人事檔案管理制度及電子檔案實施方案第一章總則第一條目的為規(guī)范公司人事檔案管理，保障人事檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性，適應(yīng)信息化時代檔案管理需求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》《電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣員工、退休員工等）的人事檔案管理，涵蓋紙質(zhì)檔案與電子檔案的全生命周期管理。第三條基本原則1.真實性原則：檔案材料必須真實反映員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)和工作實績，嚴禁偽造、篡改。2.完整性原則：檔案材料應(yīng)全面收集員工從入職到離職的全流程信息，確保無遺漏。3.安全性原則：采取有效措施，防止檔案丟失、損毀、泄露。4.信息化原則：推進檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、便捷化。第二章管理職責第四條人力資源部（以下簡稱“HR部”）HR部是公司人事檔案管理的歸口部門，主要職責包括：1.制定、修訂公司人事檔案管理制度及電子檔案實施方案；2.負責人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞、銷毀等日常管理工作；3.組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理水平；4.監(jiān)督、檢查各部門人事檔案管理工作的執(zhí)行情況；5.負責電子檔案系統(tǒng)的需求分析、功能設(shè)計及日常運維協(xié)調(diào)。第五條用人部門各用人部門應(yīng)配合HR部做好人事檔案管理工作，主要職責包括：1.及時向HR部提交員工的考核鑒定、獎懲、培訓(xùn)、職務(wù)變動等材料；2.協(xié)助HR部核實員工檔案材料的真實性；3.遵守檔案利用規(guī)定，合理使用員工檔案。第六條信息技術(shù)部（以下簡稱“IT部”）IT部負責電子檔案系統(tǒng)的技術(shù)支持，主要職責包括：1.負責電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)、部署、維護及升級；2.保障電子檔案系統(tǒng)的安全運行，定期進行數(shù)據(jù)備份；3.協(xié)助HR部解決電子檔案系統(tǒng)使用中的技術(shù)問題。第七條員工本人員工應(yīng)配合公司做好檔案管理工作，主要職責包括：1.提供真實、完整的個人材料（如身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證等）；2.及時向HR部報告?zhèn)€人信息變動情況（如住址、聯(lián)系方式等）；3.遵守檔案管理規(guī)定，不得私自涂改、損毀檔案材料。第三章人事檔案內(nèi)容與分類第八條檔案內(nèi)容人事檔案應(yīng)包括以下材料（按《干部人事檔案工作條例》分類）：1.履歷材料：員工登記表、簡歷、勞動合同變更記錄、崗位調(diào)整通知等；2.考核鑒定材料：年度考核表、績效評估表、試用期考核表、離職鑒定表等；3.學(xué)歷學(xué)位材料：畢業(yè)證、學(xué)位證、學(xué)歷認證報告、留學(xué)回國證明等；4.職業(yè)資格材料：職業(yè)資格證、職稱證書、培訓(xùn)證書、技能鑒定報告等；5.獎懲材料：表彰決定、獎勵證書、處分決定書、撤銷處分決定書等；6.工資社保材料：工資發(fā)放記錄、社保繳納證明、公積金繳存記錄、薪酬調(diào)整通知等；7.勞動合同材料：勞動合同、試用期協(xié)議、解除/終止勞動合同證明等；8.離職材料：離職申請表、離職交接表、離職證明、競業(yè)限制協(xié)議等；9.其他材料：身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、婚姻狀況證明、體檢報告等。第九條分類標準人事檔案按以下類別分類裝訂：1.一類：履歷材料；2.二類：考核鑒定材料；3.三類：學(xué)歷學(xué)位材料；4.四類：職業(yè)資格材料；5.五類：獎懲材料；6.六類：工資社保材料；7.七類：勞動合同材料；8.八類：離職材料；9.九類：其他材料。第四章人事檔案管理流程第十條收集1.收集范圍：員工入職、在職、離職全流程產(chǎn)生的所有檔案材料（詳見第八條）；2.收集時間：入職材料：員工入職后30日內(nèi)，由HR部收集；在職材料：材料產(chǎn)生后15日內(nèi)，由用人部門提交HR部；離職材料：員工離職后10日內(nèi)，由HR部收集；3.