文秘實(shí)務(wù)本課件是可編輯的正常PPT課件全套可編輯PPT課件

目錄第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第二章日常事務(wù)管理第三章接待工作第四章溝通與協(xié)調(diào)工作第五章會(huì)務(wù)服務(wù)工作第六章文書(shū)處理與檔案管理第七章商務(wù)工作第八章信息管理工作本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述1了解秘書(shū)實(shí)務(wù)的內(nèi)容。2了解秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)。3熟悉秘書(shū)應(yīng)該具備的能力及職業(yè)道德。4掌握秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的規(guī)律與方法。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第一節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的含義秘書(shū)與泡茶

某日上午11點(diǎn)，總裁對(duì)辦公室主任說(shuō)，下午2點(diǎn)有一個(gè)重要客戶來(lái)，讓其通知行政部做好準(zhǔn)備，特別強(qiáng)調(diào)要西湖龍井茶。辦公室主任當(dāng)時(shí)正忙，就讓秘書(shū)小李去辦。小李用電話聯(lián)系，行政部一直無(wú)人接聽(tīng)，于是小李親自跑去行政部通知。下午4點(diǎn)半，總裁將辦公室主任叫去，責(zé)問(wèn)為什么給客人的是普通的袋泡茶。辦公室主任挨了訓(xùn)，就找小李了解到底是怎么回事。小李說(shuō)，她先是打電話，接著親自去，但行政部一直沒(méi)人，于是在那里留了張字條。主任追問(wèn):“既然行政部沒(méi)人，你為什么不自己準(zhǔn)備龍井茶呢?”小李當(dāng)即脫口而出:“我是秘書(shū)，不是泡茶的!”這話很快傳到總裁的耳朵里。幾天后，小李被炒了魷魚(yú)。小李是北京一所著名高校英語(yǔ)專業(yè)的畢業(yè)生，畢業(yè)后又去英國(guó)留學(xué)了兩年，年前回國(guó)來(lái)到這家公司。小李的英語(yǔ)講得很棒，大家說(shuō)她的英語(yǔ)比一些英國(guó)人講得還流利，工作能力也強(qiáng)，就為了一句賭氣的話而被解雇，大家都覺(jué)得很可惜?！?wèn)題：為什么名校出身且有英國(guó)留學(xué)經(jīng)歷的小李，入職短短半年，竟因一件“小事”被認(rèn)為不稱職而被解雇？本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述一、秘書(shū)實(shí)務(wù)的定義隨著經(jīng)濟(jì)全球化和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)的日益加劇，社會(huì)組織對(duì)秘書(shū)人員提出更高的要求。一般而言，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，是為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人，是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀。秘書(shū)實(shí)務(wù)就是秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳決策環(huán)境過(guò)程中的工作方法、程序和技能。第一節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的含義本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第一節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的含義二、秘書(shū)實(shí)務(wù)的內(nèi)容根據(jù)目前秘書(shū)工作的實(shí)際情況，秘書(shū)實(shí)務(wù)可分為辦文、辦會(huì)、辦事三大板塊。秘書(shū)的辦文工作主要是指為領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)文稿，處理日常往來(lái)資料以及單位文件與檔案的收集和管理等。秘書(shū)的辦會(huì)工作主要是指會(huì)前協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)籌備會(huì)議、會(huì)議過(guò)程中的服務(wù)工作、會(huì)后的結(jié)尾及善后工作。當(dāng)然，還包括參加外單位會(huì)議等。秘書(shū)的辦事工作主要是指日常辦公室以及一些專業(yè)性不強(qiáng)的事務(wù)管理，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心來(lái)處理的具體事務(wù)。秘書(shū)的辦事工作內(nèi)容廣泛：不僅包括日程安排、隨從工作、通信聯(lián)絡(luò)、接待和禮儀、值班和突發(fā)性事件處理，還包括資料的調(diào)查研究、信息處理、參謀咨詢、協(xié)調(diào)工作、督查工作、提案辦理工作、信訪工作、保密工作、網(wǎng)站和網(wǎng)頁(yè)管理、談判工作和公關(guān)工作等。根據(jù)以上秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的內(nèi)容，本書(shū)將著重研究秘書(shū)工作的主要內(nèi)容、基本要求、操作規(guī)范實(shí)施程序及注意事項(xiàng)等。本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述為什么說(shuō)她傻小劉碩士畢業(yè)后，經(jīng)過(guò)努力進(jìn)入了一家國(guó)企，任職于該國(guó)企的行政部。小劉在校期間學(xué)的是歷史專業(yè)，寫(xiě)了不少理論文章，其中一篇被《新華文摘》轉(zhuǎn)載，此事是她簡(jiǎn)歷中的一個(gè)亮點(diǎn)，也因此得到了行政部門(mén)李經(jīng)理的賞識(shí)。小劉為此自我感覺(jué)良好，工作也格外努力。有一天，主管行政部的田總經(jīng)理來(lái)行政部視察工作，聽(tīng)取民意，之后對(duì)新來(lái)的小劉格外關(guān)注，當(dāng)著大家的面和她聊了起來(lái)，眾人也明顯地感覺(jué)到田總經(jīng)理對(duì)這個(gè)初來(lái)乍到者的器重。聊著聊著就談到了歷史，談到了她那篇被《新華文摘》轉(zhuǎn)載的文章。田總經(jīng)理大學(xué)是中文專業(yè)的，文史哲方面的功底都不錯(cuò)，但小劉認(rèn)為他畢竟不是學(xué)歷史出身，一些觀點(diǎn)太“外行”。說(shuō)著說(shuō)著竟然不客氣地與田總經(jīng)理爭(zhēng)論起來(lái)。開(kāi)始眾人聽(tīng)著還覺(jué)得是一種為自己爭(zhēng)辯的語(yǔ)氣，后來(lái)明顯變成一種居高臨下的語(yǔ)氣。只聽(tīng)得小劉說(shuō):“你讀過(guò)××的著作沒(méi)有?非歷史專業(yè)的人一般不問(wèn)津的，所以就很難說(shuō)清楚這方面的問(wèn)題?！碧锟偨?jīng)理非常尷尬，感覺(jué)下不了臺(tái)。這時(shí)一直在旁邊的李經(jīng)理打圓場(chǎng)說(shuō):“這姑娘就是迷信書(shū)，讀書(shū)都讀傻了。”事后，小劉聽(tīng)李經(jīng)理對(duì)他人說(shuō)，這小姑娘哪里是什么才女，簡(jiǎn)直就是個(gè)笨蛋、傻瓜。小劉迷惑不解，頭腦一片茫然。小劉找了一個(gè)合適的機(jī)會(huì)，聆聽(tīng)了李經(jīng)理的高論:“田總經(jīng)理喜歡文學(xué)，他的才氣在整個(gè)單位都是有名的，他一定在心里覺(jué)得你也是個(gè)有才之人才與你聊文學(xué)歷史之類的，一方面是在關(guān)心下屬，另一方面在眾人面前展示自己對(duì)文學(xué)對(duì)歷史的造詣。你真的以為這是學(xué)術(shù)討論、問(wèn)題爭(zhēng)鳴?真是個(gè)書(shū)呆子，不可救藥?！薄?wèn)題：你認(rèn)為小劉的做法對(duì)嗎？她應(yīng)該怎樣去做？本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第二節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)一、秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)雖然秘書(shū)工作紛繁復(fù)雜，但就其本質(zhì)而言，秘書(shū)的工作主要呈現(xiàn)輔助性、服從性與服務(wù)性這三種性質(zhì)。（一）輔助性秘書(shū)的角色在工作中屬于輔助人員。這一特質(zhì)決定了秘書(shū)實(shí)務(wù)工作最本質(zhì)的屬性是輔助性。這是因?yàn)椋浩湟?，秘?shū)工作是從屬于領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)的工作。主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)工作而展開(kāi)的，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)工作。其二，秘書(shū)只是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，秘書(shū)在工作中沒(méi)有決策權(quán)，只是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供文件資料、情報(bào)以及建議或意見(jiàn)，可以起到參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)的管理和部門(mén)的組織起到承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)和平衡的作用。因此，秘書(shū)在本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)的工作助手，不能缺位無(wú)所作為，更不能越權(quán)胡作非為。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第二節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)一、秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的性質(zhì)雖然秘書(shū)工作紛繁復(fù)雜，但就其本質(zhì)而言，秘書(shū)的工作主要呈現(xiàn)輔助性、服從性與服務(wù)性這三種性質(zhì)。（三）服務(wù)性秘書(shū)角色的輔助性，不僅決定了秘書(shū)工作具有輔助性，還同時(shí)決定了秘書(shū)工作具有的服務(wù)性。因此，為領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)服務(wù)是秘書(shū)工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，是秘書(shū)實(shí)務(wù)的首要任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者是組織的核心，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)者的管理和服務(wù)對(duì)象涵蓋整個(gè)組織，所以秘書(shū)實(shí)務(wù)在為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)為整個(gè)組織提供服務(wù)。秘書(shū)實(shí)務(wù)的服務(wù)性要求秘書(shū)人員樹(shù)立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，化被動(dòng)為主動(dòng)，并積極地、創(chuàng)造性地做好各項(xiàng)工作。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第二節(jié)秘書(shū)實(shí)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)二、秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn)關(guān)于秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn)，許多專家都對(duì)其做了深入的研究，本書(shū)將秘書(shū)實(shí)務(wù)工作的特點(diǎn)歸納為以下四點(diǎn)：1.綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一；2.被動(dòng)性與主動(dòng)性相統(tǒng)一；3.機(jī)要性與群眾性相統(tǒng)一；4.經(jīng)常性與突發(fā)性相統(tǒng)一。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一樣的事情不一樣的態(tài)度

某公司因部門(mén)調(diào)整需要裁員，并以裁減新人為主，大家對(duì)此熱議紛紛。小美和小麗都是今年才進(jìn)公司的，兩人不由得也擔(dān)心起來(lái)。小美是人事部李經(jīng)理的秘書(shū)，小麗是發(fā)展部王經(jīng)理的秘書(shū)，兩人平時(shí)關(guān)系很要好。這次裁員名單由人事部李經(jīng)理擬定。公布當(dāng)日，大家都很緊張，而不幸的是，名單上就有小美和小麗的名字。并且要求兩人在一個(gè)月后離開(kāi)公司。小美和小麗都很難過(guò)，有些不知所措。小麗雖然覺(jué)得難過(guò)，但想到自己還要在公司待一個(gè)月，就應(yīng)該珍惜在公司最后的工作機(jī)會(huì)，便決定更加認(rèn)真地完成這個(gè)月的工作。小美則不那么想，她覺(jué)得自己不應(yīng)該被解雇，既然公司要解雇自己，那么把這一個(gè)月的工資混到手就罷了。第二天，小麗依然很早到公司，像往常一樣，做好工作準(zhǔn)備，把當(dāng)天的文件整理好，放在王經(jīng)理桌上，還為同事們倒好開(kāi)水，然后開(kāi)始做自己的事。而小美不但上班遲到，工作時(shí)無(wú)精打采，還在同事面前非議領(lǐng)導(dǎo)，更把公司重要文件隨地亂丟，還不以為然地提早下班。一個(gè)月很快過(guò)去，到了最后一天，李經(jīng)理把小美和小麗叫到大家面前，宣布了一個(gè)出人意料的決定:“經(jīng)過(guò)一個(gè)月的觀察，我發(fā)現(xiàn)小麗同志是我們公司不可少的好員工，盡管公司要解雇她，但她的敬業(yè)精神讓我佩服，經(jīng)過(guò)討論，決定繼續(xù)留用小麗同志，并調(diào)升一級(jí)工資?！毙∶来舸舻卣驹谀抢?，茫然無(wú)措，或許她正后悔自己這一個(gè)月沒(méi)有像小麗一樣認(rèn)真工作吧!·問(wèn)題：你認(rèn)為小麗和小美的差距表現(xiàn)在什么地方？本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（一）秘書(shū)素養(yǎng)的含義

