水利公司會(huì)議記錄整理制度

一、總則本公司秉持“水潤(rùn)萬(wàn)物，惠澤民生”的企業(yè)文化，以“科學(xué)治水，高效服務(wù)，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益雙贏”為經(jīng)營(yíng)理念。為加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，確保會(huì)議精神準(zhǔn)確傳達(dá)和有效執(zhí)行，特制定本會(huì)議記錄整理制度。本制度旨在規(guī)范會(huì)議記錄的整理流程，提高會(huì)議信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，以適應(yīng)公司扁平化管理模式，促進(jìn)各層級(jí)員工高效協(xié)作，更好地達(dá)成公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。二、適用范圍本制度適用于水利公司全體員工。涵蓋公司內(nèi)部召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于公司高層決策會(huì)議、部門(mén)周會(huì)、項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議等。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員，安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并提前通知相關(guān)人員。在會(huì)議過(guò)程中引導(dǎo)會(huì)議方向，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議有序進(jìn)行。同時(shí)，需向會(huì)議記錄人明確記錄重點(diǎn)和特殊要求。2.會(huì)議記錄人：承擔(dān)會(huì)議記錄的現(xiàn)場(chǎng)記錄工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。會(huì)后及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、編輯，按照規(guī)定格式和流程提交審核。記錄人應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力、速記能力和理解能力，熟悉公司業(yè)務(wù)和會(huì)議相關(guān)主題。3.審核人：一般為會(huì)議組織者或該會(huì)議涉及業(yè)務(wù)的上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行審核，檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會(huì)議精神、決議和工作安排，語(yǔ)言表達(dá)是否通順、邏輯是否清晰。審核通過(guò)后簽字確認(rèn)，如存在問(wèn)題需及時(shí)反饋給記錄人修改。4.存檔管理人員：負(fù)責(zé)接收審核通過(guò)的會(huì)議記錄，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)。確保會(huì)議記錄檔案的安全、完整，便于后續(xù)查詢和調(diào)用。同時(shí)，要定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、管理內(nèi)容與流程1.會(huì)議記錄準(zhǔn)備階段-會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議通知中明確會(huì)議記錄人。記錄人在接到任務(wù)后，提前了解會(huì)議主題、議程，準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、錄音設(shè)備（經(jīng)參會(huì)人員同意后使用）等。-對(duì)于重要會(huì)議，記錄人可提前與會(huì)議組織者溝通，獲取相關(guān)背景資料和文件，以便更好地理解會(huì)議內(nèi)容，把握記錄重點(diǎn)。2.會(huì)議記錄現(xiàn)場(chǎng)階段-記錄人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，在會(huì)議開(kāi)始前記錄會(huì)議基本信息，包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人等。-會(huì)議過(guò)程中，記錄人要集中精力，準(zhǔn)確記錄會(huì)議發(fā)言、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。重點(diǎn)記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、行動(dòng)事項(xiàng)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。對(duì)于重要發(fā)言或決議，可采用錄音設(shè)備輔助記錄，但錄音僅作為補(bǔ)充核對(duì)資料，不能替代書(shū)面記錄。-記錄應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言和格式，盡量簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)。對(duì)于不清楚或有疑問(wèn)的內(nèi)容，可在會(huì)議適當(dāng)間隙向發(fā)言人核實(shí)確認(rèn)。3.會(huì)議記錄整理階段-會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)盡快對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理。首先，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)記錄和錄音（如有），對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，確保信息完整準(zhǔn)確。-對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行編輯，規(guī)范語(yǔ)言表達(dá)，梳理邏輯結(jié)構(gòu)，使記錄內(nèi)容通順易懂。按照公司規(guī)定的會(huì)議記錄模板進(jìn)行排版，一般應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議內(nèi)容摘要、決議事項(xiàng)、行動(dòng)安排等部分。-整理完成后，記錄人應(yīng)進(jìn)行自我檢查，確認(rèn)無(wú)誤后提交給審核人。4.會(huì)議記錄審核階段-審核人在收到會(huì)議記錄后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面。重點(diǎn)檢查會(huì)議決議是否準(zhǔn)確記錄，行動(dòng)事項(xiàng)是否明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，語(yǔ)言表達(dá)是否符合公司要求。-如審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，審核人應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注并反饋給記錄人修改。記錄人修改后再次提交審核，直至審核通過(guò)。審核通過(guò)后，審核人應(yīng)在會(huì)議記錄上簽字確認(rèn)。5.會(huì)議記錄存檔階段-審核通過(guò)的會(huì)議記錄由存檔管理人員接收。存檔管理人員按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)安全且易于檢索。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管在專門(mén)的檔案柜中。-存檔管理人員應(yīng)建立會(huì)議記錄檔案索引目錄，記錄檔案的名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)位置、會(huì)議時(shí)間等關(guān)鍵信息，方便員工查詢和調(diào)用。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)查閱與自己工作相關(guān)的會(huì)議記錄，以了解會(huì)議精神和工作安排，確保工作的順利開(kāi)展。對(duì)于會(huì)議記錄中涉及個(gè)人的內(nèi)容，如有疑問(wèn)或異議，有權(quán)向記錄人或?qū)徍巳颂岢龊藢?shí)和修改請(qǐng)求。-在會(huì)議記錄整理過(guò)程中，員工有權(quán)對(duì)記錄人提出合理的建議和意見(jiàn)，幫助提高記錄質(zhì)量。2.員工義務(wù)-參會(huì)員工有義務(wù)積極配合會(huì)議記錄工作，在發(fā)言時(shí)表達(dá)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，明確關(guān)鍵信息，以便記錄人準(zhǔn)確記錄。-記錄人有義務(wù)按照本制度規(guī)定的流程和要求，認(rèn)真做好會(huì)議記錄的整理工作，確保記錄的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。審核人有義務(wù)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對(duì)會(huì)議記錄的質(zhì)量負(fù)責(zé)。存檔管理人員有義務(wù)妥善保管會(huì)議記錄檔案，確保檔案安全完整。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄整理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。定期檢查會(huì)議記錄的整理、審核、存檔等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。-鼓勵(lì)員工對(duì)違反會(huì)議記錄整理制度的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對(duì)于有效舉報(bào)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)處理舉報(bào)信息，核實(shí)情況并作出相應(yīng)處理。2.考核機(jī)制-將會(huì)議記錄整理工作納入績(jī)效考核體系。對(duì)記錄人、審核人、存檔管理人員的工作質(zhì)量和效率進(jìn)行考核評(píng)估?？己酥笜?biāo)包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，審核的嚴(yán)格性，存檔的規(guī)范性等方面。-對(duì)于在會(huì)議記錄整理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如記錄準(zhǔn)確無(wú)誤、整理及時(shí)高效、為公司決策提供重要參考等，給予績(jī)效加分或其他形式的獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于違反制度、工作失誤導(dǎo)致會(huì)議記錄出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題的員工，視情節(jié)輕重給予績(jī)效扣分、警告、罰款等處罰。七、附則1.本制