加工公司印章保管管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“質量至上、誠信為本、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的經營理念，致力于為客戶提供優(yōu)質的加工服務。印章作為公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，其保管與使用的規(guī)范直接關系到公司的合法權益、信譽及運營安全。為加強公司印章的保管管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，結合公司扁平化管理模式，特制定本規(guī)定。本規(guī)定依據國家相關法律法規(guī)，同時充分考慮公司的實際情況和發(fā)展需求，旨在通過明確印章管理的各項流程和責任，提升公司管理效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，實現經濟效益與社會效益的雙豐收。二、適用范圍本規(guī)定適用于加工公司全體員工以及涉及印章使用的相關客戶。全體員工應嚴格遵守本規(guī)定，確保印章管理工作的規(guī)范執(zhí)行。對于客戶，在涉及需公司蓋章確認的業(yè)務活動時，需遵循本規(guī)定的相關要求進行操作。三、組織架構與職責分工1.印章管理委員會：作為公司印章管理的最高決策機構，由公司高層管理人員組成。負責制定印章管理的總體方針和政策，對重大印章使用事項進行決策，協(xié)調解決印章管理過程中的重大問題，確保印章管理工作符合公司戰(zhàn)略發(fā)展和企業(yè)文化要求。2.行政部門：作為印章保管的主要責任部門，負責公司各類印章的日常保管、使用登記、定期檢查等工作。行政主管擔任印章保管責任人，對印章的安全保管和規(guī)范使用負直接責任。行政部門需建立專門的印章保管臺賬，詳細記錄印章的領取、使用、歸還等信息。3.法務部門：負責對印章使用的合法性進行審核。在涉及重大合同、協(xié)議等文件蓋章前，法務人員需對文件內容進行法律審查，確保蓋章行為不會給公司帶來法律風險。同時，為印章管理提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理因印章使用引發(fā)的法律糾紛。4.業(yè)務部門：在各自業(yè)務范圍內，根據工作需要申請使用印章。業(yè)務部門負責人對本部門印章使用申請的合理性和真實性負責，確保印章使用符合業(yè)務實際情況和公司規(guī)定。在使用印章后，需配合行政部門完成相關登記手續(xù)。四、管理內容與流程1.印章的刻制與啟用-公司印章的刻制需由行政部門根據公司需求提出申請，報印章管理委員會審批。經批準后，按照國家相關規(guī)定，到指定的公安機關備案并委托合法的刻章機構進行刻制。-新印章刻制完成后，行政部門需組織相關人員進行驗收，檢查印章的材質、字體、圖案等是否符合要求。驗收合格后，在印章保管臺賬上記錄印章的詳細信息，包括印章名稱、編號、刻制日期等，并注明“啟用”狀態(tài)。-新印章啟用前，行政部門應發(fā)布正式的啟用通知，明確新印章的名稱、使用范圍、啟用日期等信息，通知公司各部門及相關客戶。同時，收回并銷毀原有的同類印章（如有），確保印章使用的唯一性和規(guī)范性。2.印章的保管-公司各類印章應存放在專門的保險柜中，保險柜鑰匙和密碼由行政主管分別保管，確保雙人控制。行政主管應定期檢查保險柜的安全性，確保其正常運行。-印章保管場所應具備防火、防潮、防盜等安全措施，安裝監(jiān)控設備，確保印章存放環(huán)境的安全。行政部門應制定印章保管應急預案，如遇火災、盜竊等緊急情況，能夠迅速采取有效措施保護印章安全。-嚴禁將印章帶出公司辦公場所使用。如因特殊情況確需帶出，需填寫《印章外出使用申請表》，詳細說明帶出原因、使用地點、預計歸還時間等信息，經業(yè)務部門負責人、行政主管、印章管理委員會相關領導審批同意后，由行政主管指定專人負責攜帶和監(jiān)督使用。印章使用完畢后，應立即歸還公司，并在保管臺賬上記錄歸還時間。3.印章的使用-公司員工因工作需要使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、用印次數、用印位置等信息，并附上需蓋章的文件。申請表需經業(yè)務部門負責人簽字確認，證明用印事項的合理性和真實性。-行政部門收到《印章使用申請表》后，首先審核申請表填寫是否完整、規(guī)范，然后將申請表及相關文件提交法務部門進行合法性審核。法務人員應在規(guī)定時間內完成審核，并在申請表上簽署審核意見。如審核不通過，應及時通知業(yè)務部門修改或補充相關材料。-經法務審核通過的申請表，根據用印事項的重要程度和金額大小，按照公司授權審批流程進行審批。一般事項由行政主管審批；重大事項需經印章管理委員會相關領導審批。審批通過后，行政主管方可安排印章使用。-印章使用過程中，行政主管或其指定的專人應在現場監(jiān)督用印，確保用印位置準確、清晰，用印次數符合申請要求。用印完成后，在《印章使用申請表》上記錄實際用印時間，并由用印人簽字確認。