素養(yǎng)中的“素”指的是人的素質(zhì)，人的精神層次；而“養(yǎng)”指的是修養(yǎng)，人的道德層面，所以素養(yǎng)一般指人的素質(zhì)和修養(yǎng)。廣義的素養(yǎng)范圍不僅包括道德品質(zhì)、人的素質(zhì)，還包括人從表象、待人接物所展現(xiàn)的水平和能力等各個(gè)方面。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，素養(yǎng)的含義也在不斷擴(kuò)展，它包括思想政治素養(yǎng)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、身心素養(yǎng)等各個(gè)方面。秘書(shū)素養(yǎng)的含義是秘書(shū)在職業(yè)活動(dòng)中思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德規(guī)范、人品作風(fēng)修養(yǎng)、心理素質(zhì)水平、知識(shí)水平等各方面能力的表現(xiàn)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（二）秘書(shū)的精神素養(yǎng)秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的協(xié)助者，在工作中不僅要處理大量的具體事務(wù)，而且還需要輔助領(lǐng)導(dǎo)參與各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。因此，現(xiàn)代秘書(shū)工作需要秘書(shū)具備以下優(yōu)良的精神素養(yǎng)：①思想政治素養(yǎng)。堅(jiān)持馬克思主義思想觀，堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨和政府的方針政策。②品德素養(yǎng)。全心全意為人民服務(wù)，敬業(yè)守信，情操高尚，為國(guó)家、為社會(huì)、為組織無(wú)私奉獻(xiàn)。③作風(fēng)素養(yǎng)。耐心細(xì)致，一絲不茍，謙虛謹(jǐn)慎，敏捷干練，善于學(xué)習(xí)，并根據(jù)工作需要及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新。④心理品質(zhì)。健康向上，能很好地適應(yīng)秘書(shū)工作崗位的需要。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（三）秘書(shū)的職業(yè)道德道德是指在一定社會(huì)關(guān)系中，個(gè)人應(yīng)該對(duì)社會(huì)或他人所承擔(dān)的責(zé)任，它表明了社會(huì)階層或階級(jí)、集團(tuán)對(duì)人們行為的規(guī)范性要求；也指?jìng)€(gè)人在實(shí)踐道德原則和規(guī)范時(shí)所產(chǎn)生的一種強(qiáng)烈的責(zé)任心。職業(yè)道德指的是人們?cè)趶氖侣殬I(yè)活動(dòng)時(shí)應(yīng)該遵守的行為規(guī)范。秘書(shū)職業(yè)道德即秘書(shū)在從事公務(wù)活動(dòng)時(shí)應(yīng)該遵循的行為準(zhǔn)則。秘書(shū)的職業(yè)道德表現(xiàn)在以下五個(gè)方面:1.明確角色，勤做輔助。在任何組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)中，各層級(jí)秘書(shū)部門(mén)對(duì)于各層級(jí)主管部門(mén)均處于從屬地位，因此，秘書(shū)的工作也屬于輔助性的事務(wù)。秘書(shū)工作的特殊性質(zhì)決定了秘書(shū)在工作中要明確自身角色，具備甘當(dāng)人梯的職業(yè)道德。同時(shí)，秘書(shū)必須正確認(rèn)識(shí)自己的職責(zé)，處理好與上級(jí)的關(guān)系，不越權(quán)越位，做好輔助工作。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（三）秘書(shū)的職業(yè)道德2.嚴(yán)守紀(jì)律，保守機(jī)密。秘書(shū)經(jīng)常參加重要的會(huì)議，相對(duì)于其他的職能部門(mén)，可以接觸到的機(jī)密文件非常多，不僅如此，秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊的時(shí)間長(zhǎng)，也給秘書(shū)接觸機(jī)密資料提供了便利。這決定了秘書(shū)工作的機(jī)密性遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他職能部門(mén)。工作的機(jī)密性要求秘書(shū)具有高度的責(zé)任感、嚴(yán)格的紀(jì)律性和牢固的保密觀念，嚴(yán)守國(guó)家和組織的機(jī)密。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（三）秘書(shū)的職業(yè)道德3.客觀公正，實(shí)事求是。實(shí)事求是是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)，秘書(shū)在做好參謀工作、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決議之前，首先要做的就是理清需要處理事項(xiàng)的脈絡(luò)。不能隨心所欲和想當(dāng)然地任意發(fā)揮，不可弄虛作假、胡編亂造、掩蓋矛盾，更不可激發(fā)矛盾和制造矛盾。尤其是在信息調(diào)研的數(shù)據(jù)收集、信息處理、督促檢查、文件起草等工作中，力求反映客觀事物的真實(shí)形態(tài)，實(shí)事求是，不添枝加葉，不添油加醋，更不可歪曲客觀事實(shí)隨意下結(jié)論。因此，秘書(shū)在從事上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)參謀等工作中，應(yīng)客觀公正，實(shí)事求是。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（三）秘書(shū)的職業(yè)道德

4.尊重平等，不卑不亢。不卑，指的是不卑微，對(duì)上級(jí)不刻意去討好。不亢，指不氣盛，對(duì)待低于自己級(jí)別的同事不洋洋得意、高高在上、盛氣凌人。即在各組織機(jī)構(gòu)中，秘書(shū)對(duì)在待人處事時(shí)接觸的各類不同身份、不同職業(yè)的人，應(yīng)該平等對(duì)待，給予他們同樣的尊重。秘書(shū)處于組織的樞紐，接觸群體多、類型多，這就要求秘書(shū)在日常工作中，堅(jiān)持做到平等待人、不卑不亢。只有這樣，才能鞏固良好的人際關(guān)系，不僅為自己，同時(shí)也為公司樹(shù)立良好形象。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)（三）秘書(shū)的職業(yè)道德5.真誠(chéng)待人，信守承諾。真誠(chéng)待人是公民的基本道德要求，信守承諾更是秘書(shū)的職業(yè)道德要求。只有真誠(chéng)待人、信守承諾，才能更忠實(shí)于自己的職業(yè)。只有真誠(chéng)待人、信守承諾，秘書(shū)工作才能獲得上司和同事的信任及肯定，保持各部門(mén)良好的人際關(guān)系，促進(jìn)公司的和諧發(fā)展，從而有利于順利開(kāi)展公司的各項(xiàng)任務(wù)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力一、秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)(四)秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)作風(fēng)是指人們?cè)谒枷搿⒐ぷ骱蜕钪兴憩F(xiàn)出的一貫態(tài)度和行為。不同職業(yè)有自己獨(dú)特的作風(fēng)，而秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)，不僅是對(duì)秘書(shū)整個(gè)群體的要求，也是對(duì)秘書(shū)單一個(gè)體的要求，包括思想、工作、生活、作風(fēng)等方面的行為風(fēng)格。秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)可以概括為:善于思考，熱衷學(xué)習(xí)，認(rèn)真踏實(shí)，一絲不茍;聯(lián)系群眾，深入實(shí)際，尋求真是;待人真誠(chéng)，不卑不亢，公正平等;思維靈敏，注重效率，團(tuán)結(jié)合作;勇于開(kāi)拓，勇于創(chuàng)新。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力

秘書(shū)工作的特點(diǎn)，要求秘書(shū)人員除具有較豐富的專業(yè)知識(shí)和行業(yè)知識(shí)以外，還需要有較強(qiáng)的語(yǔ)言組織及文字編寫(xiě)能力，以及邏輯表達(dá)能力、溝通能力、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)能力、獨(dú)立處理辦公等事務(wù)能力、會(huì)議的組織與服務(wù)能力等。此外，還應(yīng)該具有一定的分析與處理基本商務(wù)的能力，如能夠運(yùn)用英語(yǔ)進(jìn)行聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)的能力。概括起來(lái)，秘書(shū)的能力特點(diǎn)主要體現(xiàn)在智能、思維能力和組織能力三個(gè)方面。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力（一)智能方面1.敏銳觀察速度快。秘書(shū)工作的特點(diǎn)要求秘書(shū)相較于一般人更要具有敏銳的觀察能力，以便在工作中能快速抓住工作重心、解決關(guān)鍵問(wèn)題，更高效地完成秘書(shū)工作。2.邏輯表達(dá)思維清。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的“筆桿子”，日常事務(wù)中都需要秘書(shū)起草各類文件，因此要具有良好的文字表達(dá)能力。同時(shí)秘書(shū)又要做好上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)工作，這就要求秘書(shū)要具備良好的口頭表達(dá)能力，思維清晰，傳達(dá)準(zhǔn)確。不要成為“茶壺煮餃子”的人，腹中有學(xué)識(shí)卻難以表達(dá)。3.出眾記憶質(zhì)量高。秘書(shū)工作中，經(jīng)常要求秘書(shū)做好各項(xiàng)記錄工作，這就要求秘書(shū)具備良好的記憶能力，比如形象記憶、情感記憶和運(yùn)動(dòng)記憶等。良好的記憶能力有助于提升秘書(shū)工作的效率，能夠促進(jìn)各項(xiàng)任務(wù)完成質(zhì)量的提高。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力（一)智能方面4.自如社交信息廣。與其他職業(yè)相比較而言，秘書(shū)的社交能力也格外重要，因?yàn)槊貢?shū)參與的各種會(huì)議較多，接觸的人和事廣泛，秘書(shū)工作能否更好地開(kāi)展在一定程度上取決于秘書(shū)能否做好各項(xiàng)社交活動(dòng)。所以，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)充分利用自己與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，廣泛地與社會(huì)各界接觸以擴(kuò)展自己的信息源，處理好各項(xiàng)關(guān)系，從而更有利于達(dá)到良好的工作成效。5.有效溝通傳達(dá)準(zhǔn)。溝通能力就是秘書(shū)能夠從不同的人那里了解他們的想法，從中獲取有價(jià)值的信息，并且能夠?qū)⒆约旱南敕?、觀點(diǎn)有效地傳達(dá)給別人。秘書(shū)在工作中要起到上傳下達(dá)、左右疏通的作用。上傳下達(dá)也是一門(mén)藝術(shù)，就是換位思考、角色對(duì)調(diào)的藝術(shù)。在上傳的時(shí)候，秘書(shū)要站在下級(jí)角度，把下情毫不含糊地說(shuō)得明明白白。在下達(dá)的時(shí)候，又要站在上級(jí)角度，把上情一字不漏地講得清清楚楚。從而幫助上下級(jí)之間有效溝通，促進(jìn)和諧關(guān)系的發(fā)展。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力（二）思維能力方面1.獨(dú)特的思考能力。思考是指進(jìn)行比較深刻的、周到的思維活動(dòng)。秘書(shū)往往要為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)參謀，因此對(duì)秘書(shū)的思考能力也有很高的要求。秘書(shū)的思維活動(dòng)不應(yīng)該受到局限，應(yīng)當(dāng)具有廣闊性、深刻性、獨(dú)立性、靈活性、邏輯性與敏捷性的特點(diǎn)。2.全局的綜合能力。所謂全局的綜合能力，就是要求秘書(shū)胸有全局，宏觀把握。秘書(shū)要能把具體事務(wù)的各個(gè)層面均聯(lián)系起來(lái)，從而形成整體的看法，然后再?gòu)闹姓页龉ぷ鞯闹攸c(diǎn)。從實(shí)踐來(lái)看，秘書(shū)對(duì)于工作中的各種情況、各種特征、各個(gè)部分都要進(jìn)行綜合考察。如果只單獨(dú)了解一個(gè)層面或一個(gè)模塊，就作出判斷，秘書(shū)工作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力（二）思維能力方面3.快速的分析能力。所謂分析，就是將事物的整體分解成為各個(gè)層面，或者把整體的個(gè)別特征、個(gè)別方面區(qū)分開(kāi)來(lái)的過(guò)程。這和全局能力看似相反，但并不矛盾。秘書(shū)有良好的分析能力才能深入實(shí)際，把了解到的情況進(jìn)行研究，以便確立決策的方案，達(dá)到事半功倍的效果。這也是做好秘書(shū)工作的重要前提。4.靈活的應(yīng)變能力。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有靈活巧妙的應(yīng)變能力，這主要體現(xiàn)在秘書(shū)遇到突發(fā)性任務(wù)所展現(xiàn)的能力，遇到突發(fā)情況不驚慌失措，無(wú)從著手；而是沉著冷靜，靈活應(yīng)變。事實(shí)上，檢驗(yàn)秘書(shū)應(yīng)變能力的途徑之一就是處理突發(fā)事件。社會(huì)復(fù)雜動(dòng)蕩，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈、不可捉摸，企業(yè)、單位都會(huì)有各種突發(fā)事件發(fā)生。如發(fā)生了緊急的情況，無(wú)法與單位領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系或領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)處理，就需要秘書(shū)展現(xiàn)應(yīng)變的能力，從而更好地做好秘書(shū)工作。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力(三)組織能力方面1.協(xié)調(diào)能力。

