企事業(yè)單位檔案管理制度及實操指引一、引言檔案是企事業(yè)單位歷史活動的真實記錄，是維護(hù)合法權(quán)益、傳承知識經(jīng)驗、防范經(jīng)營風(fēng)險的重要資產(chǎn)。隨著《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）等法律法規(guī)的實施，企事業(yè)單位檔案管理的合規(guī)性、規(guī)范化要求日益提高。建立科學(xué)的檔案管理制度、優(yōu)化實操流程，不僅能滿足監(jiān)管要求，更能為單位決策、業(yè)務(wù)開展提供有力支撐。本文結(jié)合政策要求與實踐經(jīng)驗，構(gòu)建"制度框架-實操指引-數(shù)字化轉(zhuǎn)型-保障措施"四位一體的檔案管理體系，助力企事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化。二、企事業(yè)單位檔案管理制度框架檔案管理制度是檔案工作的"總章程"，需涵蓋總則、管理體制、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管利用、鑒定銷毀、責(zé)任追究等核心內(nèi)容，確保"每一項工作有制度可循，每一個環(huán)節(jié)有標(biāo)準(zhǔn)可依"。（一）總則1.目的：規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等活動，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性。2.依據(jù)：以《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合單位實際制定。3.適用范圍：本制度適用于單位及所屬分支機(jī)構(gòu)的全部檔案管理活動，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等。（二）管理體制與職責(zé)1.分管領(lǐng)導(dǎo)：單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理工作，審批重大檔案事項（如檔案銷毀、數(shù)字化項目）。2.檔案管理部門：設(shè)立專職檔案管理部門（如檔案處/科），負(fù)責(zé)：制定檔案管理制度及流程；接收、保管、利用檔案；指導(dǎo)各部門檔案收集、整理工作；組織檔案鑒定、銷毀；推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。3.業(yè)務(wù)部門：各部門負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)：本部門檔案的日常收集、整理；按時向檔案部門移交檔案；配合檔案部門開展鑒定、利用等工作。4.專職/兼職檔案員：檔案部門配備專職檔案員，各部門配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)：具體執(zhí)行檔案收集、整理、移交、利用等工作；維護(hù)檔案管理系統(tǒng)；記錄檔案管理活動（如借閱登記、銷毀記錄）。（三）歸檔范圍與分類1.歸檔范圍檔案需涵蓋單位各項活動的真實記錄，具體范圍如下（可根據(jù)單位性質(zhì)調(diào)整）：檔案類型具體內(nèi)容責(zé)任部門文書檔案決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要等辦公室業(yè)務(wù)檔案合同、協(xié)議、客戶資料、業(yè)務(wù)報表、項目報告、招投標(biāo)文件、驗收報告等業(yè)務(wù)部門（如市場、項目）科技檔案科研項目文件、設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請文件等技術(shù)部門會計檔案會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、審計報告、稅務(wù)申報表等財務(wù)部門電子檔案電子公文、電子合同、電子報表、數(shù)碼照片、錄像、錄音等各部門+檔案部門聲像檔案重要會議、活動的照片、錄像、錄音辦公室實物檔案獎牌、證書、紀(jì)念品、獎杯等辦公室涉密檔案涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的文件保密部門+檔案部門2.分類方法檔案分類需遵循"邏輯清晰、便于檢索"的原則，常用分類方法有：年度-機(jī)構(gòu)-問題分類法（適用于大多數(shù)單位）：先按年度劃分，再按形成機(jī)構(gòu)劃分，最后按業(yè)務(wù)問題（如"會議記錄""合同"）劃分；年度-問題-機(jī)構(gòu)分類法（適用于業(yè)務(wù)流程明確的單位）：先按年度劃分，再按業(yè)務(wù)問題劃分，最后按形成機(jī)構(gòu)劃分；問題-年度-機(jī)構(gòu)分類法（適用于問題導(dǎo)向的單位）：先按業(yè)務(wù)問題劃分，再按年度劃分，最后按形成機(jī)構(gòu)劃分。單位可根據(jù)實際情況選擇一種分類方法，一旦確定，不得隨意變更。（四）檔案整理規(guī)范1.