收集要求：材料必須真實、完整、有效，原件優(yōu)先（復(fù)印件需加蓋公章并注明“與原件一致”）。第十一條整理1.分類裝訂：按第九條分類標準，將檔案材料裝訂成卷，每卷厚度不超過2厘米；2.填寫目錄：每卷檔案需填寫《人事檔案目錄》，注明材料名稱、日期、頁數(shù)、類別等；3.編號歸檔：給每卷檔案分配唯一編號（格式：部門代碼+員工編號+卷號），存入專用檔案柜。第十二條保管1.保管場所：檔案柜應(yīng)存放在干燥、通風、防火、防盜的專用房間，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；2.保管要求：檔案柜需加鎖，鑰匙由HR部專人保管；定期檢查檔案保管情況（每月一次），防止蟲蛀、霉變、損壞；電子檔案需存放在專用服務(wù)器，定期備份（每日一次），加密處理（采用AES-256加密算法）。第十三條利用1.利用范圍：公司內(nèi)部：用于員工考核、晉升、培訓(xùn)、薪酬調(diào)整等；外部：用于社保辦理、職稱評定、公證等（需員工本人同意）；2.利用程序：查閱：需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、HR經(jīng)理審批后，在HR部指定地點查閱；復(fù)制：需填寫《人事檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)HR經(jīng)理審批后，由HR部負責復(fù)制并加蓋公章；借閱：一般不允許借閱，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，借閱期限不超過3天；3.利用要求：查閱/復(fù)制/借閱人員不得涂改、損毀、泄露檔案材料，不得私自留存檔案復(fù)印件。第十四條轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞范圍：員工離職、調(diào)動時，需轉(zhuǎn)遞檔案；2.轉(zhuǎn)遞方式：通過機要渠道或EMS（僅限檔案管理部門指定的快遞）轉(zhuǎn)遞，嚴禁個人攜帶；3.轉(zhuǎn)遞程序：填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、時間、接收單位、聯(lián)系人等；將檔案與《轉(zhuǎn)遞單》一同封裝，加蓋HR部公章；跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全到達（30日內(nèi)未收到回執(zhí)，需聯(lián)系接收單位核實）。第十五條銷毀1.銷毀條件：超過保管期限（一般為員工離職后10年）；無保存價值的重復(fù)材料；2.銷毀程序：由HR部提出銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》；經(jīng)HR經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷；銷毀時需填寫《人事檔案銷毀記錄》，注明銷毀時間、地點、數(shù)量、監(jiān)銷人等；3.銷毀要求：銷毀的檔案材料需粉碎處理，不得回收利用。第五章電子檔案實施方案第十六條建設(shè)目標1.數(shù)字化：實現(xiàn)所有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲，消除紙質(zhì)檔案的保存風險；2.信息化：建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、查詢、統(tǒng)計；3.便捷化：支持多終端訪問（電腦、手機），提高檔案利用效率；4.一體化：與公司HR系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享（如員工信息自動同步）。第十七條系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計1.架構(gòu)模式：采用B/S架構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器），支持網(wǎng)頁訪問；2.功能模塊：采集模塊：支持紙質(zhì)材料掃描（兼容主流掃描儀）、元數(shù)據(jù)錄入（自動提取材料名稱、日期等）；管理模塊：支持檔案分類、存儲、修改、刪除、備份；利用模塊：支持檔案查詢（按姓名、編號、部門等）、統(tǒng)計（按類別、時間等）、預(yù)警（合同到期、材料缺失等）；權(quán)限模塊：支持角色權(quán)限設(shè)置（HR管理員、部門經(jīng)理、普通員工等）；3.集成接口：與HR系統(tǒng)集成（同步員工基本信息）、與OA系統(tǒng)集成（流程審批）。第十八條數(shù)字化處理流程1.