秘書(shū)工作部門(mén)的性質(zhì)決定了秘書(shū)的交際廣泛，會(huì)和很多人、很多部門(mén)打交道，這就要求秘書(shū)有很好的協(xié)調(diào)能力，能夠很好地掌握同事、領(lǐng)導(dǎo)以及各部門(mén)的思想脈絡(luò)，處理好各種矛盾，調(diào)動(dòng)一切積極因素，形成和諧的局面。目前來(lái)看，協(xié)調(diào)能力對(duì)于秘書(shū)而言，重要作用日益凸顯。有調(diào)查數(shù)據(jù)表明，現(xiàn)今很多大型企業(yè)的協(xié)調(diào)型秘書(shū)缺乏，中小型企業(yè)對(duì)秘書(shū)的書(shū)寫(xiě)能力要求逐年下降，而對(duì)協(xié)調(diào)能力的要求越來(lái)越高。所以，就秘書(shū)的級(jí)別來(lái)說(shuō)，級(jí)別越高的秘書(shū)，協(xié)調(diào)能力就越強(qiáng)。2.計(jì)劃能力。

計(jì)劃能力是指為了組織的目標(biāo)，在周密調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制訂實(shí)施規(guī)劃(綱領(lǐng))和方案的本領(lǐng)。對(duì)各種職位計(jì)劃能力都會(huì)有不同的要求，制訂計(jì)劃也是秘書(shū)日常的工作之一。秘書(shū)的計(jì)劃能力體現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，具體工作可以體現(xiàn)在為單位或者企業(yè)制訂年度工作計(jì)劃、目標(biāo)、月工作安排，撰寫(xiě)工作總結(jié)等。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第三節(jié)秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和能力二、秘書(shū)的職業(yè)能力(三)組織能力方面3.調(diào)度能力。調(diào)度能力就是指秘書(shū)能夠準(zhǔn)確運(yùn)用手中有限的權(quán)力，將其作為推動(dòng)力、引導(dǎo)力，運(yùn)用手中的資源來(lái)調(diào)動(dòng)各部門(mén)或部門(mén)職員，從而更好更快地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。秘書(shū)的調(diào)度能力強(qiáng)，工作效率高；調(diào)度能力弱，就無(wú)法更好更快地完成公司任務(wù)，因此，秘書(shū)的調(diào)度作用如同足球場(chǎng)上中場(chǎng)隊(duì)員的調(diào)度那樣重要。4.管理能力。與秘書(shū)的計(jì)劃能力相配合、相協(xié)調(diào)的就是秘書(shū)的管理能力。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)有駕馭、組織、協(xié)調(diào)、執(zhí)行和控制、管理全過(guò)程的能力。根據(jù)秘書(shū)職責(zé)的要求，秘書(shū)人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、良好的組織管理能力，就無(wú)法把工作做好。對(duì)此，秘書(shū)一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多思考，處處留心，謙虛學(xué)習(xí)，向身邊的上級(jí)和同事多多取經(jīng)，學(xué)習(xí)更高效處理事務(wù)的能力，不斷提升自己、豐富自己，增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn);另一方面要有整體、大局的觀點(diǎn)，從而更好地統(tǒng)籌安排工作。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法有理也讓人某市糖果糕點(diǎn)公司下屬的樂(lè)心食品廠，這幾天很熱鬧，人們都在議論紛紛，圍繞著職工老劉與梁秘書(shū)兩人誰(shuí)提出了合理化建議而爭(zhēng)論不休。老劉四處宣揚(yáng)，梁秘書(shū)利用職權(quán)侵害了他的利益，非要查個(gè)水落石出不可，大有不獲全勝絕不收兵的架勢(shì)。梁秘書(shū)卻泰然處之，不為自己辯解，和往常一樣，一副什么事也沒(méi)發(fā)生的樣子。原來(lái)，在沿海廠商的糖果糕點(diǎn)和進(jìn)口糖果的聯(lián)合夾擊下，這座內(nèi)陸大城市的十幾家國(guó)有食品廠幾乎家家虧損。樂(lè)心食品廠領(lǐng)導(dǎo)為了扭轉(zhuǎn)虧損局面，發(fā)動(dòng)全廠職工獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，并設(shè)下獎(jiǎng)金。二十多天前，老劉去醫(yī)院看望一位生病的長(zhǎng)輩時(shí)，買(mǎi)了一盒沿海某廠生產(chǎn)的甜點(diǎn)。他不知長(zhǎng)輩得的是糖尿病，不能吃含糖食品。老劉在醫(yī)院里了解到很多病人都希望買(mǎi)到椒鹽餅干之類的糕點(diǎn)，可市場(chǎng)上根本買(mǎi)不到。沿海生產(chǎn)的糕點(diǎn)含有奶油，病人更不喜歡，本地廠家偏偏跟著沿海廠商跑，一味生產(chǎn)同類食品。老劉連跑了幾家醫(yī)院，向病人和醫(yī)生作了調(diào)查后，馬上向廠長(zhǎng)建議生產(chǎn)一批不含糖又極易消化的椒鹽類糕點(diǎn)，供應(yīng)給醫(yī)院病人，并投放市場(chǎng)試風(fēng)。與此同時(shí)，廠長(zhǎng)也收到了一份梁秘書(shū)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查后寫(xiě)成的內(nèi)容相同的調(diào)查報(bào)告。梁秘書(shū)向一千多名喜歡不同的糖果、糕點(diǎn)的消費(fèi)者發(fā)出了調(diào)查問(wèn)卷。收回的幾百份數(shù)據(jù)表明:老人和病人不喜歡吃奶油糕點(diǎn)。廠長(zhǎng)估算了一下，本市數(shù)百萬(wàn)居民中，老年人有幾十萬(wàn)，加上病人，如果每月有一半的老人和病人消費(fèi)這類糕點(diǎn)，數(shù)量會(huì)相當(dāng)可觀。

本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法廠長(zhǎng)辦公會(huì)研究后，決定批量生產(chǎn)椒鹽餅干。新產(chǎn)品投放市場(chǎng)后被一搶而光。其后，樂(lè)心食品廠根據(jù)市場(chǎng)不同消費(fèi)者的口味，研制出不同風(fēng)味的糕點(diǎn)，樂(lè)心食品廠扭虧為盈?？蛇@合理化建議的5000元獎(jiǎng)金究竟應(yīng)該發(fā)給誰(shuí)，職工們爭(zhēng)論不休，老劉更是四處游說(shuō)。梁秘書(shū)應(yīng)如何對(duì)待這件事呢?可以有四種處理方法：(1)白紙黑字，梁秘書(shū)與老劉爭(zhēng)個(gè)明白。(2)梁秘書(shū)與老劉平分獎(jiǎng)金。(3)梁秘書(shū)讓廠長(zhǎng)作出決定。(4)梁秘書(shū)“有理也讓人”，將全部獎(jiǎng)金讓給老劉?！?wèn)題：你認(rèn)為梁秘書(shū)應(yīng)該怎樣做？本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法一、秘書(shū)實(shí)務(wù)的規(guī)律

秘書(shū)實(shí)務(wù)的規(guī)律，是指秘書(shū)工作運(yùn)行實(shí)踐中，不同業(yè)務(wù)范疇中特有的規(guī)律，它是不同業(yè)務(wù)工作中固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系，是秘書(shū)工作一般規(guī)律在秘書(shū)活動(dòng)特定領(lǐng)域的體現(xiàn)。(一)不同行業(yè)的秘書(shū)工作有各自的特殊規(guī)律

隨著當(dāng)代社會(huì)生產(chǎn)力的飛速發(fā)展，社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，秘書(shū)工作職業(yè)化也得到了長(zhǎng)足發(fā)展。秘書(shū)工作已成為從業(yè)人數(shù)眾多、遍及各個(gè)領(lǐng)域的職業(yè)。目前，秘書(shū)職業(yè)有特定的從業(yè)要求、工作內(nèi)容、專門(mén)的職業(yè)教育體系和職業(yè)管理規(guī)范。秘書(shū)職業(yè)表現(xiàn)出向不同行業(yè)、不同層次、不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域、不同崗位分工發(fā)展的趨勢(shì)。因此，一個(gè)行政機(jī)關(guān)秘書(shū)和一個(gè)企業(yè)秘書(shū)的工作性質(zhì)和內(nèi)容有著極大不同，也表現(xiàn)出不同的規(guī)律。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法一、秘書(shū)實(shí)務(wù)的規(guī)律(二)不同工作范疇有各自的特殊規(guī)律由于辦公自動(dòng)化的日益普及，現(xiàn)代辦公設(shè)備越來(lái)越多地代替了原來(lái)需要秘書(shū)完成的瑣碎工作，秘書(shū)高智能性的服務(wù)將成為秘書(shū)職業(yè)的主要內(nèi)涵。在信息社會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)決策主要需求的是秘書(shū)的“智力投資”。秘書(shū)要主動(dòng)熟悉計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)與控制等管理職能，從更廣闊的領(lǐng)域、更深的層面上理解如何進(jìn)行辦文、辦會(huì)和辦事。無(wú)論是辦文，還是辦會(huì)和辦事，都有各自的特殊規(guī)律。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法一、秘書(shū)實(shí)務(wù)的規(guī)律（三)經(jīng)常性工作規(guī)范化、程序化的規(guī)律