整理原則真實性：檔案內(nèi)容需真實反映單位活動，不得篡改、偽造；完整性：檔案需收集齊全，不得遺漏重要文件；規(guī)范性：整理流程需符合《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）等規(guī)范；易用性：整理后的檔案需便于檢索、利用。2.整理流程（1）分類：按選定的分類方法劃分檔案類別；（2）排序：同一類別內(nèi)的檔案按時間順序（如成文日期）排列，重要文件（如批復(fù)、合同）可按邏輯順序（如項目階段）排列；（3）裝訂：紙質(zhì)檔案：采用線裝或裝訂機(jī)裝訂，避免使用金屬物（如回形針、訂書釘）；電子檔案：轉(zhuǎn)換為PDF/A、XML等長期保存格式，確保可讀性；（4）編號：采用"分類號-件號"編碼規(guī)則，如"2023-辦公室-會議記錄-001"（年度-機(jī)構(gòu)-問題-件號）；（5）編制目錄：每卷/件檔案編制《檔案目錄》，內(nèi)容包括：紙質(zhì)檔案：件號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置；電子檔案：件號、文件名、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、格式、大小、存儲路徑。（五）檔案保管與利用1.檔案保管（1）庫房要求：紙質(zhì)檔案庫房：溫度14-24℃，濕度45-60%；配備防火（滅火器、自動滅火系統(tǒng)）、防盜（監(jiān)控、防盜門）、防鼠（擋鼠板、滅鼠藥）、防蟲（驅(qū)蟲劑、通風(fēng)系統(tǒng)）、防光（窗簾、紫外線燈）、防塵（密封柜）設(shè)備；電子檔案庫房：專用服務(wù)器機(jī)房，配備UPS電源、空調(diào)、防火墻、殺毒軟件；涉密檔案庫房：單獨設(shè)置，符合《保密法》要求，配備密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備。（2）檔案移交：部門向檔案部門移交檔案時，需填寫《檔案移交清單》（詳見附件1），內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、起止日期、責(zé)任者、移交人、接收人、日期；檔案部門核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，部門和檔案部門各留存一份。（3）檔案上架：紙質(zhì)檔案：按分類號順序上架，標(biāo)注存放位置（如"第3柜第2層第5列"）；電子檔案：錄入檔案管理系統(tǒng)，標(biāo)注存儲路徑（如"服務(wù)器A-2023-辦公室-會議記錄"）。2.檔案利用（1）利用范圍：內(nèi)部利用：單位員工因工作需要查閱、復(fù)制檔案；外部利用：上級單位、監(jiān)管部門、司法機(jī)關(guān)等因公務(wù)需要查閱、復(fù)制檔案。（2）利用流程：外部人員：提交單位介紹信（注明查閱目的、查閱人身份）；分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；檔案部門審批；現(xiàn)場查閱（不得帶出庫房）。（3）利用要求：查閱檔案時，不得涂改、損壞、丟失檔案；復(fù)制檔案需經(jīng)檔案部門批準(zhǔn)，復(fù)制件需注明"與原件一致"；涉密檔案利用需符合《保密法》規(guī)定，不得泄露秘密。（六）檔案鑒定與銷毀1.鑒定流程（1）成立鑒定小組：由分管領(lǐng)導(dǎo)（組長）、檔案部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、專職檔案員組成；（2）制定鑒定計劃：每年第四季度制定下一年度鑒定計劃，明確鑒定范圍（如2018年及以前的業(yè)務(wù)檔案）、鑒定時間；（3）開展鑒定工作：鑒定小組對檔案進(jìn)行審查，確定保管期限（永久、長期、短期）：永久保管：涉及單位重大歷史事件、重要人物、重要業(yè)務(wù)的檔案（如章程、年度報告、重大合同）；長期保管：涉及單位重要業(yè)務(wù)、需長期參考的檔案（如一般合同、項目報告），保管期限為10-30年；短期保管：涉及單位日常業(yè)務(wù)、無需長期參考的檔案（如會議通知、考勤記錄），保管期限為1-10年；（4）出具鑒定報告：鑒定小組填寫《檔案鑒定報告》，內(nèi)容包括鑒定范圍、鑒定結(jié)果（保管期限調(diào)整、銷毀建議）、鑒定人員簽字。2.銷毀流程（1）提出銷毀申請：對超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》（詳見附件3），內(nèi)容包括銷毀原因、檔案名稱、數(shù)量、起止日期、鑒定意見；（2）審批：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；（3）銷毀：紙質(zhì)檔案：由檔案部門、紀(jì)檢部門共同監(jiān)銷，采用碎紙機(jī)銷毀；電子檔案：由檔案部門、信息部門共同監(jiān)銷，采用數(shù)據(jù)擦除工具銷毀；（4）記錄：填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件4），內(nèi)容包括銷毀檔案名稱、數(shù)量、起止日期、監(jiān)銷人、銷毀日期，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。