議題等信息，確保參會人員有足夠時間準備。（三）準備會議資料1.根據(jù)會議議程，準備相關會議資料，如匯報材料、議案、文件等。2.會議資料應內(nèi)容準確、完整，格式規(guī)范，提前發(fā)放給參會人員。（四）安排會議場地1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地。2.確保會議場地設施齊全、環(huán)境整潔、音響設備正常，滿足會議需求。（五）其他準備工作1.安排會議記錄人員，準備會議記錄工具。2.如有需要，準備會議餐飲、交通等相關服務。四、會議組織與實施（一）簽到1.會議開始前，在會場入口設置簽到臺，安排專人負責簽到。2.參會人員應按時簽到，簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務等信息。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會場，做好準備工作。2.會議開始時，主持人應簡要介紹會議目的、議程、參會人員等情況，宣布會議開始。（三）會議進行1.按照會議議程，依次進行各項議題的討論和決策。2.參會人員應積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，遵守會議紀律，不得隨意打斷他人發(fā)言。3.會議主持人應掌控會議節(jié)奏，引導討論方向，確保會議有序進行。（四）會議記錄1.會議記錄人員應認真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言要點、討論結果、決策事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。3.會議記錄人員可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，記錄完成后應及時整理歸檔。（五）會議結束1.會議主持人對會議進行總結，明確會議成果和下一步工作要求。2.宣布會議結束，參會人員有序離場。五、會議紀要（一）紀要編制1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要。2.會議紀要應包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議主要內(nèi)容（發(fā)言要點、討論結果、決策事項等）、會議結論等內(nèi)容。3.會議紀要應語言簡潔、準確，突出重點，客觀反映會議情況。（二）紀要審核1.會議紀要初稿完成后，應提交會議主持人審核。2.會議主持人應認真審核會議紀要內(nèi)容，確保紀要準確反映會議精神，對存在的問題及時提出修改意見。（三）紀要發(fā)放1.經(jīng)審核通過的會議紀要，應及時發(fā)放給參會人員及相關部門。2.會議紀要發(fā)放范圍應根據(jù)會議性質(zhì)和要求確定，確保相關人員能夠及時了解會議情況。（四）紀要存檔1.會議紀要應作為公司重要文件進行存檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.會議紀要的電子文檔和紙質(zhì)文檔應妥善保管，便于查閱和使用。六、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）決議傳達1.會議結束后，會議召集人或主持人應及時將會議決議傳達給相關部門和人員。2.傳達方式可采用會議紀要發(fā)放、文件傳閱、內(nèi)部通知等形式，確保決議內(nèi)容傳達準確、及時。（二）責任落實1.根據(jù)會議決議，明確責任部門和責任人，確保決議事項得到有效落實。2.責任部門和責任人應制定具體的執(zhí)行計劃，明確工作步驟、時間節(jié)點和質(zhì)量要求。（三）執(zhí)行跟蹤1.建立會議決議執(zhí)行跟蹤機制，定期對決議執(zhí)行情況進行檢查和評估。2.責任部門應定期向會議召集人或主持人匯報決議執(zhí)行進展情況，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時反饋并提出解決方案。3.會議召集人或主持人可根據(jù)需要組織召開專題會議，對決議執(zhí)行情況進行協(xié)調(diào)和推進。（四）結果反饋1.決議事項完成后，責任部門應及時向會議召集人或主持人反饋執(zhí)行結果。2.反饋內(nèi)容應包括執(zhí)行情況、取得的成效、存在的問題及改進措施等，確保會議決議得到有效執(zhí)行和落實。七、會議費用管理（一）費用預算1.根據(jù)會議規(guī)模、類型和實際需要，編制會議費用預算。2.會議費用預算應包括場地租賃、設備租賃、餐飲、交通、資料印刷、會議服務等各項費用。（二）費用審批1.會議費用預算應報公司領導審批，經(jīng)批準后方可執(zhí)行。2.會議費用報銷應嚴格按照公司財務制度進行審批，報銷憑證應真實、合法、有效。（三）費用控制1.嚴格控制會議費用支出，確保費用不超過預算。2.對于超預算的會議費用，應提前報公司領導審批，說明原因和解決方案。（四）費用核算與報銷1.會議結束后，應及時進行會議費用核算，整理報銷憑證。2.