一般來(lái)說(shuō)，在紛繁的秘書(shū)工作事務(wù)中，大量的是反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作，如文件處理、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、接待工作、機(jī)要工作和督促檢查工作等。雖然在不同的行業(yè)系統(tǒng)、不同的機(jī)關(guān)，秘書(shū)工作中的常規(guī)性工作存在差異，但在同一行業(yè)系統(tǒng)和同一機(jī)關(guān)內(nèi)，這些反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作是有規(guī)律可循的。對(duì)這些經(jīng)常性工作進(jìn)行深入分析研究后，發(fā)現(xiàn)其規(guī)范性、程序化規(guī)律是非常明顯的。在秘書(shū)處理經(jīng)常性工作的實(shí)踐中，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累和對(duì)各經(jīng)常性工作的有關(guān)要素之間關(guān)系的科學(xué)認(rèn)識(shí)的深入，為了提高效率和加強(qiáng)管理，必然要制定有關(guān)工作規(guī)范、工作程序和科學(xué)可行的工作要求，并盡可能納入以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，使這些工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化和科學(xué)化，由此為領(lǐng)導(dǎo)管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法一、秘書(shū)實(shí)務(wù)的規(guī)律(四)領(lǐng)導(dǎo)授意與秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的規(guī)律

無(wú)論是在辦文、辦會(huì)還是辦理日常事務(wù)中，秘書(shū)都要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并將領(lǐng)導(dǎo)的意圖貫徹下去。例如，為領(lǐng)導(dǎo)或組織起草文稿，是秘書(shū)的主要任務(wù)之一，也是體現(xiàn)秘書(shū)業(yè)務(wù)能力的重要方面。秘書(shū)草擬文稿的內(nèi)容廣泛，文稿的閱讀對(duì)象不同，文種的體式不同，要求也各有不同。想要高質(zhì)量、高效率地完成寫(xiě)作任務(wù)，除了要準(zhǔn)確掌握有關(guān)材料、公務(wù)寫(xiě)作知識(shí)和具備較強(qiáng)的寫(xiě)作能力以外，還必須遵循秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)與領(lǐng)導(dǎo)立意相一致的寫(xiě)作規(guī)律。否則，寫(xiě)出的公文就是天馬行空、離題萬(wàn)里，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法二、秘書(shū)工作的方法秘書(shū)在工作過(guò)程中，由于事務(wù)繁雜、范圍廣泛，若安排不當(dāng)就會(huì)陷入忙亂之中，進(jìn)而影響工作質(zhì)量或效率，因此，秘書(shū)只有采取適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ǎ庞锌赡芡瓿晒ぷ魅蝿?wù)。雖然不同行業(yè)、不同企業(yè)的秘書(shū)，或者同一企業(yè)不同崗位的秘書(shū)，其工作內(nèi)容都會(huì)呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，在工作方法上會(huì)有所不同，但綜觀秘書(shū)的工作實(shí)踐，不難找出其中的規(guī)律性及在各種崗位上都基本適用的工作方法。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法（一）將工作分類排序處理

1.按照事情的性質(zhì)分類處理。秘書(shū)每天要處理的工作，大致可以分為事務(wù)型和思考型兩種。如果將要做的工作按照這兩種類型劃分，區(qū)別對(duì)待，也許會(huì)收到事半功倍的效果。事務(wù)型的工作是常規(guī)性的，日常需要處理的，按照流程照搬并不需要思考的，只要按照熟悉的程序做下去就可以，而且不怕被干擾和中斷，例如收發(fā)郵件、填寫(xiě)工作報(bào)表、備忘錄等，這些例行公事、性質(zhì)相近的事情可以集中在同一個(gè)時(shí)間段來(lái)處理，即使在精神狀態(tài)不佳的情況下也能完成。而對(duì)于那些需要集中精力、一氣呵成的思考型工作，則要謹(jǐn)慎對(duì)待，在做之前要進(jìn)行充分的思考與研究，才能找到工作的思路。這就需要安排精力旺盛、思路敏捷且不易被干擾的時(shí)間段，集中精力去做。通過(guò)這樣的方法，秘書(shū)能使自己的工作效率大大提高。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法（一）將工作分類排序處理

2.按照事情的相關(guān)性原則排序處理。相關(guān)性主要指某項(xiàng)工作的縱向與橫向的關(guān)聯(lián)性。因?yàn)楣芾肀旧硎且豁?xiàng)連續(xù)性的工作，某項(xiàng)任務(wù)可能是過(guò)去工作的延續(xù)，或者是未來(lái)某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。所以，任務(wù)開(kāi)始之前，要縱向和橫向都看一看、想一想，以免造成不必要的返工。根據(jù)事情的相關(guān)性原則，秘書(shū)在同一時(shí)間內(nèi)盡可能地做相同類型的事情，使完成這類事情成為機(jī)械運(yùn)動(dòng)，或者形成慣性。這就需要秘書(shū)首先把工作劃分為幾個(gè)方面，分塊處理，同一塊內(nèi)容在相連的時(shí)間內(nèi)完成。這樣能從根本上提高工作效率。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法（二）科學(xué)合理地使用工作時(shí)間秘書(shū)必須有計(jì)劃地使用時(shí)間。所謂有計(jì)劃地使用時(shí)間，就是在時(shí)間資源的使用上，做到有計(jì)劃地對(duì)時(shí)間進(jìn)行定量使用。1.避免盲目地使用時(shí)間。秘書(shū)每天工作繁雜、時(shí)間寶貴，因此要對(duì)時(shí)間作出計(jì)劃，并按計(jì)劃的安排合理地利用時(shí)間，以消除使用時(shí)間的盲目性和隨意性。時(shí)間計(jì)劃的安排，還應(yīng)該與領(lǐng)導(dǎo)工作的時(shí)間安排相契合。2.合理分配各項(xiàng)工作使用的時(shí)間。秘書(shū)工作有繁瑣的、簡(jiǎn)單的、日常的、突發(fā)的等各種不同類型的工作，要根據(jù)工作的需要，有計(jì)劃、有目標(biāo)地制訂每項(xiàng)工作所需要的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)這些工作的時(shí)間作出大致的分配。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法（二）科學(xué)合理地使用工作時(shí)間3.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工作。秘書(shū)工作中，要求具有計(jì)劃性，在完成每一項(xiàng)工作時(shí)，都應(yīng)該按照預(yù)定時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的控制，在保證質(zhì)量的前提下，快速地完成上級(jí)布置的工作任務(wù)。4.合理使用零碎時(shí)間的方法。人的一生中，有很多的零碎時(shí)間，這些時(shí)間不完整。所謂零碎時(shí)間，是指不構(gòu)成連續(xù)時(shí)段的某項(xiàng)工作與另一項(xiàng)工作銜接之間的空余時(shí)間。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法（三）經(jīng)常性工作規(guī)范化、程序化一般來(lái)說(shuō)，在紛繁的秘書(shū)工作事務(wù)中，大量的是反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作，例如文件處理、會(huì)務(wù)工作、接待工作、督促檢查工作等。雖然在不同的行業(yè)系統(tǒng)、不同的機(jī)關(guān)，秘書(shū)的常規(guī)性工作存在差異，但在同一行業(yè)系統(tǒng)或同一機(jī)關(guān)內(nèi)，這些反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作還是有規(guī)律可循的。對(duì)這些經(jīng)常性工作進(jìn)行深入分析研究，會(huì)發(fā)現(xiàn)其規(guī)范性、程序化規(guī)律非常明顯。在秘書(shū)處理經(jīng)常性工作的實(shí)踐中，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累和對(duì)各種經(jīng)常性工作的有關(guān)要素之間關(guān)系認(rèn)識(shí)的深入，為了提高效率和加強(qiáng)管理，必然要制定有關(guān)工作規(guī)范、工作程序和科學(xué)可行的工作要求，并盡可能納入以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，使這些工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，如果將分工明確到一定程度，使工作流程更為順暢，整體效率就會(huì)提高。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法(四)領(lǐng)導(dǎo)授意與秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的規(guī)律無(wú)論是在辦文、辦會(huì)還是辦理日常事務(wù)中，秘書(shū)都要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并將領(lǐng)導(dǎo)的意圖貫徹下去。例如，為領(lǐng)導(dǎo)或組織起草文稿，是秘書(shū)的主要任務(wù)之一，也是體現(xiàn)秘書(shū)業(yè)務(wù)能力的重要方面。秘書(shū)草擬文稿的內(nèi)容廣泛，文稿的閱讀對(duì)象不同，文種的體式不同，要求也各有不同。想要高質(zhì)量、高效率地完成寫(xiě)作任務(wù)，除了要準(zhǔn)確掌握有關(guān)材料、公務(wù)寫(xiě)作知識(shí)和具備較強(qiáng)的寫(xiě)作能力以外，還必須遵循秘書(shū)忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)與領(lǐng)導(dǎo)立意相一致的寫(xiě)作規(guī)律。否則，寫(xiě)出的公文就是天馬行空、離題萬(wàn)里，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法（五）養(yǎng)成有利于工作的好習(xí)慣秘書(shū)要在工作中逐漸學(xué)習(xí)并養(yǎng)成一些好習(xí)慣，這常常有助于工作效率的提高。1.做任何事情都要有前瞻性，未雨綢繆，防患于未然。2.在工作時(shí)間里不做與工作無(wú)關(guān)的事，特別是私事。3.不將情緒帶到工作中。4.不斷地學(xué)習(xí)與總結(jié)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法三、秘書(shū)實(shí)務(wù)的操作規(guī)范(一)秘書(shū)實(shí)務(wù)方式設(shè)置本書(shū)根據(jù)秘書(shū)實(shí)務(wù)的內(nèi)容，設(shè)置工作實(shí)務(wù)任務(wù)，任務(wù)以項(xiàng)目訓(xùn)練為主。每章運(yùn)用簡(jiǎn)短的篇幅對(duì)本章的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行復(fù)習(xí)，每一節(jié)根據(jù)知識(shí)點(diǎn)，設(shè)置與知識(shí)點(diǎn)相關(guān)、在秘書(shū)職業(yè)實(shí)際工作中運(yùn)用較多的事例進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中學(xué)會(huì)相應(yīng)的知識(shí)。在實(shí)務(wù)過(guò)程中，有些實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目任務(wù)比較重，學(xué)生可以分組協(xié)作完成。一般情況下3～4人一組，每組推舉一名組長(zhǎng)，每個(gè)組員根據(jù)不同的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目，扮演不同的角色，并完成該角色應(yīng)該完成的秘書(shū)工作。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法三、秘書(shū)實(shí)務(wù)的操作規(guī)范(二)秘書(shū)實(shí)務(wù)場(chǎng)地要求

