公共機構采購流程規(guī)范及審批指引一、引言公共機構（包括各級國家機關、事業(yè)單位、團體組織）的采購活動，是財政資金使用的重要環(huán)節(jié)，直接關系到公共資源配置效率、政府公信力及廉政建設。為規(guī)范采購行為，根據《中華人民共和國政府采購法》《政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）等法律法規(guī)，結合公共機構實際工作場景，制定本流程規(guī)范及審批指引，旨在明確各環(huán)節(jié)操作要求、審批權限及風險防控要點，為采購人員提供可落地的實操指南。二、需求確定與預算編制：規(guī)范起點與審批依據需求管理是采購流程的源頭，直接影響后續(xù)采購的效率與合規(guī)性。核心原則：需求應符合國家政策、單位職能及預算約束，避免“重采購、輕需求”。（一）需求提出：合理性與必要性論證1.需求發(fā)起：由業(yè)務部門根據工作需要提出采購需求，內容應包括：采購標的名稱、規(guī)格型號、數量、技術參數、服務要求、實施時間等（可參考《政府采購需求管理辦法》（財庫〔2021〕22號）的模板）。2.需求論證：對技術復雜、專業(yè)性強的項目（如大型設備、信息化系統(tǒng)），應組織業(yè)務專家、技術專家、財務人員及法律人員共同參與論證，重點審查需求的合理性（是否與單位職能匹配）、必要性（是否可通過現有資源滿足）、合規(guī)性（是否符合國家產業(yè)政策、節(jié)能環(huán)保要求）。論證應形成書面報告，明確論證結論（同意/調整/否決）及理由，作為需求確認的必備材料。（二）需求審核：合規(guī)性與預算匹配性審查1.部門審核：業(yè)務部門負責人對需求的真實性、準確性負責，簽署《采購需求申請表》。2.財務審核：財務部門核對需求是否納入年度部門預算（未納入預算的項目不得采購），審查預算金額與需求的匹配性（如是否存在超預算、無預算采購）。3.采購部門審核：采購部門（或單位指定的采購牽頭機構）審查需求是否符合政府采購政策（如優(yōu)先采購節(jié)能產品、環(huán)境標志產品，支持中小企業(yè)），是否存在歧視性條款（如指定品牌、供應商）。（三）需求確認：層級審批與備案1.單位審批：經上述審核通過后，報單位負責人（或采購領導小組）審批，簽署《采購需求審批表》。2.財政備案：對納入集中采購目錄或達到公開招標限額標準的項目，需將需求文件報同級財政部門備案（部分地區(qū)要求通過政府采購管理系統(tǒng)在線備案）。風險提示：需求不明確或未經論證可能導致后續(xù)采購失?。ㄈ绻添憫环弦螅?、合同變更頻繁（如追加預算），甚至引發(fā)投訴。三、采購方式選擇：合規(guī)性與審批權限采購方式的選擇是采購流程的關鍵環(huán)節(jié)，需嚴格遵循“公開招標為主、其他方式為輔”的原則，根據項目特點及法律法規(guī)要求確定。（一）采購方式分類及適用情形采購方式適用情形備注公開招標達到法定公開招標限額標準的貨物、服務項目；納入集中采購目錄的項目最常用、最公開的方式，需通過指定媒介發(fā)布招標公告邀請招標具有特殊性，只能從有限范圍供應商處采購；公開招標成本過高需報財政部門審批，邀請對象不得少于3家競爭性談判招標后沒有供應商投標或沒有合格標的；技術復雜或性質特殊，無法確定詳細規(guī)格需成立談判小組，通過多輪談判確定供應商單一來源采購只能從唯一供應商處采購；發(fā)生不可預見的緊急情況；必須保證原有采購一致性需符合“唯一性”條件，報財政部門審批（公示期不少于5個工作日）詢價貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現貨貨源充足且價格變化幅度小適用于小額貨物采購，詢價對象不得少于3家競爭性磋商政府購買服務、PPP項目、技術復雜或需求不確定的項目結合了招標與談判的優(yōu)勢，允許供應商提出優(yōu)化方案（二）采購方式審批流程1.內部審核：采購部門根據需求及項目特點，提出采購方式建議，附《采購方式選擇說明》（包括項目情況、選擇理由、符合的法律法規(guī)條款），報單位采購領導小組審核。2.財政審批：對邀請招標、競爭性談判、單一來源、競爭性磋商等非公開招標方式，需向同級財政部門提交《采購方式變更申請表》及相關證明材料（如專家論證報告、緊急情況說明）。財政部門應在5個工作日內作出是否批準的決定（特殊情況可延長）。風險提示：未按規(guī)定選擇采購方式（如應公開招標而采用單一來源）可能導致采購結果無效，面臨財政部門的責令改正或通報批評。