掃描：使用300DPI以上分辨率掃描儀，將紙質(zhì)材料掃描為PDF格式（彩色，壓縮比≤50%）；2.預(yù)處理：對掃描件進行裁剪、旋轉(zhuǎn)、去噪處理，確保清晰可辨；3.元數(shù)據(jù)錄入：錄入材料名稱、日期、責任人、檔案編號等元數(shù)據(jù)（支持自動提取，如通過OCR識別日期）；4.審核：由HR專員審核掃描件清晰度及元數(shù)據(jù)準確性，審核通過后存入系統(tǒng)；5.關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案：電子檔案與紙質(zhì)檔案通過唯一編號關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)一一對應(yīng)。第十九條電子檔案與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)管理1.同步更新：紙質(zhì)檔案修改后，需及時更新電子檔案；電子檔案修改后，需同步修改紙質(zhì)檔案（注明修改時間、修改人）；2.一致性檢查：每月對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行一致性檢查，確保兩者內(nèi)容一致。第二十條系統(tǒng)功能要求1.查詢功能：支持模糊查詢（如“張三”“銷售部”）、精準查詢（如員工編號“001”）、組合查詢（如“銷售部+2023年考核表”）；2.統(tǒng)計功能：支持統(tǒng)計檔案數(shù)量（按部門、類別）、利用次數(shù)（按月份、部門）、缺失材料（按員工、類別）；3.預(yù)警功能：支持合同到期提醒（提前30天）、檔案材料缺失提醒（如“張三缺少2023年考核表”）、檔案轉(zhuǎn)遞超時提醒（超過30天未收到回執(zhí)）；4.權(quán)限功能：HR管理員：擁有全部權(quán)限（添加、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計）；部門經(jīng)理：擁有查詢本部門員工檔案權(quán)限；普通員工：擁有查詢本人檔案權(quán)限（僅能查看非敏感信息，如學(xué)歷、職業(yè)資格）；5.日志功能：記錄所有操作（登錄、查詢、修改、刪除），包括操作人、操作時間、操作內(nèi)容，便于追溯。第二十一條安全保障措施1.數(shù)據(jù)安全：電子檔案采用加密存儲（AES-256）、加密傳輸（SSL），防止數(shù)據(jù)泄露；2.系統(tǒng)安全：定期對系統(tǒng)進行安全掃描（每月一次），及時修復(fù)漏洞；安裝防火墻、殺毒軟件，防止黑客攻擊；3.權(quán)限安全：采用角色-based訪問控制（RBAC），嚴格控制用戶權(quán)限；密碼要求定期更換（每季度一次），長度不小于8位（包含字母、數(shù)字、符號）；4.備份安全：數(shù)據(jù)備份采用本地備份（服務(wù)器）+云端備份（第三方云服務(wù)，如阿里云），備份數(shù)據(jù)需加密處理；定期測試備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力（每季度一次）。第六章監(jiān)督與考核第二十二條監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：HR部每月對檔案管理情況進行檢查（包括紙質(zhì)檔案保管、電子檔案系統(tǒng)運行、流程執(zhí)行等），形成《檔案管理檢查報告》；2.外部監(jiān)督：每年邀請專業(yè)檔案管理機構(gòu)對公司檔案管理工作進行審計，提出改進意見；3.員工監(jiān)督：員工有權(quán)對檔案管理中的違規(guī)行為進行舉報（舉報電話：HR部電話），HR部需及時調(diào)查處理。第二十三條考核指標1.檔案收集及時率：要求達到95%以上（計算公式：及時收集的材料數(shù)量/應(yīng)收集的材料數(shù)量×100%）；2.檔案完整性：要求達到98%以上（計算公式：完整的檔案數(shù)量/總檔案數(shù)量×100%）；3.電子檔案錄入準確率：要求達到99%以上（計算公式：準確錄入的電子檔案數(shù)量/總電子檔案數(shù)量×100%）；4.檔案利用效率：要求查詢時間不超過5分鐘（從提交申請到完成查詢的時間）。第二十四條責任追究1.未及時收集材料：用人部門未按時提交材料的，扣減部門績效（每次扣1分）；2.檔案材料虛假：員工提供虛假材料的，視為嚴重違紀，解除勞動合同；3.檔案丟失/損毀：因HR部保管不善造成檔案丟失/損毀的，追究HR管理員責任（扣減當月績效的10%-20%）；4.泄露檔案信息：泄露員工檔案信息的，視為嚴重違紀，解除勞動合同；情節(jié)嚴重的，追究法律責任；5.系統(tǒng)安全事故：因IT部