秘書(shū)實(shí)務(wù)場(chǎng)地最好是60平方米左右的實(shí)訓(xùn)室。實(shí)訓(xùn)室中模擬現(xiàn)代企業(yè)辦公模式，將實(shí)訓(xùn)室用隔板隔成若干小型辦公室，每一個(gè)辦公室作為單位的一個(gè)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)要有一臺(tái)能夠上網(wǎng)的電腦，每?jī)蓚€(gè)辦公室要有一部電話和傳真機(jī)，整個(gè)實(shí)訓(xùn)室要有兩臺(tái)復(fù)印機(jī)、兩臺(tái)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)和碎紙機(jī)等辦公設(shè)備。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第四節(jié)秘書(shū)工作的規(guī)律和方法三、秘書(shū)實(shí)務(wù)的操作規(guī)范(三)考核方式秘書(shū)實(shí)務(wù)考核主要考查學(xué)生完成項(xiàng)目任務(wù)的情況，要求學(xué)生根據(jù)不同的項(xiàng)目任務(wù)，個(gè)人獨(dú)立或者小組協(xié)作完成相應(yīng)的任務(wù)，并形成電子文本，參加成果匯報(bào)。匯報(bào)時(shí)每個(gè)小組推舉一名中心發(fā)言人，發(fā)言時(shí)必須將發(fā)言內(nèi)容制作成PPT，其他成員可作補(bǔ)充。發(fā)言結(jié)束后，小組先自評(píng)，接著由學(xué)生相互點(diǎn)評(píng)，最后由老師結(jié)合學(xué)生學(xué)習(xí)、完成任務(wù)的情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。任務(wù)完成后，學(xué)生上交電子文本和打印的紙質(zhì)文本，教師根據(jù)學(xué)生上交的作品情況，結(jié)合學(xué)生的匯報(bào)情況綜合評(píng)定秘書(shū)實(shí)務(wù)的成績(jī)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述訓(xùn)練一一、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)訓(xùn)練讓學(xué)生了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，以便在以后的學(xué)習(xí)中，對(duì)秘書(shū)工作在單位中的地位及工作程序與方法有一個(gè)總體的認(rèn)識(shí)。二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容學(xué)生通過(guò)電話、問(wèn)卷、網(wǎng)絡(luò)等調(diào)查方式，了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與部門(mén)職責(zé)。三、實(shí)訓(xùn)要求1.畫(huà)出企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖，并寫(xiě)明每一個(gè)部門(mén)的工作職責(zé)。2.在下一次課上，教師將學(xué)生的組織結(jié)構(gòu)圖與部門(mén)職責(zé)收齊后，重點(diǎn)講解。也可以挑選一部分學(xué)生到講臺(tái)，向全班介紹自己調(diào)查到的企業(yè)組織架構(gòu)與部門(mén)職責(zé)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述訓(xùn)練二一、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)訓(xùn)練讓學(xué)生了解企業(yè)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容、秘書(shū)應(yīng)該具備的能力、秘書(shū)的職業(yè)道德以及秘書(shū)的工作方法。二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容學(xué)生通過(guò)電話、問(wèn)卷等調(diào)查方式，向社會(huì)上的秘書(shū)人員進(jìn)行調(diào)查，了解他們的工作內(nèi)容、工作方法、秘書(shū)應(yīng)該具備的能力及職業(yè)道德。三、實(shí)訓(xùn)要求1.調(diào)查要求兩周內(nèi)完成。2.根據(jù)調(diào)查，寫(xiě)一份不少于800字的報(bào)告，在報(bào)告上要寫(xiě)明被調(diào)查者的姓名、單位、地址及聯(lián)系方式。報(bào)告要求條理清楚，層次分明。本課件是可編輯的正常PPT課件第二章日常事務(wù)管理1了解秘書(shū)日常事務(wù)工作的內(nèi)容。2熟悉辦公室環(huán)境管理內(nèi)容。3掌握聯(lián)絡(luò)通信方法。4掌握印信工作方法。5掌握保密工作方法。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理在一個(gè)陽(yáng)光明媚的下午，某公司總經(jīng)理秘書(shū)小王帶領(lǐng)客戶李經(jīng)理一行參觀公司的辦公樓和生產(chǎn)線。在送客人走的路上，秘書(shū)小王笑著問(wèn)李經(jīng)理：“李經(jīng)理，請(qǐng)問(wèn)您對(duì)我們公司的印象怎么樣？”李經(jīng)理想了想說(shuō)：“念在我是貴公司老客戶的份上，恕我直言，整體上還行，只是有些地方需要完善。”小王腦子快速地運(yùn)轉(zhuǎn)著：為了迎接這次參觀，我特意帶人整理了辦公區(qū)域，生產(chǎn)車(chē)間那邊也是提前打了招呼安排好的，會(huì)見(jiàn)他的公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話也沒(méi)什么紕漏。于是，小王微笑著詢問(wèn)原因。李經(jīng)理說(shuō)：“你們的生產(chǎn)技術(shù)沒(méi)得說(shuō)，在國(guó)內(nèi)算得上是一流的。但是你們的辦公區(qū)域規(guī)劃不合理，比如，采購(gòu)部的辦公室，一進(jìn)門(mén)就是一排柜子擋在那里；生產(chǎn)區(qū)域的幾盆花已經(jīng)蔫了；生產(chǎn)部門(mén)口的牌子是歪的?！泵貢?shū)小王心里暗暗叫苦：“李經(jīng)理的眼光好‘毒’?。　弊焐馅s緊道：“非常感謝李經(jīng)理的直言相告，您的意見(jiàn)非常好，我會(huì)反映給我們的領(lǐng)導(dǎo)，馬上改進(jìn)。希望貴公司能夠繼續(xù)保持與我們的合作，也歡迎李經(jīng)理以后常來(lái)公司做客?！薄?wèn)題：你覺(jué)得客戶李經(jīng)理是不是太挑剔了，為什么？本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理一、辦公環(huán)境管理（一）辦公環(huán)境的含義辦公環(huán)境從廣義上說(shuō)，是指一定組織的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說(shuō)，即指秘書(shū)機(jī)構(gòu)所處的內(nèi)部環(huán)境，它包括秘書(shū)機(jī)構(gòu)所處的人文環(huán)境和自然環(huán)境。本節(jié)所介紹的辦公室環(huán)境管理即是關(guān)于辦公室自然環(huán)境的管理。自然環(huán)境包括辦公室所在地建筑設(shè)計(jì)、室內(nèi)光線、顏色、辦公設(shè)備以至空氣，還包括辦公室的布局、布置等因素。秘書(shū)對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行管理，就是不斷優(yōu)化辦公自然環(huán)境。通過(guò)對(duì)辦公室自然環(huán)境進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)、控制和組織，可使辦公環(huán)境達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理（二）優(yōu)化辦公環(huán)境的原則

1.舒適。對(duì)于辦公室來(lái)說(shuō)，不管是裝潢還是擺設(shè)，都應(yīng)以舒適為準(zhǔn)。光線、色彩、溫度、聲音等在不同程度上對(duì)工作人員的情緒都會(huì)有所影響。因此，秘書(shū)在設(shè)計(jì)辦公室時(shí)應(yīng)首先注意這些因素。其次，整潔有序的環(huán)境有助于營(yíng)造舒適的氛圍，不論是辦公室內(nèi)、辦公桌上，還是抽屜里，不要放置與辦公無(wú)關(guān)的東西，辦公文具的擺放要井然有序，使辦公環(huán)境整潔舒適。2.和諧。一個(gè)和諧的辦公環(huán)境能激發(fā)工作人員的團(tuán)隊(duì)精神。因此，在優(yōu)化辦公環(huán)境時(shí)，要注意其和諧性。如辦公室的辦公桌椅、文件柜的大小、樣式、顏色要盡可能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅可以增強(qiáng)辦公室的美觀效果，還可以起到強(qiáng)化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系的作用。3.合理。辦公室布局應(yīng)該力求方便合理。如相同或相關(guān)的部門(mén)應(yīng)盡可能安排在相鄰的地點(diǎn)，既避免人員穿插迂回，又便利人員密切聯(lián)系。又如布置辦公室時(shí)要留意附近的環(huán)境和辦公室存放物品的安全，如檔案柜、保險(xiǎn)柜的放置應(yīng)遠(yuǎn)離大門(mén)，謹(jǐn)防被盜、失密、泄密等。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理（三）辦公室布局1.開(kāi)放式布局。開(kāi)放式布局是將一個(gè)大工作間“切分”成多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門(mén)的所有人員按照工作程序安排在各工作單元中，工作單元的“切分”可以通過(guò)活動(dòng)物件(如辦公桌、活動(dòng)屏風(fēng)、書(shū)架等)來(lái)實(shí)現(xiàn)。這種布局模式有其突出的特點(diǎn)：（1）有利于溝通。把所有人員集中于一處，且彼此沒(méi)有墻壁阻隔，也沒(méi)有明顯的等級(jí)標(biāo)志，部門(mén)與部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工相互之間交流的心理障礙得以消除或減小，互動(dòng)性高，工作的合作更為靈便，工作效率也隨之提高。同時(shí)，也更方便領(lǐng)導(dǎo)接觸員工，觀察員工之間的相互影響，有利于管理工作的進(jìn)行。（2）有利于節(jié)省辦公空間和經(jīng)費(fèi)。有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，開(kāi)放式布局的面積比傳統(tǒng)辦公室面積減少了20%~30%；同時(shí)無(wú)須投入大量資金：辦公的集中化，也使辦公設(shè)備的共享性得以提高。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理（三）辦公室布局2.封閉式布局。封閉式布局是一種傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門(mén)獨(dú)立安排在一個(gè)個(gè)房間內(nèi)，組成一個(gè)個(gè)獨(dú)立辦公室。封閉式布局可以使工作環(huán)境顯得相對(duì)安全，有利于保密；適用這一布局的工作屬于高度自主性工作，不需要和同事進(jìn)行太多互動(dòng)。封閉式布局可以使辦公人員擁有相對(duì)獨(dú)立的私人空間，有效地保護(hù)個(gè)人隱私；相對(duì)安靜的工作環(huán)境，也使人易于集中注意力，從事更為細(xì)致和專業(yè)的工作。封閉式辦公室也存在著一定弊端。主要是各職能部門(mén)之間的信息難以得到及時(shí)有效的溝通，工作協(xié)調(diào)也不夠快捷靈便，工作效率會(huì)受到一定影響，并且辦公空間的占用率較大，這無(wú)形中增加了辦公費(fèi)用。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理（三）辦公室布局3.混合式布局。

