企業(yè)信息管理制度標準化文件前言為規(guī)范企業(yè)信息管理活動，保障信息安全性、完整性及可用性，提升信息資源利用效率，依據(jù)《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)運營管理實際，特制定本制度。本制度旨在明確信息管理責任、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、防范信息風險，為企業(yè)戰(zhàn)略決策與日常運營提供可靠的信息支撐。第一章總則1.1制度目的統(tǒng)一企業(yè)信息管理標準，保證信息采集、存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)規(guī)范有序；防范信息泄露、篡改、丟失等風險，保障企業(yè)核心數(shù)據(jù)安全；促進信息跨部門高效流轉(zhuǎn)，提升管理決策的科學性與時效性。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的所有信息管理活動，涵蓋在職員工、實習生、外包人員及其他接觸企業(yè)信息的相關(guān)方。1.3術(shù)語定義企業(yè)信息：指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)研發(fā)等活動中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、資料，包括但不限于基礎(chǔ)信息（如工商注冊、組織架構(gòu)）、業(yè)務(wù)信息（如客戶資料、合同訂單）、管理信息（如制度流程、會議紀要）、財務(wù)信息（如財務(wù)報表、稅務(wù)數(shù)據(jù)）等。信息密級：根據(jù)信息重要性及泄露風險，分為“公開級”“內(nèi)部級”“秘密級”“機密級”四個等級（具體劃分標準見第六章）。信息全生命周期：指信息從產(chǎn)生、采集、存儲、使用、共享到歸檔、銷毀的完整過程。1.4基本原則合法合規(guī)：遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，保證信息處理活動合法正當；安全可控：建立分級分類管理機制，采取技術(shù)與管理措施保障信息安全；權(quán)責清晰：明確各部門及崗位的信息管理職責，保證責任到人；動態(tài)優(yōu)化：定期評估制度執(zhí)行效果，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展及外部環(huán)境變化及時修訂完善。第二章信息分類與分級管理2.1信息分類企業(yè)信息按業(yè)務(wù)屬性分為以下類別，具體分類及示例信息類別子類別定義說明示例基礎(chǔ)信息企業(yè)資質(zhì)信息企業(yè)依法取得的經(jīng)營許可、認證資質(zhì)等營業(yè)執(zhí)照、ISO認證證書、高新技術(shù)企業(yè)證書組織架構(gòu)信息企業(yè)內(nèi)部部門設(shè)置、崗位職責、人員編制等組織架構(gòu)圖、崗位說明書、人員花名冊業(yè)務(wù)信息客戶信息合作客戶的基本資料、交易記錄、需求反饋等客戶檔案、合同訂單、溝通記錄表供應(yīng)鏈信息供應(yīng)商、合作伙伴的基本資料及合作數(shù)據(jù)供應(yīng)商名錄、采購合同、物流單據(jù)產(chǎn)品/服務(wù)信息企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及技術(shù)參數(shù)等產(chǎn)品說明書、技術(shù)文檔、銷售報表管理信息制度流程信息企業(yè)內(nèi)部各項管理制度、業(yè)務(wù)流程規(guī)范等人事管理制度、財務(wù)審批流程、項目管理規(guī)定會議紀要與報告各類會議記錄、工作總結(jié)、分析報告等董事會決議、月度工作總結(jié)、市場分析報告財務(wù)信息財務(wù)數(shù)據(jù)企業(yè)資產(chǎn)負債、收入成本、現(xiàn)金流等財務(wù)信息財務(wù)報表、稅務(wù)申報表、費用報銷單資產(chǎn)信息企業(yè)固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)臺賬、專利證書、房產(chǎn)證明人力資源信息員工信息員工個人信息、勞動合同、績效數(shù)據(jù)等員工檔案、勞動合同書、績效考核表招聘與培訓信息招聘需求、錄用記錄、培訓計劃與成果等招聘啟事、入職登記表、培訓課件與簽到表2.2信息分級與標識根據(jù)信息泄露對企業(yè)的潛在影響，劃分為四個密級，并對應(yīng)不同的管理要求：密級定義管理要求適用場景示例公開級可向社會公開，泄露后對企業(yè)無負面影響的信息可通過企業(yè)官網(wǎng)、宣傳冊等渠道對外公布企業(yè)簡介、產(chǎn)品目錄、聯(lián)系方式內(nèi)部級在企業(yè)內(nèi)部范圍內(nèi)共享，泄露后可能對日常運營造成輕微影響的信息限企業(yè)內(nèi)部員工知悉，需通過內(nèi)部系統(tǒng)訪問部門間工作通知、內(nèi)部培訓資料秘密級僅限特定崗位人員知悉，泄露后可能對企業(yè)經(jīng)濟利益、聲譽造成較大損害的信息需加密存儲，嚴格控制訪問權(quán)限，使用審批流程未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶核心需求、技術(shù)方案機密級關(guān)涉企業(yè)核心利益，泄露后可能導致重大損失或法律風險的信息最高權(quán)限管控，專人負責，全程審計追蹤未上市財報、核心技術(shù)專利、并購重組方案信息標識要求：所有信息載體（包括紙質(zhì)文件、電子文檔、存儲介質(zhì)）需在首頁/封面顯著位置標注密級（如“秘密級”“機密級”）、保密期限及責任人，電子文檔需在文件名中體現(xiàn)密級（如“[秘密級]2024年客戶名單.xlsx”）。第三章信息管理職責分工3.1信息管理部門（如行政部/信息中心）統(tǒng)籌企業(yè)信息管理制度建設(shè)與優(yōu)化，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；負責信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護與安全管理，保障技術(shù)支撐；組織信息分類分級標準的培訓與宣貫，提升全員信息管理意識；定期開展信息安全檢查，督促整改風險隱患。3.2各業(yè)務(wù)部門負責本部門信息采集、錄入、更新、歸檔的日常管理，保證信息真實、準確、完整；指定專人擔任“信息管理員”，對接信息管理部門，落實本部門信息管理職責；嚴格控制本部門涉密信息的知悉范圍，監(jiān)督員工遵守保密規(guī)定。3.3人力資源部負責員工入職、離職、崗位調(diào)動時的信息交接管理，保證信息連續(xù)性；將信息管理制度納入員工培訓體系，組織保密協(xié)議簽訂；對違反信息管理規(guī)定的員工，依據(jù)獎懲制度進行處理。3.4審計監(jiān)察部定期審計信息管理制度的執(zhí)行情況，出具審計報告；調(diào)查處理信息泄露、濫用等違規(guī)事件，提出整改建議；監(jiān)督信息銷毀流程的合規(guī)性。3.5高層管理人員審批信息管理制度及重大信息管理決策；保障信息管理所需的資源投入（如技術(shù)、人員、資金）；支持跨部門信息協(xié)同，推動信息共享與高效利用。第四章信息全生命周期管理流程4.1信息采集與錄入操作步驟：需求確認：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，明確信息采集范圍、內(nèi)容及質(zhì)量要求，填寫《信息采集需求表》（見附件1），報部門負責人審批。信息采集：通過合法渠道采集信息（如客戶訪談、系統(tǒng)對接、公開數(shù)據(jù)采購等），保證信息來源可靠，禁止采集與工作無關(guān)的個人信息。審核校驗：信息管理員對采集的信息進行真實性、準確性、完整性審核，重點核對數(shù)據(jù)邏輯一致性（如合同金額與財務(wù)報表匹配），審核通過后簽字確認。系統(tǒng)錄入：將審核通過的信息錄入指定信息系統(tǒng)（如ERP、CRM、OA系統(tǒng)），錄入時需注明信息來源、采集時間及責任人，電子文檔需按分類分級要求存儲至指定目錄。關(guān)鍵控制點：采集敏感信息（如身份證號、銀行卡號）需獲得信息主體明確同意，并遵守個人信息保護相關(guān)規(guī)定；禁止使用非授權(quán)工具（如個人U盤、私人郵箱）傳輸或存儲企業(yè)信息。