四、采購實施：流程控制與文件審批采購實施環(huán)節(jié)需嚴格遵循“公開、公平、公正”原則，確保供應商平等參與，采購過程可追溯。（一）代理機構選擇1.集中采購項目：必須委托集中采購機構采購（如各級政府采購中心）。2.分散采購項目：可自行采購或委托社會代理機構采購（需選擇具備相應資質、信用良好的代理機構）。3.委托流程：與代理機構簽訂《委托代理協(xié)議》，明確雙方權利義務（如采購范圍、期限、費用、保密要求），報單位采購部門備案。（二）采購文件編制與審核1.文件編制：由采購部門或代理機構根據需求編制采購文件（如招標文件、談判文件），內容應包括：采購項目概況、供應商資格條件、采購需求、評審標準、合同條款、遞交響應文件時間及地點等。2.文件審核：內部審核：采購部門、財務部門、法務部門共同審核采購文件的合規(guī)性（如是否存在歧視性條款、評審標準是否合理）、完整性（如是否包含所有必要條款）。財政備案：對公開招標項目，需將招標文件報財政部門備案（部分地區(qū)要求在線提交）。（三）采購信息發(fā)布1.發(fā)布媒介：必須在中國政府采購網及同級財政部門指定的媒介發(fā)布采購信息（如招標公告、競爭性談判公告）。2.發(fā)布要求：信息內容應真實、準確、完整，不得遺漏關鍵條款（如供應商資格條件、遞交響應文件截止時間）。（四）響應文件接收與評審1.接收響應文件：在規(guī)定時間內接收供應商遞交的響應文件，當場核對密封情況，拒絕接收逾期遞交的文件。2.評審組織：成立評審小組（由采購人代表及專家組成，專家人數不得少于成員總數的2/3）；評審小組按照采購文件規(guī)定的評審標準進行獨立評審，形成評審報告（包括評審結果、推薦供應商名單及理由）。3.結果公示：評審結束后，在指定媒介公示評審結果（如中標公告），公示期不少于1個工作日（公開招標項目公示期不少于3個工作日）。風險提示：采購文件存在歧視性條款可能導致供應商投訴，評審過程不規(guī)范（如專家未獨立評審）可能導致采購結果無效。五、合同管理：履約保障與條款審核合同是采購雙方權利義務的法律依據，需嚴格遵循“與采購文件一致”的原則。（一）合同簽訂1.簽訂時間：自中標（成交）通知書發(fā)出之日起30日內簽訂合同。2.合同內容：應與采購文件、中標（成交）供應商的響應文件一致，包括：標的名稱、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等。3.合同審核：法務部門審核合同條款的合法性（如是否符合法律法規(guī)、是否存在不公平條款）；財務部門審核合同價款的合理性（如是否與中標價格一致、付款方式是否符合預算管理要求）；采購部門審核合同內容的完整性（如是否包含所有采購需求）。（二）合同備案1.內部備案：合同簽訂后，報單位采購部門、財務部門備案。2.財政備案：對納入集中采購目錄或達到公開招標限額標準的項目，需將合同報同級財政部門備案（部分地區(qū)要求通過政府采購管理系統(tǒng)在線備案）。（三）合同履行與變更1.履約監(jiān)督：采購部門應定期檢查供應商的履約情況（如是否按時交付、質量是否符合要求），形成履約監(jiān)督記錄。2.合同變更：變更條件：需符合法律法規(guī)規(guī)定（如因不可抗力導致合同無法履行、雙方協(xié)商一致且不損害國家利益）；變更流程：由業(yè)務部門提出變更申請，附《合同變更說明》（包括變更理由、變更內容、對合同履行的影響），經采購部門、法務部門、財務部門審核后，報單位負責人審批；重大變更（如變更金額超過原合同金額10%）需報財政部門審批。風險提示：合同內容與采購文件不一致可能導致合同無效，未經審批變更合同可能引發(fā)法律糾紛。六、驗收與付款：結果確認與資金撥付驗收是確認采購標的是否符合需求的關鍵環(huán)節(jié)，付款需以驗收合格為前提。（一）驗收程序1.驗收組織：成立驗收小組（由業(yè)務部門、采購部門、技術專家組成，必要時邀請第三方機構參與）。2.驗收標準：以采購文件、合同及國家相關標準為依據，重點檢查：貨物：數量、規(guī)格、質量、包裝是否符合要求；服務：服務內容、服務期限、服務質量是否符合要求；工程：工程質量、進度、驗收報告是否符合要求。3.驗收報告：驗收結束后，形成書面驗收報告，明確驗收結論（合格/不合格）及理由，由驗收小組成員簽字確認。（二）付款流程1.付款申請：業(yè)務部門根據驗收報告及合同約定，填寫《付款申請表》，附驗收報告、發(fā)票、合同等材料。