混合式布局是指在開(kāi)放式布局的大辦公室內(nèi)，把各職能部門(mén)用組合式辦公用具或其他材料分隔開(kāi)來(lái)，組成若干個(gè)工作區(qū)域。這種布局模式把開(kāi)放式和封閉式結(jié)合起來(lái)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使各部門(mén)既相對(duì)集中，又在一定程度上避免了相互干擾，是較為合理的辦公室布局模式。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理（四）辦公室的布置1.辦公室物理?xiàng)l件管理。（1）空氣。（2）光線。（3）色彩。（4）聲音。2.工作空間的安排。（1）辦公桌的排列與物品擺放。（2）辦公椅。（3）文件柜等辦公家具。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)日常辦公室管理第二章日常事務(wù)管理二、辦公用品管理秘書(shū)對(duì)辦公物品的管理直接影響辦公人員的工作效率，因此要保證辦公物品適時(shí)、適量、按需要發(fā)放，并對(duì)辦公物品進(jìn)行科學(xué)的管理。辦公物品可以作如下分類。紙簿類消耗品：復(fù)印紙、信紙、信封、筆記本、稿紙、復(fù)寫(xiě)紙、卷宗、標(biāo)簽紙等。筆尺類消耗品：鉛筆、刀片、簽字筆、熒光筆、橡皮擦、夾子、膠水、膠帶、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳等。裝訂類消耗品：大頭針、圖釘、修正液、電池、剪刀、美工刀、訂書(shū)機(jī)等、打孔機(jī)等。辦公設(shè)備耗材：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、光盤(pán)等。（一）辦公用品的購(gòu)買(mǎi)；（二）辦公用品的保管與發(fā)放；（三）辦公用品的庫(kù)存。本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)聯(lián)絡(luò)通信第二章日常事務(wù)管理2018年10月10日，某公司秘書(shū)小王接到一個(gè)電話，來(lái)電者要找市場(chǎng)部張總，張總不在公司。秘書(shū)小王不加思索地回答道：“對(duì)不起，張總不在公司，現(xiàn)在正在忙著準(zhǔn)備10月20日的新產(chǎn)品的新聞發(fā)布會(huì)。”幾天后，某競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手在10月16日召開(kāi)了同一類型的新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)，搶占了市場(chǎng)。秘書(shū)小王的失誤就在于她在接聽(tīng)來(lái)電中將本企業(yè)的商業(yè)秘密——新產(chǎn)品的新聞發(fā)布會(huì)不加思索地告訴了陌生的對(duì)方，而對(duì)方正是該產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，于是被對(duì)方提前搶占了先機(jī)，使公司遭受了巨大損失?！?wèn)題：你是小王的話，會(huì)怎么回復(fù)電話？本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)聯(lián)絡(luò)通信第二章日常事務(wù)管理一、接打電話（一）接打電話的基本原則（二）接電話的注意事項(xiàng)（三）打電話的注意事項(xiàng)（四）篩選電話的方法與技巧（五）特殊電話的處理技巧本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)聯(lián)絡(luò)通信第二章日常事務(wù)管理二、郵件的收發(fā)（一）郵件的簽收及處理程序1.簽收郵件。2.分類。3.拆封。4.建立登記簿。5.分送。6.閱辦。(二)郵件的發(fā)送本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)聯(lián)絡(luò)通信第二章日常事務(wù)管理三、現(xiàn)代通信聯(lián)絡(luò)事務(wù)（一）傳真（二）電子郵件1.電子郵件的撰寫(xiě)及發(fā)送。2.電子郵箱使用的注意問(wèn)題。本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)領(lǐng)導(dǎo)日程管理第二章日常事務(wù)管理一天，總經(jīng)理告訴秘書(shū)小王，他要到某市去開(kāi)會(huì)，讓小王陪同一起去。小王問(wèn)總經(jīng)理坐什么車(chē)，總經(jīng)理說(shuō)坐火車(chē)，趕上開(kāi)會(huì)就行，不用早了。秘書(shū)小王看了看列車(chē)時(shí)間表，坐9點(diǎn)的高鐵就正好，既不用起早又不用貪黑，小王正要買(mǎi)票，這個(gè)時(shí)候來(lái)了一個(gè)電話，她接完電話就去忙了，把買(mǎi)票這事忘了。等到總經(jīng)理問(wèn)她票買(mǎi)了沒(méi)有，她才想起來(lái)沒(méi)買(mǎi)票。小王抓緊上網(wǎng)訂高鐵票，結(jié)果想訂的那個(gè)車(chē)次沒(méi)有票了，只能訂12點(diǎn)的票。由于訂了12點(diǎn)的高鐵票，到開(kāi)會(huì)地點(diǎn)晚飯時(shí)間已經(jīng)過(guò)了，會(huì)議組織方又現(xiàn)場(chǎng)給他們準(zhǔn)備晚飯。雖然飯菜很好，但是秘書(shū)小王吃了兩口就飽了?！し治觯好貢?shū)只是耽誤了一會(huì)兒時(shí)間買(mǎi)票，卻給領(lǐng)導(dǎo)增加了不少麻煩。就這一個(gè)小細(xì)節(jié)，需要秘書(shū)小王好好反思自己的問(wèn)題。本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)領(lǐng)導(dǎo)日程管理第二章日常事務(wù)管理一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程作出周到合理的安排，有非常重要的意義。（一）有利于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地利用時(shí)間，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。（二）有利于秘書(shū)部門(mén)主動(dòng)做好各項(xiàng)輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。（三）有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)互相配合，協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高整個(gè)單位的工作效率。本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)領(lǐng)導(dǎo)日程管理第二章日常事務(wù)管理二、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則（一）注重實(shí)效，不搞形式主義（二）注意張弛有度，勞逸結(jié)合（三）要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間（四）要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見(jiàn)（五）要注意保守機(jī)密本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)領(lǐng)導(dǎo)日程管理第二章日常事務(wù)管理三、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的方法（一）年度計(jì)劃表（二）月工作日程表（三）周工作日程表（四）每天工作日程表本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)印信管理第二章日常事務(wù)管理近日，安徽蚌埠警方破獲了一起涉案金額達(dá)14億元的銀行詐騙案件。山西運(yùn)城的王某某是當(dāng)?shù)匾患业矸壑破饭镜呢?fù)責(zé)人。2014年5月，因?yàn)橘Y金鏈緊張，急需用錢(qián)，王某某動(dòng)起了歪腦筋。平日里王某某與銀行從業(yè)人員往來(lái)密切，對(duì)行業(yè)規(guī)則和銀行之間的聯(lián)系比較了解，他想到了一個(gè)從銀行套取資金的計(jì)劃，并找到在當(dāng)?shù)匾患毅y行任經(jīng)理的段某幫忙。盡管明知這是違法行為，在銀行工作的段某還是給王某某提供了幫助，通過(guò)偽造專業(yè)材料和發(fā)布虛假貸款信息，王某某和同伙成功地從當(dāng)?shù)亓硗庖患毅y行套現(xiàn)4億元，牽線搭橋的段某也得到了豐厚的回報(bào)?！?wèn)題：段某犯了什么錯(cuò)誤？本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)印信管理第二章日常事務(wù)管理一、印章管理（一）印章的作用1.權(quán)威的象征。2.憑證作用。3.標(biāo)志作用。（二）印章的種類1.正式印章。2.套印章。3.專用印章。4.鋼印。5.個(gè)人名章。6.戳記。（三）印章的式樣印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)印信管理第二章日常事務(wù)管理（四）印章的管理1.印章的刻制。2.印章的頒發(fā)。3.印章的啟用。4.印章的保管。5.印章的使用。6.印章的停用。本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)印信管理第二章日常事務(wù)管理二、信證管理（一）介紹信的管理1.介紹信的含義及用途。2.介紹信的使用程序。3.介紹信管理的注意事項(xiàng)。（二）證明信的出具（三）憑證管理本課件是可編輯的正常PPT課件第五節(jié)保密工作第二章日常事務(wù)管理

某公司市場(chǎng)部秘書(shū)小王正在電腦前按照討論修改后的文稿修改公司的投標(biāo)書(shū)，來(lái)了三位外單位的未預(yù)約客人，小王放下手頭的工作忙著接待、詢問(wèn)、聯(lián)絡(luò)和端茶后才回來(lái)接著操作電腦。幾天后開(kāi)標(biāo)，某公司奇怪地發(fā)現(xiàn)競(jìng)標(biāo)成功的對(duì)手標(biāo)書(shū)中所列的主要項(xiàng)目?jī)r(jià)格都比自己的價(jià)格低，而且都只低1~2個(gè)百分點(diǎn)。·問(wèn)題：如果你是小王，你會(huì)怎么做？本課件是可編輯的正常PPT課件第五節(jié)保密工作第二章日常事務(wù)管理一、保密的含義保密，是指知悉無(wú)形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù)這些秘密，防止向無(wú)關(guān)人員泄露或失密。保密工作概括地說(shuō)，就是從組織的安全和利益出發(fā)，將秘密控制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi)，防止被非法泄露和利用，使其自身價(jià)值得到充分、有效的實(shí)現(xiàn)，而采取的一切必要的手段和措施。秘書(shū)保守的秘密主要有兩大類：一是國(guó)家秘密，二是工作秘密。國(guó)家秘密，是關(guān)系國(guó)家的安全利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。工作秘密，是在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，不屬于國(guó)家秘密而又不宜對(duì)外公開(kāi)的秘密事項(xiàng)。本課件是可編輯的正常PPT課件第五節(jié)保密工作第二章日常事務(wù)管理二、秘書(shū)保密工作的特點(diǎn)及意義秘書(shū)工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，內(nèi)容包羅萬(wàn)象，多而繁雜，工作范圍幾乎涉及組織的各個(gè)方面。這就使得秘書(shū)成了離秘密最近的人，他們不僅知密的時(shí)間早、知密的范圍廣，而且知密深，是保密工作的直接參與者，介入了保密工作的全過(guò)程。這種特殊的工作性質(zhì)和特殊的工作環(huán)境，決定了秘書(shū)的保密工作具有很強(qiáng)的政治性。秘書(shū)泄露秘密的危害是巨大的，不僅影響個(gè)人信譽(yù)及職業(yè)前途，而且會(huì)影響組織的內(nèi)部和諧與外部發(fā)展，進(jìn)而影響到組織的前途命運(yùn)。本課件是可編輯的正常PPT課件第五節(jié)保密工作第二章日常事務(wù)管理三、秘書(shū)保密工作的內(nèi)容及要求就一般的秘書(shū)部門(mén)而言，保密工作主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（一）口頭保密（二）文件保密（三）電子信息保密（四）會(huì)議保密（五）涉外保密本課件是可編輯的正常PPT課件第五節(jié)保密工作第二章日常事務(wù)管理四、秘書(shū)泄密的原因保密不僅是秘書(shū)的日常工作，更是秘書(shū)的職業(yè)道德。在現(xiàn)實(shí)生活中，秘書(shū)泄密的事時(shí)有發(fā)生，原因多種多樣，有主觀的，也有客觀的。綜合來(lái)看，秘書(shū)泄密的原因主要有以下方面：（一）保密意識(shí)淡薄（二）利益誘惑（三）保密制度和設(shè)施不齊全（四）技術(shù)防范水平低本課件是可編輯的正常PPT課件第二章日常事務(wù)管理一、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)場(chǎng)景模擬，訓(xùn)練學(xué)生接聽(tīng)和撥打電話的能力。二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容某公司正在洽談一個(gè)項(xiàng)目，公司準(zhǔn)備派人到洽談項(xiàng)目單位進(jìn)行實(shí)地考察，于是安排秘書(shū)小王給洽談單位打電話，詢問(wèn)相關(guān)事宜，確定最終考察時(shí)間。三、實(shí)訓(xùn)要求1.將班級(jí)的學(xué)生分成3組，按照實(shí)訓(xùn)內(nèi)容的順序，依次演練。2.學(xué)生演練完畢后，教師總結(jié)接打電話的要點(diǎn)，以及學(xué)生演練中的優(yōu)點(diǎn)與不足之處。本課件是可編輯的正常PPT課件第三章接待工作1熟悉接待的常用禮儀。2掌握接待工作的基本程序。3理解接待規(guī)格的確定原則與方法。4熟悉接待計(jì)劃的擬訂。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)商務(wù)禮儀接待第三章接待工作一天上午，科研部辦公室秘書(shū)小劉正忙著打印一份重要的研發(fā)報(bào)告，這是下午楊部長(zhǎng)要向總經(jīng)理匯報(bào)用的。她想集中精力趕緊把報(bào)告打完，誰(shuí)知道，一會(huì)兒一個(gè)電話，叫她通知各項(xiàng)事務(wù)；一會(huì)兒來(lái)一個(gè)人，讓她解決不同事情。小劉忙得焦頭爛額。正在劉秘書(shū)懊惱忙亂之際，忽然有人敲門(mén)，她心想：又是誰(shuí)呀？但嘴里忙著說(shuō)：“請(qǐng)進(jìn)。”推門(mén)而進(jìn)的是一個(gè)四十幾歲的中年男人。劉秘書(shū)見(jiàn)他進(jìn)來(lái)，只好強(qiáng)打笑臉致意：“您好！請(qǐng)問(wèn)您有什么需要幫忙的？”來(lái)人說(shuō)：“我是泰達(dá)公司的洪金龍，想見(jiàn)你們楊部長(zhǎng)，約好今天早上10點(diǎn)見(jiàn)面?！眲⒚貢?shū)看一眼墻上的鐘，還差10分鐘才到10點(diǎn)，就說(shuō)：“那您請(qǐng)坐會(huì)兒吧?！闭f(shuō)完又低頭忙碌起來(lái)。

