保險保單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保險保單管理，規(guī)范保單業(yè)務操作流程，確保保單信息的準確性、完整性和安全性，保障公司及客戶的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及保險保單管理的各個部門及崗位，包括但不限于銷售部門、客服部門、核保部門、理賠部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：保單管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及保險行業(yè)相關標準，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。2.準確性原則：保單信息應準確無誤地記錄和傳遞，避免因信息錯誤導致的各類風險和糾紛。3.完整性原則：涵蓋保單從生成到終止的全過程管理，確保所有相關信息都能得到妥善處理和保存。4.安全性原則：采取有效措施保障保單信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。二、保單的生成與錄入（一）銷售環(huán)節(jié)1.銷售人員在與客戶達成保險意向后，應向客戶詳細介紹保險產(chǎn)品條款、保障范圍、費率等重要信息，并確保客戶充分理解。2.根據(jù)客戶需求和實際情況，協(xié)助客戶填寫投保單。投保單內(nèi)容應包括客戶基本信息、保險標的信息、保險金額、保險期限、繳費方式等。3.銷售人員對填寫好的投保單進行初步審核，檢查信息是否完整、準確，簽字確認等手續(xù)是否齊全。審核無誤后，將投保單提交至核保部門。（二）核保環(huán)節(jié)1.核保部門收到投保單后，按照公司核保政策和標準對投保風險進行評估。2.核保人員根據(jù)評估結果做出核保決定，如同意承保、附加條件承保、拒絕承保等。對于同意承保的投保單，確定具體的保險條款、費率、保險金額等承保條件。3.將核保結果及時反饋給銷售部門，對于附加條件承?；蚓芙^承保的情況，應詳細說明原因。（三）保單錄入1.客服部門根據(jù)核保通過的信息，在公司業(yè)務系統(tǒng)中準確錄入保單信息。錄入內(nèi)容應與投保單及核保結果一致，包括投保人、被保險人、受益人信息，保險標的詳情，保險條款，保險金額，保險期限，繳費計劃等。2.錄入完成后，系統(tǒng)自動生成保單編號，并對保單信息進行加密存儲。同時，生成電子保單發(fā)送至客戶預留的電子郵箱或指定的電子渠道。3.客服人員對錄入的保單信息進行再次核對，確保信息準確無誤。如有錯誤或遺漏，及時進行修改和補充。三、保單的送達與簽收（一）紙質(zhì)保單送達1.對于需要提供紙質(zhì)保單的客戶，客服部門在電子保單生成后，及時安排打印紙質(zhì)保單。2.采用掛號信、快遞等方式將紙質(zhì)保單送達客戶指定地址。在寄送過程中，應保留寄送憑證，如掛號信收據(jù)、快遞單號等。3.送達后，要求客戶在保單簽收單上簽字確認收到保單，并注明簽收日期。簽收單應妥善保存，作為保單送達的有效證明。（二）電子保單簽收1.通過電子渠道發(fā)送的電子保單，客戶可根據(jù)系統(tǒng)提示或客服指引進行簽收操作。2.客戶簽收電子保單后，系統(tǒng)記錄簽收時間和相關信息。客服人員定期對電子保單簽收情況進行統(tǒng)計和核對，確?？蛻艏皶r知曉并確認保單信息。四、保單的變更與批注（一）變更申請1.投保人、被保險人或受益人如需對保單信息進行變更，應填寫保單變更申請書，詳細說明變更事項及原因。2.變更申請書應提交至客服部門，客服人員對申請內(nèi)容進行初審，檢查是否符合變更條件及相關規(guī)定。（二）審核與處理1.客服部門將變更申請轉至相關部門進行審核，如涉及保險金額、保險期限、繳費方式等重要變更，需核保部門重新評估風險并做出審核決定。2.審核通過后，客服部門在業(yè)務系統(tǒng)中對保單信息進行相應變更，并生成變更批注。變更批注應明確變更內(nèi)容、變更日期及相關審核意見。3.對于需要重新出具保單的變更情況，按照保單生成與錄入的流程操作，生成新的保單并送達客戶。（三）通知與存檔1.客服部門及時將保單變更情況通知客戶，告知客戶變更后的保單信息及生效日期等重要事項。2.將保單變更申請書、審核意見、變更批注等相關資料整理歸檔，妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。五、保單的續(xù)期管理（一）續(xù)期提醒1.在保單到期前一定期限內(nèi)（如提前30天），客服部門通過短信、電話、郵件等方式向投保人發(fā)送續(xù)期提醒通知。2.提醒通知應明確保單到期日期、應繳保費金額及繳費方式等信息，提醒投保人及時辦理續(xù)期繳費手續(xù)。（二）續(xù)期繳費處理1.投保人收到續(xù)期提醒后，可通過公司指定的繳費渠道進行繳費，如銀行轉賬、網(wǎng)上支付、現(xiàn)金繳納等。2.財務部門收到續(xù)期保費后，及時進行核對和入賬處理。在業(yè)務系統(tǒng)中更新保單的繳費狀態(tài)，確保保單持續(xù)有效。3.對于逾期未繳費的保單，客服部門按照公司規(guī)定進行催繳。催繳方式包括再次發(fā)送提醒通知、電話溝通等。如經(jīng)過多次催繳仍未繳費，根據(jù)保險條款和公司規(guī)定進行相應處理，如保單失效、解除保險合同等。六、保單的理賠管理（一）理賠報案1.被保險人或受益人在保險事故發(fā)生后，應及時向客服部門報案。報案方式包括電話報案、網(wǎng)上報案、書面報案等。2.報案時應提供詳細的事故信息，如事故發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、損失情況等，并提交相關證明材料，如醫(yī)院診斷證明、事故證明、損失清單等。