4.2信息維護與更新操作步驟：定期審核：業(yè)務(wù)部門每季度對所管理信息進行一次全面審核，檢查信息是否過時、失效（如客戶聯(lián)系方式變更、員工崗位調(diào)整），填寫《信息審核記錄表》（見附件2）。變更申請：信息發(fā)生變更時，由信息管理員填寫《信息變更申請表》，說明變更內(nèi)容及原因，附原信息及新信息對比，報部門負責人審批。更新執(zhí)行：審批通過后，在信息系統(tǒng)中同步更新數(shù)據(jù)，并通知相關(guān)使用部門（如客戶信息變更需同步至銷售、客服部門），紙質(zhì)文件需加蓋“變更章”并注明變更日期。歷史追溯：信息系統(tǒng)需保留信息變更歷史記錄，保證可追溯至最新版本及歷史版本，紙質(zhì)文件需按時間順序歸檔存放。關(guān)鍵控制點：涉密信息變更需經(jīng)信息管理部門及分管高層審批，變更后重新標注密級；客戶信息更新后需在24小時內(nèi)反饋至接觸該信息的所有崗位。4.3信息使用與共享操作步驟：權(quán)限申請：員工因工作需要使用非本部門信息時，需填寫《信息使用權(quán)限申請表》，說明用途、范圍及使用期限，經(jīng)信息源部門負責人及信息管理部門審批后，由系統(tǒng)管理員開通相應(yīng)權(quán)限。規(guī)范使用：信息使用需遵循“最小權(quán)限”原則，僅限工作相關(guān)用途，禁止泄露、篡改、出售或用于其他非法用途；使用涉密信息需經(jīng)部門負責人書面批準，并全程在加密環(huán)境中操作。外部共享：向合作方、監(jiān)管機構(gòu)等外部單位共享信息時，需簽訂《信息共享保密協(xié)議》，明確信息用途、保密義務(wù)及違約責任，共享信息需進行脫敏處理（如隱藏客戶身份證號后6位）。使用記錄：信息系統(tǒng)需自動記錄信息訪問日志（包括訪問人、時間、內(nèi)容、操作類型），日志保存期限不少于2年，紙質(zhì)信息使用需在《信息使用登記簿》上簽字記錄。關(guān)鍵控制點：禁止通過QQ等即時通訊工具傳輸機密級及以上信息；外部共享信息需標注“共享信息，禁止二次傳播”字樣。4.4信息歸檔與銷毀操作步驟：歸檔范圍：對于具有長期保存價值的信息（如合同、財務(wù)憑證、重要報告），業(yè)務(wù)部門需在信息產(chǎn)生后30日內(nèi)完成歸檔。歸檔范圍由信息管理部門會同各業(yè)務(wù)部門每年更新一次。歸檔流程：電子歸檔：將信息按“類別-年份-密級”結(jié)構(gòu)存儲至企業(yè)檔案系統(tǒng)，添加歸檔編號（如“GZ-2024-001”），并歸檔清單；紙質(zhì)歸檔：將信息整理成冊，加裝封面（注明歸檔部門、日期、密級、份數(shù)），移交至企業(yè)檔案室，由檔案管理員簽收登記。保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及業(yè)務(wù)需求，明確不同類型信息的保管期限（如會計憑證保管30年，勞動合同保管至員工離職后5年），并在歸檔時標注。銷毀流程：鑒定：保管期限屆滿的信息，由檔案管理部門會同業(yè)務(wù)部門、審計部門進行鑒定，確認無繼續(xù)保存價值后，填寫《信息銷毀審批表》；審批：銷毀秘密級及以上信息需經(jīng)分管高層審批，內(nèi)部級信息需經(jīng)信息管理部門及業(yè)務(wù)部門負責人審批；執(zhí)行：紙質(zhì)信息需使用碎紙機銷毀（保證無法復原），電子信息需通過專業(yè)軟件徹底刪除（防止數(shù)據(jù)恢復），銷毀過程需由2人以上共同監(jiān)督，并在《信息銷毀記錄表》簽字確認。關(guān)鍵控制點：嚴禁在未審批情況下自行銷毀企業(yè)信息；銷毀過程需全程錄像或拍照存檔，保存期限不少于1年。第五章信息安全管理5.1技術(shù)安全措施訪問控制：信息系統(tǒng)采用“角色-權(quán)限”管理模式，根據(jù)崗位職責分配最小必要權(quán)限，關(guān)鍵操作（如數(shù)據(jù)修改、刪除）需二次驗證；加密保護：涉密信息存儲需采用國密算法加密（如SM4），傳輸過程中需啟用SSL/TLS加密協(xié)議，移動存儲介質(zhì)（如U盤）需使用企業(yè)專用加密U盤；病毒防護：終端設(shè)備需安裝企業(yè)版殺毒軟件，定期更新病毒庫，禁止安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件；數(shù)據(jù)備份：核心信息系統(tǒng)（如ERP、財務(wù)系統(tǒng)）需采用“本地+異地”雙備份機制，每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)需定期恢復測試。