同時，在需蓋章的文件上加蓋“已用印”戳記，防止文件被重復使用。4.印章的變更與廢止-公司名稱變更、組織架構調整等原因導致印章需要變更時，由行政部門提出印章變更申請，報印章管理委員會審批。審批通過后，按照印章刻制的相關規(guī)定重新刻制印章，并辦理新印章的啟用手續(xù)。同時，收回并銷毀原印章，在印章保管臺賬上記錄印章變更的相關信息。-當公司印章因磨損、損壞等原因無法正常使用，或因公司業(yè)務調整不再需要使用某類印章時，由行政部門提出印章廢止申請，報印章管理委員會審批。審批通過后，行政部門應將廢止印章進行封存或銷毀處理，并在印章保管臺賬上注明“廢止”狀態(tài)。印章銷毀時，應安排專人負責監(jiān)督，并記錄銷毀過程和結果。五、權利與義務1.員工權利與義務-權利：員工有權按照公司規(guī)定申請使用印章，以完成本職工作任務。在申請過程中，員工有權獲得行政部門和法務部門的指導和幫助，確保申請流程的順利進行。同時，員工對印章管理工作有提出合理化建議的權利，公司將積極聽取并予以考慮。-義務：員工有義務遵守本規(guī)定，如實填寫《印章使用申請表》，不得虛報、瞞報用印事項。在用印過程中，應積極配合行政部門和監(jiān)督人員的工作，確保用印行為規(guī)范、合法。如因個人原因導致印章使用不當，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。2.行政部門權利與義務-權利：行政部門有權對公司印章進行統(tǒng)一保管和調配使用，有權拒絕不符合規(guī)定的印章使用申請。在印章管理過程中，行政部門有權要求其他部門和員工配合相關工作，提供必要的信息和支持。-義務：行政部門有義務確保印章的安全保管，建立健全印章保管臺賬和使用登記制度，如實記錄印章的使用情況。行政部門應定期對印章保管情況進行檢查，發(fā)現問題及時處理并報告。同時，行政部門有義務為員工提供印章使用方面的咨詢和服務，指導員工正確填寫申請表格，確保用印流程的順暢。3.法務部門權利與義務-權利：法務部門有權對印章使用申請進行合法性審核，有權要求業(yè)務部門提供與用印事項相關的法律文件和資料。對于不符合法律法規(guī)或存在法律風險的用印申請，法務部門有權提出修改意見或拒絕審核通過。-義務：法務部門有義務為公司印章管理提供專業(yè)的法律支持，及時解答公司在印章使用過程中遇到的法律問題。法務人員應定期對公司印章使用情況進行法律風險評估，提出改進建議，防范法律風險。同時，在處理因印章使用引發(fā)的法律糾紛時，法務部門應積極維護公司的合法權益。4.客戶權利與義務-權利：客戶在與公司進行業(yè)務往來過程中，有權要求公司按照規(guī)定使用印章，對涉及自身權益的文件進行蓋章確認。客戶有權了解公司印章使用的相關規(guī)定和流程，對公司印章管理工作進行監(jiān)督。-義務：客戶有義務遵守公司印章使用的相關規(guī)定，在提出蓋章要求時，應提供真實、合法、有效的文件和資料?？蛻舨坏靡蠊驹诓环弦?guī)定的文件上蓋章，不得協(xié)助公司員工違規(guī)使用印章。如因客戶原因導致公司印章使用出現問題，客戶應承擔相應的責任。六、監(jiān)督與考核機制1.內部監(jiān)督-行政部門定期對印章保管和使用情況進行自查，檢查印章保管是否安全、使用登記是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位等。自查結果應形成書面報告，報公司管理層。-審計部門定期對印章管理工作進行專項審計，審查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性以及相關財務收支情況等。審計過程中如發(fā)現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-公司鼓勵員工對印章管理中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵，并嚴格保護舉報人的隱私。2.績效考核-將印章管理工作納入行政部門和相關人員的績效考核體系?？己酥笜税ㄓ≌卤９艿陌踩?、使用登記的準確性和及時性、審批流程的執(zhí)行情況、法律風險防范等方面。-根據考核結果，對表現優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如績效加分、獎金、榮譽證書等。對違反印章管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如績效扣分、警告、罰款、降職降薪等。3.責任追究-對于因印章保管不善導致印章丟失、被盜、損壞的，追究行政主管和相關責任人的責任，根據損失情況進行賠償，并視情節(jié)給予相應的紀律處分。-對于未經授權擅自使用印章、偽造印章使用記錄、違規(guī)將印章帶出公司等違規(guī)行為，一經查實，對相關責任人給予嚴肅的紀律處分，情節(jié)嚴重構成犯罪的，依法移送司法機關處理。-因印章使用不當給公司造成經濟損失或法律糾紛的，根據責任認定結果，由相關責任人承擔相應的賠償責任，并對責任部門和責任人進行績效考核扣分和紀律處分。七、附則1.本規(guī)定由公司行政部門負責解釋和修訂。在實施過程中