緊接著，劉秘書(shū)又聽(tīng)到有人敲門(mén)，她頭也沒(méi)抬就高聲說(shuō)：“請(qǐng)進(jìn)！”這次推門(mén)而進(jìn)的是科研部的?？停彩菞畈块L(zhǎng)的老同學(xué)——市政府科技處的張?zhí)庨L(zhǎng)。劉秘書(shū)馬上熱情地迎上去，說(shuō)道：“張部長(zhǎng)您好！您是來(lái)找我們楊部長(zhǎng)的吧？快請(qǐng)坐，我給您沏茶。”說(shuō)完，手腳利索地沏好茶端給了張?zhí)庨L(zhǎng)。張?zhí)庨L(zhǎng)接過(guò)茶說(shuō)：“謝謝，今天有時(shí)間就直接過(guò)來(lái)了，想跟你們部長(zhǎng)談?wù)勈欣锬莻€(gè)項(xiàng)目的事情。他今天上午沒(méi)有別的事吧？”劉秘書(shū)忙說(shuō)：“部長(zhǎng)上午沒(méi)什么事，我這就帶您過(guò)去?！闭f(shuō)完，就要帶張?zhí)庨L(zhǎng)到楊部長(zhǎng)的辦公室。這時(shí)，坐在旁邊的客人生氣了，大聲說(shuō)：“你這個(gè)秘書(shū)懂不懂先來(lái)后到的道理？難道這就是你們公司的待客之道？我是小公司的人，不配受你這個(gè)大公司秘書(shū)的接待，既然我在你們公司是不受歡迎的人，那我就先告辭了?！闭f(shuō)完，摔門(mén)而去。劉秘書(shū)一時(shí)愣住了，臉唰地一下紅到耳根，張?zhí)庨L(zhǎng)也尷尬地站在原地?！?wèn)題：劉秘書(shū)的接待工作中有哪些不當(dāng)之處？本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)商務(wù)禮儀接待第三章接待工作一、稱呼禮儀日常交往中正確稱呼別人是起碼的交往禮儀。稱呼，也叫稱謂，是對(duì)親屬、朋友、同事或其他有關(guān)人員的稱謂語(yǔ)。稱呼的基本規(guī)范是表現(xiàn)尊敬、親切和文雅，使雙方心靈溝通，感情融洽，縮短彼此之間的距離。（一）泛尊稱（二）職務(wù)稱（三）職銜職業(yè)稱二、握手禮儀（一）握手的方法（二）握手的順序本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)商務(wù)禮儀接待第三章接待工作三、介紹禮儀所謂介紹，通常是指在人們初次相見(jiàn)時(shí)，經(jīng)過(guò)自己主動(dòng)溝通或者借助第三者的幫助，從而使原本不相識(shí)者彼此之間有所了解，相互結(jié)識(shí)。在商務(wù)交往中，恰當(dāng)?shù)貫樗俗鼋榻B和介紹自己是很重要的，這是商務(wù)活動(dòng)開(kāi)始的標(biāo)志，是建立關(guān)系的起點(diǎn)。成功的介紹會(huì)給整個(gè)商務(wù)活動(dòng)創(chuàng)造一種融洽的氣氛，并為進(jìn)一步交談做好鋪墊。（一）自我介紹（二）為他人介紹四、名片禮儀名片是一個(gè)人身份的象征，當(dāng)前已成為人們社交活動(dòng)的重要工具。因此，名片遞送、接受、存放也要講究社交禮儀。（一）名片的遞送（二）名片的接受（三）名片的存放本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)商務(wù)禮儀接待第三章接待工作五、方位禮儀方位禮儀是禮儀的一個(gè)重要部分。簡(jiǎn)言之，即由方向位置的不同，體現(xiàn)出不同的禮儀。方位的前后、左右，中間與兩側(cè)，均體現(xiàn)了主次關(guān)系、禮賓次序。秘書(shū)在做接待、會(huì)務(wù)餐飲等工作時(shí)，不可忽略方位禮儀。（一）中間與左右禮儀1.行走。2.一般的座次。3.談判座次。4.主席臺(tái)座次。5.宴請(qǐng)座次。（二）前后禮儀1.行走。2.上下樓梯。3.乘坐電梯。4.進(jìn)出房門(mén)。5.座位排列。本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)接待的準(zhǔn)備工作第三章接待工作一次，A公司召開(kāi)座談會(huì)，邀請(qǐng)B公司參加，B公司到會(huì)人數(shù)為15人。為方便工作、密切A公司與B公司的關(guān)系，A公司決定，會(huì)議結(jié)束后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)這次接待工作的秘書(shū)小張接到任務(wù)后，慌慌張張來(lái)到宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安排。誰(shuí)知道，忙中有錯(cuò)，小張擬寫(xiě)宴席座位方案時(shí)，漏寫(xiě)了應(yīng)編在主桌的B公司馮副經(jīng)理。入席時(shí)，站在旁邊的秘書(shū)小張突然看到馮副經(jīng)理在找座位，不由得心里一驚，頭上直冒冷汗?！?wèn)題：如果你是秘書(shū)小張，你應(yīng)該怎么辦？從中應(yīng)該吸取什么教訓(xùn)？本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)接待的準(zhǔn)備工作第三章接待工作一、接待工作的環(huán)境準(zhǔn)備公司的前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室是展示工作形象的窗口，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)使這些地方保持清潔明亮、整齊美觀，讓來(lái)訪者一進(jìn)門(mén)就能感受到這里工作的規(guī)范有序。同時(shí)，辦公室內(nèi)部工作人員之間也應(yīng)該熱情大方地相互配合，給來(lái)訪者留下良好的印象。辦公室、會(huì)客室的環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。（一）硬環(huán)境

硬環(huán)境包括辦公室、會(huì)客室的空氣、光線、顏色、辦公室設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。（二）軟環(huán)境軟環(huán)境是指辦公室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等在接待過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的人文環(huán)境。主要有兩個(gè)方面：1.組織文化環(huán)境。2.接待禮儀環(huán)境。本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)接待的準(zhǔn)備工作第三章接待工作二、接待工作的物質(zhì)準(zhǔn)備接待工作所需要的物質(zhì)分為必備用品和輔助用品兩種。（一）必備用品的準(zhǔn)備必備用品是所有的接待工作都需要用到的物品，主要包括辦公設(shè)備、茶具、文具用品、書(shū)報(bào)架等。（二）輔助用品的準(zhǔn)備輔助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有接待用車(chē)、標(biāo)志、設(shè)備、禮品等。本課件是可編輯的正常PPT課件第二節(jié)接待的準(zhǔn)備工作第三章接待工作三、接待工作的心理準(zhǔn)備秘書(shū)應(yīng)該具備良好的待客心理，其核心就是要求秘書(shū)時(shí)時(shí)處處有強(qiáng)烈的“角色意識(shí)”“服務(wù)意識(shí)”，體現(xiàn)出一個(gè)“誠(chéng)”字，即秘書(shū)應(yīng)該站在對(duì)方的立場(chǎng)上，將心比心，以誠(chéng)相待。具體表現(xiàn)在待人接物上應(yīng)該熱情開(kāi)朗、溫柔有禮、和藹可親、舉止大方，這樣有助于贏得對(duì)方的好感，縮短彼此的心理距離。秘書(shū)如果遇到不愉快的事而心情不佳，也絕不能把個(gè)人的情緒帶到工作中來(lái)，更不應(yīng)該發(fā)泄到來(lái)訪者的身上，否則來(lái)訪者就可能根據(jù)秘書(shū)的這種態(tài)度來(lái)推測(cè)領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度。那種“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”的“衙門(mén)作風(fēng)”很令人反感。本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)日常接待工作的基本程序第三章接待工作

