工程項目聯(lián)絡(luò)單標準格式與填寫規(guī)則一、概述工程項目聯(lián)絡(luò)單是項目實施過程中，各參建單位（建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等）之間傳遞正式信息、協(xié)調(diào)問題、記錄決策的法定性文件，是項目溝通的核心工具之一。其作用包括：1.信息傳遞：準確傳遞技術(shù)要求、進度指令、變更需求等關(guān)鍵信息；2.責(zé)任追溯：明確各方責(zé)任，為后續(xù)審計、糾紛處理提供書面依據(jù)；3.流程規(guī)范：通過標準化格式與審批流程，確保溝通的嚴肅性與有效性。為避免信息歧義、提高溝通效率，聯(lián)絡(luò)單必須遵循統(tǒng)一格式與嚴格填寫規(guī)則。二、工程項目聯(lián)絡(luò)單標準格式標準聯(lián)絡(luò)單應(yīng)包含表頭、主體內(nèi)容、審批流程、附件說明、簽署欄五大核心部分，具體結(jié)構(gòu)如下：（一）表頭：識別信息標準化表頭用于快速識別聯(lián)絡(luò)單的基本屬性，需填寫以下內(nèi)容：字段名稱填寫要求示例項目名稱填寫項目全稱（與合同一致）XX市XX區(qū)XX住宅項目聯(lián)絡(luò)單編號采用“項目簡稱+年份+類型代碼+流水號”規(guī)則，唯一標識（類型代碼：LX=聯(lián)絡(luò)單）XX住宅-2024-LX001日期填寫聯(lián)絡(luò)單發(fā)出日期（格式：YYYY-MM-DD）____發(fā)件單位填寫發(fā)出單位全稱（如“XX建筑工程有限公司”）XX建設(shè)集團有限公司收件單位填寫接收單位全稱（如“XX監(jiān)理有限公司”）XX工程監(jiān)理公司主題概括核心內(nèi)容（簡潔明了，不超過20字）關(guān)于XX樓地基處理方案的確認（二）主體內(nèi)容：邏輯清晰、信息具體主體是聯(lián)絡(luò)單的核心，需圍繞“背景-問題/需求-要求”邏輯展開，語言需專業(yè)、準確、無歧義，避免口語化表述。具體內(nèi)容包括：1.背景說明：簡要闡述問題或需求的產(chǎn)生背景（如“根據(jù)2024年7月30日項目例會要求”“XX樓地基勘探報告顯示”）；2.問題描述/需求提出：若為問題協(xié)調(diào)：需明確問題現(xiàn)狀、影響范圍及數(shù)據(jù)支撐（如“XX樓主體結(jié)構(gòu)施工進度比計劃滯后10天，影響后續(xù)裝修工程進場時間”）；若為需求申請：需明確具體需求（如“請設(shè)計單位提供XX戶型修改后的施工圖”）；3.要求或建議：提出具體的解決方向或時間要求（如“請施工單位于2024年8月10日前提交整改方案”）；4.其他說明：如需對方反饋或配合的特殊事項（如“請在收到聯(lián)絡(luò)單后24小時內(nèi)確認收悉”）。（三）審批流程：責(zé)任可追溯聯(lián)絡(luò)單需經(jīng)發(fā)起單位內(nèi)部審批后發(fā)出，確保內(nèi)容的真實性與合規(guī)性。審批欄需填寫：經(jīng)辦人：聯(lián)絡(luò)單的起草人（簽字/蓋章）；部門負責(zé)人：發(fā)起部門的負責(zé)人（如施工單位的工程部經(jīng)理，簽字/蓋章）；項目負責(zé)人：發(fā)起單位的項目總負責(zé)人（如施工單位的項目經(jīng)理，簽字/蓋章）；備注：特殊情況說明（如“本聯(lián)絡(luò)單經(jīng)電話溝通后補發(fā)”）。（四）附件說明：資料完整可查若聯(lián)絡(luò)單涉及圖紙、報告等附件，需在“附件”欄注明：附件名稱（如“附件1：XX樓地基勘探報告”）；附件數(shù)量（如“（1份）”）；附件版本（如“版本號：V1.0”）。