（七）責(zé)任追究對違反檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重追究責(zé)任：輕度違規(guī)（如未按時移交檔案、借閱未登記）：口頭警告、通報批評；中度違規(guī)（如涂改檔案、丟失檔案）：扣減績效、調(diào)離崗位；重度違規(guī)（如泄露秘密、偽造檔案）：解除勞動合同、追究法律責(zé)任。三、檔案管理實操指引（一）文書檔案實操流程1.收集：日常積累：各部門兼職檔案員每天收集本部門形成的文件（如通知、報告），放入檔案盒；定期匯總：每月末，兼職檔案員將本月收集的文件匯總，檢查是否齊全（如是否有批復(fù)對應(yīng)請示）。2.整理：分類：按"年度-機(jī)構(gòu)-問題"分類，如"2023-辦公室-會議記錄"；排序：將同一類別的文件按成文日期順序排列；裝訂：用線裝或裝訂機(jī)裝訂，每本厚度不超過2厘米；編號：按"年度-機(jī)構(gòu)-問題-件號"編號，如"2023-辦公室-會議記錄-001"；編制目錄：填寫《文書檔案目錄》（詳見附件5），內(nèi)容包括件號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限。3.移交：部門填寫《檔案移交清單》，與檔案部門交接；檔案部門核對《檔案移交清單》與實際檔案，無誤后簽字確認(rèn)。4.入庫：檔案部門將檔案上架，標(biāo)注存放位置；錄入檔案管理系統(tǒng)，填寫檔案名稱、分類號、件號、責(zé)任者、日期、保管期限、存放位置等信息。（二）電子檔案實操要點1.元數(shù)據(jù)采集：收集電子檔案的元數(shù)據(jù)，包括：描述性元數(shù)據(jù)：文件名、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改時間、格式、大小；結(jié)構(gòu)性元數(shù)據(jù)：文件層次、關(guān)聯(lián)文件（如請示與批復(fù)）；管理性元數(shù)據(jù)：電子簽名、timestamp、權(quán)限設(shè)置。2.格式轉(zhuǎn)換：將電子檔案轉(zhuǎn)換為符合國家規(guī)范的格式：文本文件：PDF/A（長期保存）；表格文件：Excel（.xlsx）或CSV；圖像文件：JPEG（.jpg）或TIFF（.tiff）；視頻文件：MP4（.mp4）或AVI（.avi）。3.存儲與備份：存儲：采用"本地存儲+云存儲"方式：本地存儲：專用服務(wù)器，定期備份；云存儲：選擇可信服務(wù)商（如阿里云、騰訊云），開啟加密功能；備份：每日增量備份：備份當(dāng)日新增的電子檔案；每周全量備份：備份所有電子檔案；異地備份：將備份數(shù)據(jù)存儲在不同城市的服務(wù)器。（三）特殊檔案管理1.涉密檔案保管：單獨存放于保密庫房，配備密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備；借閱：需經(jīng)保密部門審批，填寫《涉密檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限；復(fù)制：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，復(fù)制件標(biāo)注"涉密"字樣，專人保管。2.聲像檔案整理：照片、錄像、錄音需注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容（如"2023年10月1日-公司年會-總經(jīng)理講話"）；存儲：存儲于專用介質(zhì)（如光盤、硬盤），標(biāo)注介質(zhì)名稱（如"2023年年會錄像-光盤1"）；檢測：每半年檢測一次介質(zhì)狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.實物檔案整理：獎牌、證書、紀(jì)念品需注明獲得時間、頒發(fā)單位、內(nèi)容（如"2023年-市工商局-優(yōu)秀企業(yè)證書"）；存放：存放于實物檔案柜，標(biāo)注存放位置（如"第5柜第1層第3列"）；清潔：每季度清潔一次，防止灰塵、腐蝕。四、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑（一）數(shù)字化目標(biāo)與原則1.目標(biāo)：提高效率：減少手工操作，實現(xiàn)檔案收集、整理、利用的自動化；降低成本：減少紙質(zhì)檔案的存儲、保管成本；保障安全：實現(xiàn)電子檔案的加密、備份、溯源；提升利用：實現(xiàn)檔案的全文檢索、遠(yuǎn)程利用。2.原則：合規(guī)性：符合《電子檔案管理規(guī)范》《機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)范》等國家規(guī)范；實用性：根據(jù)單位需求選擇系統(tǒng)，避免過度功能；安全性：采用加密、權(quán)限管理等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）實施步驟1.需求分析：調(diào)研各部門需求：如業(yè)務(wù)部門需要快速檢索合同，財務(wù)部門需要電子會計檔案歸檔；明確數(shù)字化范圍：如先實現(xiàn)文書檔案、電子合同的數(shù)字化，再擴(kuò)展到科技檔案、會計檔案。