一天上午，張秘書(shū)正在打印公司的銷售計(jì)劃，這時(shí)，來(lái)了一位不速之客?！袄羁傇趩幔俊笨腿藛?wèn)。“預(yù)約了嗎？”張秘書(shū)張口就問(wèn)，姿勢(shì)沒(méi)有任何改變，雙眼仍盯著計(jì)算機(jī)顯示屏?！凹s什么約！我要找你們李總談?wù)?！”客人說(shuō)。小張朝客人瞟了一眼，覺(jué)得有點(diǎn)眼熟，但是想不起是誰(shuí)，說(shuō)：“你等一下。”說(shuō)完起身走向斜對(duì)面會(huì)客室找李總，將客人一個(gè)人留下。在會(huì)客室里，小張告訴李總，有人找他，小張說(shuō)：“有一點(diǎn)眼熟，好像是來(lái)討債的?！崩羁偛辉敢庖?jiàn)，小張順便請(qǐng)示了如何處理銷售計(jì)劃中幾個(gè)敏感數(shù)據(jù)的問(wèn)題。幾分鐘后，張秘書(shū)回到辦公室對(duì)客人說(shuō)：“李總不在，你回去吧?！笨腿吮硎静恍?，接著雙方產(chǎn)生了激烈的爭(zhēng)吵。半個(gè)月后，銷售部向李總反映，本公司銷售機(jī)會(huì)泄露，部分客戶的業(yè)務(wù)被別的公司搶走?！?wèn)題：小張的秘書(shū)接待工作中，有哪些失誤？本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)日常接待工作的基本程序第三章接待工作一、預(yù)約來(lái)訪者的接待程序（一）親切迎客1.以良好的公司形象迎候來(lái)訪者。2.了解來(lái)訪者約定見(jiàn)面的目的或人員。3.通知被訪者。4.被訪者不能馬上接待。5.發(fā)放賓客卡。（二）熱情待客1.引導(dǎo)。2.招待。（三）禮貌送客本課件是可編輯的正常PPT課件第三節(jié)日常接待工作的基本程序第三章接待工作二、未預(yù)約來(lái)訪者的接待程序針對(duì)不同的未預(yù)約者，秘書(shū)要能迅速甄別，并給予適當(dāng)?shù)慕哟c分流。（一）接待未預(yù)約來(lái)訪者的基本工作程序（二）特殊未預(yù)約來(lái)訪者的接待方法本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)重要賓客與來(lái)訪團(tuán)體的接待第三章接待工作琳達(dá)是唐龍投資（中國(guó)）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。按昨天下午下班之前定好的日程安排，總經(jīng)理今上午9∶30到10∶15與河北大地公司的劉總會(huì)談；10∶30到11∶30與青島海洋公司的李總會(huì)談。10∶15，青島海洋公司的李總?cè)缂s而至，琳達(dá)請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自己以給客人加水的名義來(lái)到總經(jīng)理辦公室，向總經(jīng)理暗示另外的客人已到?？煽偨?jīng)理對(duì)琳達(dá)的暗示一點(diǎn)反應(yīng)也沒(méi)有，還是從足球到汽車(chē)，前五百年后八百年地與劉總聊天，似乎完全忘了另有約會(huì)。到了10∶40，見(jiàn)青島海洋公司的李總等得有些不耐煩了，琳達(dá)只好又一次來(lái)到總經(jīng)理辦公室，她遞給了總經(jīng)理一張紙條：A“總經(jīng)理，李總已到。你已經(jīng)超過(guò)30分鐘了！”B“總經(jīng)理，李總已到。我怎么向他解釋？”C“總經(jīng)理，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來(lái)接待?！盌“總經(jīng)理，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？”E“總經(jīng)理，李總已到。還讓李總等多久？”·問(wèn)題：請(qǐng)從上面五個(gè)選項(xiàng)中選出你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)重要賓客與來(lái)訪團(tuán)體的接待第三章接待工作一、接待規(guī)格的確定（一）接待規(guī)格的種類1.高規(guī)格接待。2.對(duì)等規(guī)格接待。3.低規(guī)格接待。（二）接待規(guī)格的確定在一般的公務(wù)活動(dòng)中，采用最多的是對(duì)等規(guī)格接待。有時(shí)為了某些需要，可以根據(jù)具體情況調(diào)整接待規(guī)格。這就要求秘書(shū)首先要了解客人的身份，并且向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或建議由誰(shuí)來(lái)出面接待最合適。影響到接待規(guī)格的因素主要有以下幾點(diǎn)：1.來(lái)訪者的身份。2.雙方的關(guān)系和禮儀。3.對(duì)方的會(huì)見(jiàn)要求。4.一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格，例如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替。遇到這類情況，必須提前向客人解釋清楚并道歉。5.對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。本課件是可編輯的正常PPT課件第四節(jié)重要賓客與來(lái)訪團(tuán)體的接待第三章接待工作二、接待計(jì)劃的制訂接待來(lái)訪者特別是接待中國(guó)賓客或來(lái)訪團(tuán)體的第一項(xiàng)工作，就是擬定一個(gè)接待方案，也就是通常所說(shuō)的接待工作計(jì)劃。接待工作計(jì)劃一要有針對(duì)性，即針對(duì)來(lái)訪人員的具體目的和任務(wù)；二要切實(shí)可行，即應(yīng)該符合當(dāng)時(shí)具體的主客觀條件。（一）接待方案（二）具體接待事宜的準(zhǔn)備（三）制作接待日程安排表（四）制作接待工作籌備表本課件是可編輯的正常PPT課件第三章接待工作訓(xùn)練一一、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)訓(xùn)練讓學(xué)生了解日常接待事務(wù)的基本程序與注意事項(xiàng)。二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容5月15日天麓集團(tuán)廣州分公司王總經(jīng)理給秘書(shū)小李安排了一項(xiàng)接待任務(wù)：6月18日，英國(guó)瑞地公司副總經(jīng)理TOM先生來(lái)公司洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。請(qǐng)演練整個(gè)接待過(guò)程，包含前期準(zhǔn)備、招待、送行等。三、實(shí)訓(xùn)要求1.教師將班級(jí)人員分組，約10人為一組。小組可以根據(jù)所給的材料，適當(dāng)?shù)卦黾咏巧c情節(jié)。教師考核側(cè)重于接待程序與禮儀。2.有秘書(shū)實(shí)訓(xùn)室的學(xué)?？梢栽趯?shí)訓(xùn)室里進(jìn)行訓(xùn)練。如果沒(méi)有實(shí)訓(xùn)室也可以在教室里，小組成員根據(jù)情節(jié)布置場(chǎng)地進(jìn)行模擬演練。本課件是可編輯的正常PPT課件第三章接待工作訓(xùn)練二一、實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過(guò)訓(xùn)練讓學(xué)生了解和掌握?qǐng)F(tuán)體接待工作，制訂接待計(jì)劃。二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容天麓集團(tuán)總公司李總一行4人，于5月20日10點(diǎn)來(lái)天麓廣州分公司檢查工作，為期兩天，22日上午10點(diǎn)返回北京。請(qǐng)從分公司的角度演示整個(gè)接待過(guò)程。三、實(shí)訓(xùn)要求1.小組可以根據(jù)所給的材料，適當(dāng)?shù)卦黾咏巧c情節(jié)。2.小組要制作成套的接待材料，例如，接待工作安排、接待日程、接待計(jì)劃等。3.教師根據(jù)學(xué)生的演示，總結(jié)團(tuán)體接待需要注意的事項(xiàng)。將學(xué)生的演示情況與上交的材料結(jié)合，綜合打分，計(jì)入學(xué)生的平時(shí)成績(jī)。本課件是可編輯的正常PPT課件第四章溝通與協(xié)調(diào)工作1了解溝通與協(xié)調(diào)的意義。2理解造成溝通障礙的因素。3掌握基本的溝通與協(xié)調(diào)方法。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)溝通概述第四章溝通與協(xié)調(diào)工作要開(kāi)年度總結(jié)會(huì)了，對(duì)今年的工作進(jìn)行總結(jié)。還有不到一周的時(shí)間，為了會(huì)議的順利召開(kāi)，秘書(shū)處的全部人馬都集中到會(huì)議室，研究討論會(huì)議的有關(guān)文件。首先討論的是秘書(shū)處李處長(zhǎng)給局長(zhǎng)寫(xiě)的年度總結(jié)報(bào)告。李處長(zhǎng)不愧是局里的第一支筆，報(bào)告寫(xiě)得洋洋灑灑，聲情并茂，令人振奮。但在征求意見(jiàn)的過(guò)程中，秘書(shū)小周直截了當(dāng)?shù)靥岢隽俗约旱目捶?，他認(rèn)為李處長(zhǎng)的報(bào)告中有多處統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，原因在于李處長(zhǎng)采用的統(tǒng)計(jì)方法不正確，應(yīng)該加權(quán)處理的數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)行加權(quán)處理。而李處長(zhǎng)認(rèn)為他采用的這些數(shù)據(jù)都是下屬各個(gè)單位報(bào)上來(lái)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行簡(jiǎn)單的加減就可以，無(wú)須進(jìn)行其他處理?？墒?，周秘書(shū)自恃自己是統(tǒng)計(jì)學(xué)專業(yè)的，是科班出身，堅(jiān)持認(rèn)為李處長(zhǎng)的數(shù)據(jù)處理不當(dāng)，惹得李處長(zhǎng)很不高興，臉越拉越長(zhǎng)，說(shuō)了一聲：“大家先休息一下”，就端著茶杯出去了。趁休息期間，秘書(shū)處的老秘書(shū)張大姐過(guò)來(lái)和藹地提醒周秘書(shū)說(shuō)：“小周，要注意一下提意見(jiàn)的方式，當(dāng)著這么多人的面，用這么肯定的語(yǔ)氣說(shuō)李處長(zhǎng)錯(cuò)了，他會(huì)是什么感受?如果我是李處長(zhǎng)，我會(huì)覺(jué)得你就跟直接罵我‘無(wú)知’一樣。所以，即使你的意見(jiàn)是對(duì)的，也應(yīng)該注意說(shuō)話的方式?！敝苊貢?shū)馬上辯白：“我沒(méi)有別的意思，只是實(shí)話實(shí)說(shuō)，我這個(gè)人生來(lái)就是這樣的性格，有什么說(shuō)什么，不會(huì)假裝，不會(huì)拐彎抹角。我認(rèn)為做人要正直坦白?！痹捯粑绰?，張大姐嚴(yán)肅地說(shuō)：“為人正直和注意說(shuō)話方式是兩個(gè)不同的問(wèn)題。為人正直，是指不撒謊、不欺騙，是個(gè)人道德品質(zhì)問(wèn)題；而說(shuō)話方式是技巧問(wèn)題，是個(gè)人工作方式方法的問(wèn)題，兩者不能混為一談。請(qǐng)你記住，對(duì)于我們這些職業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，用什么方式說(shuō)話，永遠(yuǎn)比說(shuō)些什么更重要!”·問(wèn)題：你認(rèn)為周秘書(shū)的溝通方式正確嗎？本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)溝通概述第四章溝通與協(xié)調(diào)工作一、溝通的概念和種類（一）溝通的概念溝通是一種信息傳遞和交流的過(guò)程。它不僅包括公務(wù)信息的傳遞和交流，也包括個(gè)人情感、思想和觀點(diǎn)的交流。（二）溝通的種類溝通貫穿于秘書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，以溝通的方式、方向、渠道和是否存在反饋等為依據(jù)，可以將溝通分為不同的種類。本課件是可編輯的正常PPT課件第一節(jié)溝通概述第四章溝通與協(xié)調(diào)工作二、有效溝通的條件與原則所謂有效的溝通，就是信息的發(fā)出者通過(guò)合適的途徑、方式和方法等，讓信息的接收者完全理解他所發(fā)出的信息。（一）有效溝通的條件①表達(dá)者所發(fā)出的信息應(yīng)該準(zhǔn)確而完整；②信息在傳遞的過(guò)程中沒(méi)有損失；③接受者必須真正理解接收到的信息。（二）有效溝通的原則1.一致性原則。2.針對(duì)性原則。3.