2.審核審批：采購部門審核驗收報告的真實性、合同履行情況；財務部門審核發(fā)票的合法性（如是否為增值稅專用發(fā)票、發(fā)票內容是否與合同一致）、付款金額的準確性（如是否符合合同約定的付款比例）；單位負責人審批付款申請。3.資金撥付：財務部門按照審批后的付款申請，通過國庫集中支付系統(tǒng)撥付資金（需符合財政資金管理要求）。風險提示：未經驗收合格付款可能導致財政資金損失，驗收報告不規(guī)范可能無法追溯責任。七、檔案管理：痕跡留存與責任追溯采購檔案是采購活動的原始記錄，需妥善保存，以備監(jiān)督檢查及責任追溯。（一）檔案內容采購檔案應包括以下材料：1.需求管理材料：《采購需求申請表》《需求論證報告》《采購需求審批表》；2.預算管理材料：年度部門預算批復文件、預算調整申請及審批文件；3.采購實施材料：采購方式選擇說明、采購文件、響應文件、評審報告、中標（成交）通知書；4.合同管理材料：《委托代理協(xié)議》《合同》《合同變更申請及審批文件》；5.驗收與付款材料：《驗收報告》《付款申請表》《發(fā)票》《資金撥付憑證》；6.其他材料：投訴處理材料、監(jiān)督檢查材料。（二）檔案管理要求1.歸檔時間：采購活動結束后30日內完成歸檔（特殊情況可延長）。2.保存期限：自采購結束之日起至少保存15年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。3.檔案查閱：建立檔案查閱制度，明確查閱權限（如內部人員需經部門負責人批準，外部人員需經單位負責人批準），查閱時需登記查閱人、查閱時間、查閱內容。風險提示：檔案不完整或丟失可能導致無法應對監(jiān)督檢查，甚至承擔法律責任。八、特殊情形處理：變更、終止與應急機制（一）采購方式變更如因項目情況變化（如需求調整、供應商數量不足）需變更采購方式，應按照本指引第三部分“采購方式選擇”的流程辦理。（二）采購終止1.終止情形：如出現以下情況，應終止采購活動：采購任務取消；供應商數量不足（如公開招標后沒有供應商投標）；采購文件存在重大錯誤需重新編制。2.終止流程：由采購部門提出終止申請，附《采購終止說明》（包括終止理由、對供應商的處理方式），經單位采購領導小組審核后，報財政部門備案（如需）。（三）應急采購1.適用情形：發(fā)生不可預見的緊急情況（如自然災害、公共衛(wèi)生事件），需要立即采購貨物、服務或工程。2.處理流程：應急采購可采用單一來源采購或競爭性談判等方式，簡化審批流程；采購結束后，需向財政部門提交《應急采購情況說明》（包括應急情況、采購方式、采購結果）。風險提示：特殊情形處理需保留充分的證明材料，避免被認定為違規(guī)采購。九、監(jiān)督與責任：全流程管控與風險防范（一）內部監(jiān)督1.單位內部監(jiān)督：成立采購監(jiān)督小組（由紀檢監(jiān)察部門、審計部門、職工代表組成），對采購流程進行全程監(jiān)督，重點檢查：需求是否合理、預算是否合規(guī)；采購方式選擇是否符合規(guī)定；評審過程是否公平、公正；合同履行是否到位、付款是否及時。2.內部審計：定期對采購活動進行審計（如年度審計、專項審計），形成審計報告，提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.財政監(jiān)督：財政部門對公共機構采購活動進行監(jiān)督檢查（如定期檢查、隨機抽查），重點檢查：采購流程是否符合法律法規(guī)；采購資金使用是否合規(guī)；供應商投訴處理是否及時。2.審計監(jiān)督：審計部門對采購活動的真實性、合法性、效益性進行審計（如預算執(zhí)行審計、經濟責任審計）。3.社會監(jiān)督：通過公開采購信息、接受供應商投訴等方式，接受社會監(jiān)督。（三）責任追究對采購活動中存在的違規(guī)行為（如未按規(guī)定選擇采購方式、收受回扣、泄露保密信息），按照《政府采購法》《公職人員政務處分法》等法律法規(guī)追究責任，包括：1.責令改正；2.通報批評；3.暫?；蛉∠少徺Y格；4.給予處分（如警告、記過、撤職）；5.構成犯罪的，依法追究刑事責任。十、結語公共機構采購流程的規(guī)范與審批指引，是保障財政資金安全、提高采購效率、防范廉政風險的重要手段。各單位應嚴格按照法律法規(guī)及本指引要求，完善內部管理制度（如《采購管理辦法》《審批權限規(guī)定》），強化流程控制，確保采購活動公開、公平、公正。同時，應加強