餐飲公司合同存檔規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)本餐飲公司合同檔案管理，有效保護(hù)和利用合同檔案資源，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范合同存檔工作流程，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際運(yùn)營需求制定。3.原則合同存檔遵循真實(shí)性、完整性、保密性、系統(tǒng)性原則，確保合同檔案能夠準(zhǔn)確反映公司合同簽訂及履行情況。二、適用范圍本規(guī)章適用于餐飲公司全體員工涉及的各類合同存檔管理工作，包括但不限于采購合同、租賃合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等與公司經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的合同。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)制定和完善合同存檔管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-統(tǒng)籌公司合同檔案的集中管理，設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和管理人員。-對(duì)各部門移交的合同檔案進(jìn)行審核、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等工作。2.各業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)本部門合同的起草、簽訂過程中的資料收集與整理。-在合同簽訂后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附屬資料移交至行政部門存檔。-配合行政部門對(duì)合同檔案進(jìn)行查詢、調(diào)閱等工作。3.法務(wù)部門-對(duì)合同存檔工作提供法律專業(yè)指導(dǎo)，確保合同檔案管理符合法律法規(guī)要求。-協(xié)助行政部門處理合同檔案管理中涉及的法律糾紛問題。四、管理內(nèi)容與流程1.合同資料收集-業(yè)務(wù)部門在合同談判、起草、簽訂過程中，應(yīng)全面收集與合同相關(guān)的資料，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、招投標(biāo)文件、資質(zhì)證明等。-確保收集的資料真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章等手續(xù)齊全。2.移交歸檔-合同簽訂完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[具體工作日]內(nèi)將合同原件及收集的相關(guān)資料整理成冊(cè)，填寫《合同檔案移交清單》，移交至行政部門。-行政部門收到移交的合同檔案后，對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。審核通過后，辦理交接手續(xù)，雙方在《合同檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.分類編號(hào)-行政部門按照合同的性質(zhì)、類別、簽訂時(shí)間等因素對(duì)合同檔案進(jìn)行分類。如分為采購類、租賃類、服務(wù)類等。-為每份合同檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識(shí)別和查詢。例如，編號(hào)可由年份代碼、合同類別代碼、流水號(hào)等部分組成。4.存儲(chǔ)保管-將合同檔案存放在專門的合同檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保存。-對(duì)合同檔案進(jìn)行上架排列，按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。同時(shí)，建立電子檔案目錄，記錄合同檔案的基本信息，實(shí)現(xiàn)電子檢索功能。5.查詢調(diào)閱-公司內(nèi)部員工因工作需要查詢或調(diào)閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查詢調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明查詢調(diào)閱目的、合同名稱或編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理相關(guān)手續(xù)。-行政部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的合同檔案查詢或調(diào)閱服務(wù)。調(diào)閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延長，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。-外部單位或個(gè)人因法律程序等特殊原因需要查詢或調(diào)閱公司合同檔案的，必須提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門方可協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定的程序查詢和調(diào)閱與工作相關(guān)的合同檔案，以獲取必要的工作信息。-對(duì)合同存檔管理制度提出意見和建議的權(quán)利，以促進(jìn)制度的不斷完善。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守合同存檔管理制度，積極配合行政部門做好合同資料的收集、整理和移交工作。-不得擅自篡改、刪除、泄露合同檔案信息，保守公司商業(yè)秘密。3.公司權(quán)利-對(duì)合同檔案擁有所有權(quán)和管理權(quán)，有權(quán)對(duì)違反合同存檔管理制度的行為進(jìn)行處理。-根據(jù)經(jīng)營需要，合理利用合同檔案信息，為公司決策提供支持。4.公司義務(wù)-為合同檔案管理提供必要的資源保障，包括人員、場地、設(shè)備等。-定期對(duì)合同檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對(duì)合同存檔工作進(jìn)行檢查，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查詢調(diào)閱等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。-法務(wù)部門對(duì)合同存檔工作的合法性進(jìn)行監(jiān)督，確保合同檔案管理活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。-鼓勵(lì)員工對(duì)合同存檔工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行核實(shí)和處理。2.考核機(jī)制-將合同存檔工作納入各部門和員工的績效考核體系，對(duì)在合同存檔工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)違反合同存檔管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分、辭退等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：-業(yè)務(wù)部門未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交合同檔案的，每次扣部門績效分[X]分，并責(zé)令限期整改。-因保管不善導(dǎo)致合同檔案損壞、丟失的，對(duì)責(zé)任人處以[X]元罰款，并根據(jù)損失情況追究相應(yīng)責(zé)任。-未經(jīng)審批擅自查詢、調(diào)閱、泄露合同檔案信息的，視情節(jié)嚴(yán)重程度，給予警告至辭退的處理，并根據(jù)造成的損失要求責(zé)任人進(jìn)行賠償。七、