（五）簽署欄：確認收悉收件單位收到聯(lián)絡(luò)單后，需在簽署欄填寫以下信息，確保信息傳遞閉環(huán)：收件人：具體接收人（簽字/蓋章）；接收日期：收到聯(lián)絡(luò)單的日期（格式：YYYY-MM-DD）；反饋意見：對聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容的確認或異議（如“同意按此要求執(zhí)行”“對問題描述有異議，需進一步溝通”）；備注：其他需說明的事項（如“附件已收到，共1份”）。三、填寫規(guī)則與注意事項（一）填寫規(guī)則1.編號唯一性：同一項目內(nèi)聯(lián)絡(luò)單編號不得重復(fù)，建議采用“項目簡稱+年份+流水號”（如“XX住宅-2024-LX001”）；2.內(nèi)容準確性：數(shù)據(jù)需真實（如進度滯后天數(shù)、工程量），術(shù)語需與項目文件一致（如“XX樓”而非“那棟樓”）；3.語言規(guī)范性：避免口語化（如“趕緊解決”改為“請于XX日前完成”），避免歧義（如“盡快”改為“3個工作日內(nèi)”）；4.流程完整性：必須經(jīng)內(nèi)部審批后發(fā)出，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的“口頭聯(lián)絡(luò)”或“隨意補發(fā)”；5.傳遞可查性：優(yōu)先通過項目管理系統(tǒng)（如BIM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)）傳遞，或采用紙質(zhì)版簽字傳遞（需保留存根）。（二）常見問題與糾正常見問題糾正示例主題不明確“關(guān)于項目的問題”→“關(guān)于XX樓地基處理方案的確認”內(nèi)容模糊“施工進度太慢”→“XX樓主體結(jié)構(gòu)施工進度比計劃滯后10天（計劃8月10日完成，實際預(yù)計8月20日完成）”缺乏時間要求“請解決”→“請于2024年8月15日前提交整改方案”審批遺漏未填寫項目負責(zé)人簽字→補充項目負責(zé)人簽字附件未標注“附圖紙”→“附件1：XX樓平面圖（版本號：V1.0，1份）”（三）歸檔要求聯(lián)絡(luò)單發(fā)出后，需按項目-年份-編號順序歸檔，保存期限需符合項目合同及相關(guān)法規(guī)要求（一般不少于5年）。歸檔內(nèi)容包括：紙質(zhì)版聯(lián)絡(luò)單（含簽字/蓋章）；電子版聯(lián)絡(luò)單（如PDF格式，保留修改痕跡）；附件資料（如圖紙、報告的原件或掃描件）；傳遞記錄（如快遞單號、系統(tǒng)傳遞日志）。四、示例：工程項目聯(lián)絡(luò)單項目名稱：XX市XX區(qū)XX住宅項目聯(lián)絡(luò)單編號：XX住宅-2024-LX003日期：____發(fā)件單位：XX建設(shè)集團有限公司（XX住宅項目工程部）收件單位：XX工程監(jiān)理公司（XX住宅項目監(jiān)理部）主題：關(guān)于XX樓地基處理方案的確認一、背景說明根據(jù)2024年7月30日項目例會要求，施工單位需對XX樓地基承載力不足問題提出處理方案。二、問題描述與需求1.問題現(xiàn)狀：XX樓地基勘探報告（編號：KT-____）顯示，地基承載力為120kPa，低于設(shè)計要求的150kPa；2.需求：請監(jiān)理單位于2024年8月8日前對施工單位提交的《XX樓地基處理方案》（版本號：V1.0）進行審核，并反饋意見。三、審批流程經(jīng)辦人：張三（簽字）部門負責(zé)人：李四（工程部經(jīng)理，簽字）項目負責(zé)人：王五（項目經(jīng)理，簽字）四、附件說明附件1：XX樓地基勘探報告（KT-____，1份）附件2：XX樓地基處理方案（V1.0，1份）五、簽署欄（收件單位填寫）收件人：趙六（監(jiān)理工程師，簽字）接收日期：____反饋意見：同意接收，將于2024年8月8日前反饋審核意見備注：附件已核對，共2份五、總結(jié)工程項目聯(lián)絡(luò)單的規(guī)范填寫是項目管理的基礎(chǔ)工作，直