（二）理賠受理1.客服部門接到理賠報案后，對報案信息進行初步審核，檢查報案是否在保險期限內(nèi)、事故是否屬于保險責任范圍等。2.對于符合受理條件的報案，客服部門予以受理，并在業(yè)務系統(tǒng)中記錄報案信息。同時，將報案資料轉交給理賠部門。3.向報案人告知理賠流程和所需注意事項，確保報案人了解理賠進展情況。（三）理賠調(diào)查1.理賠部門根據(jù)報案情況和保險條款，對事故進行調(diào)查核實。調(diào)查方式包括現(xiàn)場勘查、詢問相關人員、查閱資料等。2.要求被保險人或受益人提供進一步的證明材料或協(xié)助調(diào)查工作。在調(diào)查過程中，應保持客觀、公正、嚴謹?shù)膽B(tài)度，確保調(diào)查結果真實可靠。3.根據(jù)調(diào)查結果，確定是否屬于保險責任以及應賠付的金額。如涉及復雜案件或存在爭議的情況，可組織相關部門進行會審，共同研究確定理賠方案。（四）理賠賠付1.理賠部門根據(jù)審核通過的理賠結果，制作理賠賠付通知書，明確賠付金額、賠付方式等信息。2.將理賠賠付通知書送達被保險人或受益人，并協(xié)助其辦理賠付手續(xù)。賠付方式包括銀行轉賬、支票支付、現(xiàn)金支付等，具體方式根據(jù)公司規(guī)定和客戶需求確定。3.財務部門按照理賠賠付通知書進行付款操作，確保賠付資金及時、準確地支付給被保險人或受益人。同時，在業(yè)務系統(tǒng)中更新保單的理賠狀態(tài)。七、保單的保全服務（一）服務內(nèi)容1.除上述保單變更、續(xù)期管理等常規(guī)保全服務外，還包括但不限于保單掛失、解掛，保單補發(fā)，紅利領取，生存金給付等服務。2.為客戶提供專業(yè)的咨詢服務，解答客戶關于保單權益、保險條款等方面的疑問，協(xié)助客戶辦理各類保全業(yè)務。（二）辦理流程1.客戶提出保全服務申請，填寫相應的申請書，并提交相關證明材料。2.客服部門對申請進行初審，審核申請內(nèi)容和材料是否齊全、符合規(guī)定。3.將申請轉至相關部門進行審核和處理，如涉及資金給付等操作，需財務部門進行核對和支付。4.處理完成后，客服部門及時通知客戶辦理結果，并將相關資料整理歸檔。八、保單的檔案管理（一）檔案分類1.保單檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案包括業(yè)務系統(tǒng)中記錄的保單信息、相關操作記錄、理賠資料等。紙質(zhì)檔案包括投保單、保單、變更申請書、理賠報案資料、賠付通知書等各類書面文件。2.根據(jù)保單業(yè)務流程和檔案內(nèi)容，進一步對檔案進行細分，如按照險種、客戶類型、時間順序等進行分類，便于查詢和管理。（二）檔案收集與整理1.各部門在業(yè)務操作過程中產(chǎn)生的保單相關資料，應及時整理并移交至檔案管理部門。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對收集到的檔案進行審核，檢查資料是否完整、準確，簽字蓋章等手續(xù)是否齊全。對不符合要求的檔案，及時退回相關部門進行補充或更正。3.按照檔案分類標準，對審核通過的檔案進行整理、編號和裝訂，確保檔案排列有序，便于查閱。（三）檔案存儲與保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設置嚴格的訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問電子檔案。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房中，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.建立檔案保管期限制度，根據(jù)保險行業(yè)規(guī)定和公司實際情況，確定不同類型保單檔案的保管期限。到期檔案經(jīng)審批后進行妥善處理，如銷毀、封存等。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保單檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.如因特殊情況需要借閱保單檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定天數(shù)，借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復印或涂改檔案內(nèi)容。到期后及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司成立專門的保單管理監(jiān)督小組，定期對保單管理工作進行檢查和評估。監(jiān)督小組由各相關部門負責人組成，負責對保單管理流程、操作規(guī)范、檔案管理等方面進行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過現(xiàn)場檢查、查閱資料、數(shù)據(jù)分析等方式，對保單管理工作進行深入細致的檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.定期召開保單管理工作會議，通報監(jiān)督檢查結果，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善保單管理工作制度和流程。（二）外部監(jiān)管1.密切關注國家法律法規(guī)和保險監(jiān)管部門的政策要求，確保公司保單管理工作符合外部監(jiān)管規(guī)定。2.積極配合保險監(jiān)管部門的檢查和抽查工作，如實提供相關資料和信息，對監(jiān)管部門提出的問題及時進行整改。3.加強與行業(yè)協(xié)會等組織的溝通與交流，學習借鑒其他保險公司先進的保單管理經(jīng)