2.系統(tǒng)選型：選擇符合國家規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，如：國產(chǎn)系統(tǒng)：方正檔案管理系統(tǒng)、華宇檔案管理系統(tǒng)；云系統(tǒng)：阿里云檔案管理、騰訊云檔案管理；系統(tǒng)功能要求：元數(shù)據(jù)管理：支持電子檔案元數(shù)據(jù)的采集、存儲；電子簽名：支持電子合同、電子公文的電子簽名；檢索功能：支持全文檢索、多條件檢索；權(quán)限管理：支持角色權(quán)限（如檔案員、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)）設(shè)置；備份功能：支持本地備份、云備份。3.數(shù)據(jù)遷移：紙質(zhì)檔案數(shù)字化：采用掃描儀掃描紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)換為PDF/A格式，標(biāo)注分類號、件號；電子檔案導(dǎo)入：將現(xiàn)有電子檔案（如電子公文、電子合同）導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，完善元數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)校驗：核對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)與原檔案，確保準(zhǔn)確性、完整性。4.運維管理：制定《檔案管理系統(tǒng)運維制度》，明確系統(tǒng)維護(hù)、更新、備份的流程；培訓(xùn)系統(tǒng)用戶：對檔案員、部門負(fù)責(zé)人、員工進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)；定期檢查系統(tǒng)：每季度檢查系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時修復(fù)漏洞。（三）電子檔案合法性保障電子檔案需符合《電子簽名法》《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，確保其真實性、完整性、可用性、安全性：電子簽名：對電子合同、電子公文等重要電子檔案，采用符合《電子簽名法》的電子簽名（如數(shù)字證書），證明電子檔案的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間；timestamp：為電子檔案添加時間戳（如由權(quán)威機(jī)構(gòu)頒發(fā)的timestamp），證明電子檔案的創(chuàng)建時間未被篡改；格式規(guī)范：將電子檔案轉(zhuǎn)換為PDF/A、XML等長期保存格式，確保未來可讀取；溯源性：記錄電子檔案的整個生命周期（如創(chuàng)建、修改、刪除、利用），實現(xiàn)溯源。五、檔案管理保障措施（一）組織保障成立檔案管理委員會：由分管領(lǐng)導(dǎo)任主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案工作，解決檔案管理中的重大問題（如數(shù)字化項目審批、檔案銷毀審批）；明確部門職責(zé)：將檔案管理納入部門職責(zé)，在《部門職責(zé)說明書》中明確檔案收集、整理、移交的要求。（二）人員保障專職檔案員：檔案部門配備1-2名專職檔案員，要求具備檔案管理專業(yè)知識（如檔案學(xué)專業(yè)），或參加過檔案管理培訓(xùn)；兼職檔案員：各部門配備1名兼職檔案員，要求熟悉本部門業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理；培訓(xùn)：定期組織檔案員培訓(xùn)（如每年一次檔案管理培訓(xùn)班、數(shù)字化轉(zhuǎn)型培訓(xùn)班），提高業(yè)務(wù)水平；考核：將檔案管理工作納入部門考核，對檔案收集完整、整理規(guī)范的部門給予獎勵，對未按時移交檔案、檔案管理混亂的部門給予處罰。（三）技術(shù)與經(jīng)費保障技術(shù)保障：配備檔案管理系統(tǒng)、專用服務(wù)器、掃描儀、碎紙機(jī)等設(shè)備，確保檔案管理的自動化、規(guī)范化；經(jīng)費保障：每年將檔案管理經(jīng)費納入單位預(yù)算，用于檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、培訓(xùn)、庫房改造、設(shè)備采購等。（四）監(jiān)督與考核定期檢查：每季度檢查各部門的檔案管理工作，內(nèi)容包括檔案收集完整率、整理規(guī)范率、移交及時率；考核獎懲：獎勵：對檔案管理工作優(yōu)秀的部門和個人，給予現(xiàn)金獎勵、評優(yōu)評先資格；處罰：對檔案管理工作差的部門和個人，給予通報批評、扣減績效。六、常見問題與解決方法（一）檔案收集不完整原因：部門重視不夠，兼職檔案員責(zé)任心不強(qiáng)，收集制度不嚴(yán)格。解決措施：將檔案收集納入部門考核，對未按時收集檔案的部門，扣減部門績效；制定《檔案收集細(xì)則》，明確收集范圍、收集時間（如每月末收