安保公司會議紀要整理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范安保公司會議紀要的整理工作，確保會議信息準(zhǔn)確、完整地記錄與傳達，提高公司決策執(zhí)行效率，促進各部門間的溝通與協(xié)作。公司秉持“安全至上、服務(wù)為本、團隊協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，以“為客戶提供全方位、高質(zhì)量的安保服務(wù)，維護社會安全穩(wěn)定”為經(jīng)營理念，通過扁平化管理模式，減少管理層級，確保信息快速流通。會議紀要整理工作需緊密圍繞這一文化與理念展開，服務(wù)于公司整體運營目標(biāo)。二、適用范圍本規(guī)定適用于安保公司全體員工。公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于管理層會議、部門例會、項目專項會議、跨部門協(xié)調(diào)會議等，其會議紀要的整理工作均需遵循本規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）會議組織者會議組織者負責(zé)明確會議目的、議程、參會人員等信息，并提前通知相關(guān)人員。在會議過程中，組織者要把控會議節(jié)奏，確保會議按照預(yù)定議程進行，同時提醒參會人員圍繞會議主題發(fā)言。會議結(jié)束后，組織者需向紀要整理人員提供必要的會議背景資料及特殊要求。（二）紀要整理人員紀要整理人員由會議組織者指定，通常為參會的行政人員或與會議主題相關(guān)部門的文員。其職責(zé)是準(zhǔn)確、全面地記錄會議內(nèi)容，按照規(guī)定的格式和要求進行整理，及時將整理好的會議紀要發(fā)送給相關(guān)人員，并負責(zé)會議紀要的存檔工作。（三）審核人員會議紀要審核人員一般為會議主持人或相關(guān)部門負責(zé)人。審核人員需對紀要內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性進行審核，確保紀要能夠真實反映會議討論的重點、決策結(jié)果及任務(wù)安排，審核通過后簽字確認。四、管理內(nèi)容與流程（一）會議記錄要求1.內(nèi)容完整：紀要整理人員要記錄會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。詳細記錄會議討論的議題、發(fā)言要點、重要觀點、提出的問題及解決方案、形成的決策、任務(wù)分配及完成時間節(jié)點等內(nèi)容。2.準(zhǔn)確客觀：記錄時應(yīng)保持客觀、公正，如實反映參會人員的發(fā)言內(nèi)容，避免主觀臆斷和歪曲原意。對于重要數(shù)據(jù)、關(guān)鍵決策等信息，要確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.突出重點：在完整記錄的基礎(chǔ)上，要突出會議的重點內(nèi)容和關(guān)鍵決策，避免記錄過于瑣碎的細節(jié)。對于會議討論中的分歧點和共識點，要清晰記錄。（二）整理格式規(guī)范1.標(biāo)題：采用“[會議日期]+[會議名稱]會議紀要”的格式，如“2023年10月15日安保項目推進會議紀要”，確保標(biāo)題簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映會議主題。2.正文：正文部分應(yīng)條理清晰，按照會議議程的順序依次記錄。對于每個議題，可采用“議題+討論內(nèi)容+決策結(jié)果”的結(jié)構(gòu)進行撰寫。決策結(jié)果應(yīng)明確具體，如有任務(wù)分配，需注明責(zé)任人和完成時間。3.排版：統(tǒng)一采用宋體、小四號字體，1.5倍行距，段首縮進2個字符。頁面設(shè)置為A4紙，上下左右邊距均為2.5厘米。（三）審核流程1.初稿提交：會議結(jié)束后，紀要整理人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為會議結(jié)束后的24小時內(nèi)）完成會議紀要初稿的整理工作，并提交給審核人員。2.審核反饋：審核人員在收到初稿后，應(yīng)在12小時內(nèi)完成審核。如發(fā)現(xiàn)問題或需要修改的地方，應(yīng)及時向紀要整理人員提出反饋意見，紀要整理人員根據(jù)反饋意見進行修改完善。3.最終確認：修改后的會議紀要再次提交審核人員審核，審核通過后由審核人員簽字確認，形成最終版本。（四）發(fā)布與存檔1.發(fā)布范圍：最終確認的會議紀要應(yīng)及時發(fā)布給所有參會人員及與會議內(nèi)容相關(guān)的部門和人員。發(fā)布方式可采用公司內(nèi)部郵件、即時通訊工具等，確保相關(guān)人員能夠及時獲取會議信息。2.存檔管理：會議紀要應(yīng)按照會議類型、時間順序等進行分類存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案存儲在公司專門的服務(wù)器或云盤上，便于查詢和檢索；紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管在公司檔案室，以備查閱。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)要求會議組織者提前明確會議目的、議程等信息，以便做好參會準(zhǔn)備。2.對于會議紀要中涉及自身的內(nèi)容，員工有權(quán)提出異議，并要求紀要整理人員進行核實和修改。3.員工有權(quán)獲取與自己工作相關(guān)的會議紀要，以了解公司決策和工作安排。（二）員工義務(wù)1.參會員工有義務(wù)積極參與會議討論，發(fā)表真實、客觀的意見和建議。2.紀要整理人員有義務(wù)按照規(guī)定的格式、要求和時間節(jié)點完成會議紀要的整理工作，確保紀要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.所有員工有義務(wù)遵守會議紀律，不得在會議期間隨意打斷他人發(fā)言、使用手機等影響會議秩序的行為。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責(zé)對會議紀要整理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括會議紀要的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、審核流程是否合規(guī)、發(fā)布與存檔是否及時等。2.各部門負責(zé)人對本部門參與的會議紀要整理工作進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核機制1.將會議紀要整理工作納入員工績效考核體系，對紀要整理人員的工作質(zhì)量、及時性等進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括會議紀要的準(zhǔn)確率、完整性、按時提交率等。2.對于在會議紀要整理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、表彰等；對于工作不認真、導(dǎo)致會議紀要出現(xiàn)重大錯誤或延誤發(fā)布的員工，進行相應(yīng)的績效扣分，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等處分。七、附則1.