家電公司銷售合同管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強本家電公司銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，維護公司合法權益，提高經濟效益，依據(jù)相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.指導原則：以公司“品質至上，服務為本，創(chuàng)新驅動，合作共贏”的企業(yè)文化為指引，在合同管理中秉持誠實守信、公平公正原則，確保合同條款既保障公司利益，又能為客戶提供優(yōu)質服務，實現(xiàn)社會效益與經濟效益的統(tǒng)一。3.管理目標：通過完善的合同管理體系，降低合同風險，提高合同執(zhí)行效率，提升客戶滿意度，促進公司銷售業(yè)務的健康、持續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于家電公司全體員工在銷售業(yè)務活動中與客戶簽訂的各類家電銷售合同的管理，涵蓋家用及商用各類家電產品的銷售合同。三、組織架構與職責分工1.銷售部門-職責：負責合同的洽談、起草、簽訂工作，確保合同條款符合公司銷售政策和客戶需求；跟進合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；收集客戶反饋信息，維護良好的客戶關系。-具體崗位分工：銷售人員負責與客戶直接溝通，了解需求，進行合同條款的初步協(xié)商；銷售經理負責對合同條款進行審核，把控銷售風險，確保合同符合公司整體利益。2.法務部門-職責：對合同文本進行法律審查，確保合同條款合法合規(guī)，防范法律風險；參與重大合同的談判，提供法律意見和支持；處理合同糾紛，維護公司合法權益。-工作方式：定期對銷售部門起草的合同模板進行審查更新，針對具體合同提供個性化法律建議，全程參與重大合同的商務談判過程。3.財務部門-職責：負責審核合同中的財務條款，如價格、付款方式、結算周期等，確保公司財務利益得到保障；監(jiān)控合同執(zhí)行過程中的資金流動情況，及時反饋財務風險；協(xié)助銷售部門進行應收賬款的催收工作。-工作重點：對合同的收款計劃進行詳細評估，關注客戶信用狀況，提前預警潛在的財務風險，通過與銷售部門協(xié)作，共同制定有效的應收賬款管理策略。4.行政部門-職責：負責合同的編號、歸檔、保管工作，建立合同管理臺賬，確保合同資料的完整性和可追溯性；協(xié)助其他部門處理與合同管理相關的行政事務，如文件傳遞、會議組織等。-管理流程：制定規(guī)范的合同歸檔流程，按照類別、時間等要素進行分類存儲，方便查詢和調閱，同時做好合同借閱登記工作，確保合同資料安全。四、管理內容與流程1.合同簽訂前管理-客戶資信調查：銷售部門在與客戶洽談合同前，應對客戶的主體資格、經營狀況、信用記錄等進行調查評估。對于重要客戶，可委托專業(yè)信用評估機構進行調查，形成客戶資信調查報告，作為合同簽訂的重要依據(jù)。-合同起草：銷售部門根據(jù)客戶需求和公司銷售政策，起草合同文本。合同應包含雙方當事人信息、產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、地點、質量標準、付款方式、售后服務等主要條款。合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，特殊情況需對模板進行修改的，應經法務部門審核同意。-合同審核：合同起草完成后，銷售部門應將合同文本提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，財務部門審核合同的財務條款，其他相關部門根據(jù)各自職責對合同涉及的專業(yè)內容進行審核。各部門應在規(guī)定時間內反饋審核意見，銷售部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。-合同審批：經審核后的合同，根據(jù)合同金額、重要程度等因素，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般合同由銷售經理、分管副總經理審批；重大合同需經總經理辦公會或董事會審批。審批通過后方可簽訂合同。2.合同簽訂管理-簽訂主體資格：簽訂合同的雙方當事人應具備相應的民事權利能力和民事行為能力。公司簽訂合同的代表應具有公司法定代表人的授權委托書，明確授權范圍和期限。-簽訂形式與程序：合同應采用書面形式簽訂，一式多份，雙方各執(zhí)若干份。合同簽訂時，應加蓋公司合同專用章，并由雙方代表簽字（或蓋章）。合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門履行職責。