促銷品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司促銷品管理，規(guī)范促銷品的采購、存儲、發(fā)放、使用及核銷等流程，確保促銷品的有效利用，提升促銷活動效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及促銷品的采購、管理及使用活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保促銷品管理活動合法合規(guī)。2.計(jì)劃性原則根據(jù)公司促銷活動計(jì)劃，合理安排促銷品的采購、儲備及使用，避免浪費(fèi)和積壓。3.效益性原則通過科學(xué)管理促銷品，提高促銷資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)促銷活動效益最大化。4.責(zé)任明確原則明確各部門在促銷品管理中的職責(zé)，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到人。二、管理職責(zé)（一）市場部門1.根據(jù)公司整體營銷戰(zhàn)略和促銷計(jì)劃，制定促銷品需求計(jì)劃，明確促銷品的種類、規(guī)格、數(shù)量及使用時(shí)間等要求。2.負(fù)責(zé)促銷活動方案中促銷品相關(guān)內(nèi)容的策劃和設(shè)計(jì)，確保促銷品與活動主題、目標(biāo)受眾相契合。3.跟蹤促銷活動執(zhí)行情況，收集促銷品使用反饋信息，評估促銷效果，為后續(xù)促銷品管理提供參考。（二）采購部門1.根據(jù)市場部門提供的促銷品需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)促銷品的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，簽訂采購合同，確保采購的促銷品質(zhì)量合格、價(jià)格合理、交貨及時(shí)。3.負(fù)責(zé)采購過程中的供應(yīng)商管理，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）倉儲部門1.負(fù)責(zé)促銷品的入庫驗(yàn)收、存儲保管及出庫發(fā)放工作。2.建立健全促銷品庫存管理制度，定期對庫存促銷品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.做好促銷品存儲環(huán)境的管理，保證促銷品質(zhì)量不受損。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)促銷品采購費(fèi)用的審核與支付，確保資金使用合規(guī)。2.對促銷品的成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.參與促銷品核銷工作，審核相關(guān)憑證，確保財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤。（五）審計(jì)部門1.對促銷品管理活動進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。2.對促銷品采購、使用及核銷過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見和建議。三、促銷品采購管理（一）采購計(jì)劃制定市場部門應(yīng)于促銷活動開展前[X]個(gè)工作日，根據(jù)活動方案和目標(biāo)客戶群體，結(jié)合過往促銷經(jīng)驗(yàn)及市場調(diào)研情況，制定詳細(xì)的促銷品需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確促銷品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、使用時(shí)間及預(yù)算金額等信息，并提交至采購部門。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商作為促銷品采購對象。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，確保采購合同條款明確、雙方權(quán)利義務(wù)清晰，避免因合同糾紛影響促銷品供應(yīng)。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)市場部門提供的促銷品需求計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，獲取多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。2.對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格、交貨期、付款方式等合同條款。3.簽訂采購合同，并將合同副本抄送市場、倉儲、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門。4.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決供應(yīng)商交貨過程中出現(xiàn)的問題，確保促銷品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。四、促銷品倉儲管理（一）入庫驗(yàn)收1.促銷品到貨后，倉儲部門應(yīng)依據(jù)采購合同及送貨清單，對促銷品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收。2.對于驗(yàn)收合格的促銷品，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄促銷品的入庫日期、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對于驗(yàn)收不合格的促銷品，倉儲部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。在未處理完畢前，不得辦理入庫手續(xù)。（二）存儲保管1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)促銷品的特性和存儲要求，合理安排存儲倉位，確保促銷品分類存放、標(biāo)識清晰。2.定期對庫存促銷品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季度/半年/年，盤點(diǎn)方式可采用實(shí)地盤點(diǎn)或賬實(shí)核對相結(jié)合的方式。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行詳細(xì)說明，并分析原因，提出處理建議。3.做好庫存促銷品的保管工作，采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，確保促銷品質(zhì)量不受損。對于易損、易變質(zhì)的促銷品，應(yīng)定期檢查其狀態(tài)，及時(shí)處理存在問題的產(chǎn)品。（三）出庫發(fā)放1.根據(jù)市場部門出具的促銷品發(fā)放清單，倉儲部門辦理促銷品出庫手續(xù)。發(fā)放清單應(yīng)明確促銷品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時(shí)間等信息。2.嚴(yán)格按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放促銷品，確保庫存促銷品的有效期和質(zhì)量。在發(fā)放過程中，應(yīng)認(rèn)真核對發(fā)放清單與實(shí)物，確保發(fā)放數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.對于已發(fā)放的促銷品，及時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行出庫記錄更新，減少庫存數(shù)量。同時(shí)，將出庫信息反饋給市場部門，以便跟蹤促銷活動執(zhí)行情況。五、促銷品使用管理（一）使用計(jì)劃執(zhí)行市場部門應(yīng)按照促銷活動方案中確定的促銷品使用計(jì)劃，組織相關(guān)人員開展促銷活動，確保促銷品準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)放到目標(biāo)客戶手中。（二）現(xiàn)場管理在促銷活動現(xiàn)場，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)促銷品的管理和發(fā)放工作，確保發(fā)放過程有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)混亂和浪費(fèi)現(xiàn)象。同時(shí)，對促銷品的使用情況進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，防止違規(guī)使用或挪作他用。（三）效果評估促銷活動結(jié)束后，市場部門應(yīng)及時(shí)收集促銷品使用效果反饋信息，包括客戶對促銷品的滿意度、促銷活動的參與度、銷售額增長情況等。通過對這些數(shù)據(jù)的分析和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)促銷活動中促銷品的選擇和使用提供參考依據(jù)。六、促銷品核銷管理（一）核銷申請促銷活動結(jié)束后，市場部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)促銷活動實(shí)際執(zhí)行情況，填寫促銷品核銷申請表，詳細(xì)說明促銷品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時(shí)間、使用效果等信息，并附上相關(guān)證明材料，如促銷活動照片、客戶簽收單、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷申請。（二）核銷審核1.財(cái)務(wù)部門收到市場部門提交的促銷品核銷申請表及相關(guān)證明材料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括促銷活動的真實(shí)性、促銷品發(fā)放數(shù)量與申請數(shù)量的一致性、相關(guān)證明材料的完整性和真實(shí)性等。2.對于審核通過的核銷申請，財(cái)務(wù)部門在促銷品核銷申請表上簽署審核意見，并辦理相關(guān)財(cái)務(wù)核銷手續(xù)。對于審核不通過的申請，應(yīng)及時(shí)通知市場部門說明原因，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）核銷記錄財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立促銷品核銷臺賬，詳細(xì)記錄每筆促銷品核銷業(yè)務(wù)的申請日期、審核日期、核銷金額、核銷原因等信息。核銷臺賬應(yīng)定期與庫存管理系統(tǒng)及相關(guān)財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確一致。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對促銷品管理活動進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查促銷品采購、存儲、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門促銷品管理工作的自查自糾，確保各項(xiàng)工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）違規(guī)處理對于在促銷品管理過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如采購過程中的受賄、貪污，庫存管理中的賬實(shí)不符、丟失損壞，使用過程中的違規(guī)發(fā)放、挪作他用等，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等處罰；涉