5.2管理安全措施保密協(xié)議：所有員工入職時需簽訂《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)及違約責任；接觸秘密級及以上信息的員工需額外簽訂《涉密人員保密承諾書》；人員背景審查：對涉及核心信息崗位（如財務(wù)、研發(fā)）的員工，入職前需進行背景審查（含無犯罪記錄、征信記錄等）；離職交接：員工離職時，需辦理信息交接手續(xù)，歸還所有企業(yè)信息載體（如文件、U盤、電腦），簽署《離職信息交接確認書》，人力資源部確認交接完成后方可辦理離職手續(xù)。5.3應(yīng)急處理預案制定：信息管理部門需制定《信息安全事件應(yīng)急預案》，明確事件分級（如一般、較大、重大、特別重大）、響應(yīng)流程及處置措施；事件報告：發(fā)生信息泄露、篡改、系統(tǒng)入侵等安全事件時，當事人需立即向部門負責人及信息管理部門報告，部門負責人需在1小時內(nèi)上報分管高層；處置流程：隔離：立即切斷受影響系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，防止事件擴大；調(diào)查：信息管理部門會同審計部門查明事件原因、影響范圍及責任人；處置：采取技術(shù)措施恢復數(shù)據(jù)、修復漏洞，必要時向公安機關(guān)、監(jiān)管部門報告；改進：根據(jù)事件原因修訂制度流程，加強防范措施，組織全員通報案例。第六章監(jiān)督與考核6.1日常監(jiān)督信息管理部門每月通過信息系統(tǒng)日志、現(xiàn)場抽查等方式檢查信息管理情況，重點核查信息采集及時性、更新準確性、保密合規(guī)性；各部門信息管理員每周自查本部門信息管理情況，填寫《部門信息管理自查表》，報信息管理部門備案。6.2考核評價信息管理部門將信息管理納入部門年度績效考核，考核指標包括：信息準確率（≥98%）、更新及時率（≥95%）、保密違規(guī)率（=0）、系統(tǒng)使用規(guī)范率（≥100%）；對信息管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人，給予通報表揚及物質(zhì)獎勵；對違反本制度的，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降薪、解除勞動合同等處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。第七章附則7.1制度解釋權(quán)本制度由企業(yè)信息管理部門負責解釋。7.2生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原《企業(yè)信息管理規(guī)定》同時廢止。7.3修訂程序本制度如需修訂，由信息管理部門提出修訂建議，會同法務(wù)部、人力資源部等部門修訂后，報總經(jīng)理辦公會審批通過后發(fā)布實施。附件：配套管理工具表單附件1：《信息采集需求表》需求部門需求人聯(lián)系方式申請日期信息類別子類別采集內(nèi)容質(zhì)量要求使用目的預計完成時間審批意見（部門負責人）審批意見（信息管理部門）附件2：《信息審核記錄表》信息類別|審核范圍|審核時間|審核人|

發(fā)覺問題|處理結(jié)果|更新時間|復核人|附件3：《信息保密等級劃分表》（見第二章2.2）附件4：《信息使用權(quán)限申請表》申請人|部門|崗位|申請信息類別|

使用用途|使用期限|信息源部門意見|信息管理部門審批|附件5：《信息銷毀審批表》信息類別|銷毀數(shù)量|銷毀原因|保管期限|

審批意見（業(yè)務(wù)部門）|審批意見（信息管理部門）|審批意見（分管高層）|監(jiān)督人|執(zhí)行關(guān)鍵要點與風險提示一、制度落地關(guān)鍵點全員宣貫：制度發(fā)布后1個月內(nèi)，由信息管理部門組織全員培訓，保證每位員工理解制度要求及自身職責；工具支撐：完善信息系統(tǒng)功能，實現(xiàn)信息分類分級自動標識、權(quán)限自動管控、操作日志自動記錄，降低人工操作風險；