3.合同履行管理-合同執(zhí)行計劃：合同簽訂后，銷售部門應制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等。執(zhí)行計劃應發(fā)送給相關部門，各部門按照計劃協(xié)同配合，確保合同順利履行。-產品交付與驗收：生產部門（或采購部門）按照合同約定的時間、地點和質量標準組織產品生產（或采購）、運輸和交付。客戶在收到產品后，應按照合同約定的驗收標準進行驗收。如驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，銷售部門應及時協(xié)調解決，確保客戶滿意。-付款與結算：財務部門按照合同約定的付款方式和結算周期，及時辦理收款和結算業(yè)務。對于客戶逾期付款的情況，銷售部門應積極催收，財務部門配合提供相關財務數(shù)據(jù)和支持。同時，應根據(jù)公司應收賬款管理規(guī)定，對逾期賬款進行風險評估和處置。-售后服務：售后服務部門負責按照合同約定和公司售后服務政策，為客戶提供產品安裝、維修、保養(yǎng)等售后服務。在售后服務過程中，應及時收集客戶反饋信息，不斷改進服務質量，提高客戶滿意度。4.合同變更與終止管理-合同變更：合同履行過程中，如因客觀原因需要變更合同條款，由提出變更的一方提出書面申請，經雙方協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應按照合同簽訂的審核、審批流程進行，確保變更后的合同合法有效。-合同終止：合同履行完畢或出現(xiàn)合同約定的終止條件時，合同自動終止。合同終止后，銷售部門應及時與客戶辦理結算、交接等手續(xù)，并將相關情況通知財務部門和其他相關部門。對于因不可抗力、客戶違約等原因導致合同提前終止的，應按照法律法規(guī)和合同約定妥善處理善后事宜，維護公司合法權益。五、權利與義務1.公司權利-要求客戶按照合同約定支付貨款和相關費用。-對客戶的違約行為依法追究違約責任，要求客戶承擔賠償責任。-對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，有權要求客戶提供必要的協(xié)助和配合。2.公司義務-按照合同約定的時間、地點、質量標準向客戶提供合格的家電產品。-為客戶提供合同約定的售后服務，保障客戶正常使用產品。-對客戶的商業(yè)秘密和個人信息予以保密。3.客戶權利-要求公司按照合同約定提供合格產品和售后服務。-對產品質量、服務質量等問題提出異議和投訴，要求公司及時處理。-依法享有合同約定的其他權利。4.客戶義務-按照合同約定的時間、方式支付貨款和相關費用。-配合公司進行產品交付、驗收等工作，提供必要的協(xié)助。-對公司提供的產品和服務信息予以保密，不得泄露給第三方。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內部審計監(jiān)督：公司內部審計部門定期對合同管理情況進行審計檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，以及合同執(zhí)行過程中的風險控制情況。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)問題，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。-部門協(xié)同監(jiān)督：各部門在合同管理過程中應相互監(jiān)督、相互配合。如發(fā)現(xiàn)其他部門在合同管理方面存在問題，應及時溝通反饋，共同協(xié)商解決。對于涉及多個部門的重大合同，可成立專項監(jiān)督小組，對合同執(zhí)行情況進行全程跟蹤監(jiān)督。2.考核機制-考核指標設定：根據(jù)合同管理的各個環(huán)節(jié)和崗位職責，設定合理的考核指標。如合同簽訂的及時性、準確性，合同執(zhí)行率，應收賬款回收率，客戶滿意度等。考核指標應量化、可操作，能夠客觀反映員工在合同管理工作中的績效。-考核周期與方式：考核周期為季度和年度。每季度末，各部門對本部門員工的合同管理工作進行自評和互評，形成季度考核結果；年度考核結合季度考核結果，由人力資源部門組織相關部門進行綜合評價。考核方式包括業(yè)績考核、行為考核、客戶評價等多種方式，確?？己私Y果全面、公正。-獎懲措施：根據(jù)考核結果，對在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書等；對在合同管理工作中存在問題或失誤的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、降職降薪等。同時，將考核結果與員工的績效